Aan de slag met DanceVault

Welkom bij DanceVault

DanceVault is een inventaris- en reservatietool voor danskledij. Je beheert kostuums, maten, voorraad en locaties op één plek. Daarnaast kun je kostuums aan voorstellingen en lessen koppelen, reservaties opvolgen, een volledig draaiboek maken en via de marktplaats huren van of verhuren aan andere clubs.

1. Maak je clubaccount aan

Registreer je club via app.dancevault.be/trial-signup. Na de registratie kom je op het dashboard van je club terecht.

2. Leer het menu kennen

• Dashboard: snel overzicht van je inventaris, openstaande acties en marktplaatskansen.

• Inventaris: kostuums zoeken, filteren, toevoegen, dupliceren en in bulk aanpassen.

• Kostuumreservaties: kostuums reserveren, je reservaties beheren en aanvragen goed- of afkeuren.

• Shows & lessen: voorstellingen, lessen, deelnemers, kostuumplanning en het draaiboek beheren.

• Marktplaats: kostuums huren van of verhuren aan andere clubs.

• Statistieken: inzicht in voorraad, waarde, gebruik en marktplaatsactiviteit.

• Taken: werk verdelen en de status opvolgen.

• Instellingen: clubgegevens, team, rollen, labels, meldingen, facturatie, opslag, marktplaats en de Ledenbeheer-koppeling beheren.

3. Voeg je eerste kostuum toe

Ga naar Inventaris → Nieuw item. Je kunt handmatig starten, AI-hulp gebruiken of een bestaande inventaris via Excel importeren.

De invoer volgt vier verplichte stappen: Toevoegen, Gegevens, Maten en locatie en Opslaan & QR. Je concept wordt automatisch bewaard. Na het opslaan kies je meteen tussen Nog een kostuum toevoegen en Inventaris bekijken.

Belangrijke kostuumgegevens

• Een duidelijke naam, beschrijving en relevante labels.

• Maten, aantallen en eventueel nog te tellen of bestelde voorraad.

• Opslaglocatie, aankoopprijs, aankoopjaar en interne opmerkingen.

• Foto's en combinaties met andere kostuums.

• Zichtbaarheid in de galerij en, na opslaan, eventuele marktplaatsinstellingen.

4. Zoek, filter en bewerk efficiënt

Gebruik de inventaris om te zoeken op naam, labels, voorraadstatus, locatie en ontbrekende foto's. Selecteer meerdere kostuums om de huidige pagina of alle gefilterde resultaten in bulk te bewerken. De galerij is bedoeld om visueel te kiezen; beheer gebeurt in de inventaris.

5. Werk met voorstellingen, lessen en reservaties

Maak een voorstelling aan, voeg lessen en deelnemers toe en reserveer vanuit de galerij de juiste kostuums. Onder Reservaties beheren volg je aanvragen op; bevoegde beheerders behandelen ze onder Goed te keuren. In het draaiboek plan je de volgorde, tijden, pauzes en overgangen en controleer je mogelijke conflicten.

6. Nodig je team uit

Ga naar Instellingen → Team. Nodig collega's uit en geef hen een rol met alleen de rechten die ze nodig hebben. Gebruik Taken om werk toe te wijzen, deadlines en prioriteiten vast te leggen en taken aan kostuums, voorstellingen, lessen of reservaties te koppelen.

7. Koppel Ledenbeheer

Gebruikt je club Ledenbeheer? Ga dan naar Instellingen → Ledenbeheer-koppeling. Met de unieke partnertoken van je eigen club kun je leden, geboortedata, cursussen en inschrijvingen synchroniseren. Zo worden de juiste leden en groepen beschikbaar voor je kostuumplanning.

8. Hulp, updates en feedback

Open Help & feedback rechts onderaan. Daar vind je deze kennisdatabank, productupdates en het feedbackbord.

DanceVault op je telefoon

Op iPhone en iPad kun je de officiële DanceVault-app installeren via de App Store. Je kunt DanceVault ook via app.dancevault.be gebruiken. Op Android kun je de webapp via je browser aan het beginscherm toevoegen.