Ledenbeheer koppelen en leden en cursussen synchroniseren

Koppel alleen de Ledenbeheer-club waarvoor je bevoegd bent. Voor de Ledenbeheer Open API is een Pro-licentie en een partnertoken voor jouw club nodig. Vraag de token en de benodigde leesrechten aan via info@ledenbeheer.be. Vermeld dat DanceVault de club, cursussen en gebruikersaccounts met inschrijvingen moet kunnen lezen. Deel de token niet in een supportbericht.

Welke toegang is nodig?

Laat Ledenbeheer-support de clubtoegang en de rechten voor test_connection, get_user_accounts en de benodigde cursus- en inschrijvingsgegevens controleren. De Open API-handleiding beschrijft de endpoints en rechten. DanceVault leest inschrijvingen ook via gebruikersaccounts; het scherm meldt of jouw token daar toegang toe heeft.

Koppelen en synchroniseren

1. Ga naar Instellingen → Ledenbeheer-koppeling. Vul Partnertoken van je club in en klik op Token controleren. Kies daarna de toegelaten Ledenbeheer-club. Is er al een beveiligde token opgeslagen, vul alleen een nieuwe in als je die wilt vervangen.

2. Stel zo nodig Cursussen vanaf en Cursussen tot en met in. Zonder datums wordt het volledige huidige kalenderjaar opgehaald. Bewaar een gewijzigde periode met Periode bewaren en opnieuw laden.

3. Klik op Nu synchroniseren. Controleer daarna de getoonde aantallen voor cursussen en actieve leden en kijk onder Shows & lessen → Lessen beheren of groepen en inschrijvingen overeenkomen. Geannuleerde inschrijvingen kunnen wel worden ingelezen, maar tellen niet als actieve deelnemer.

Bij ontbrekende, dubbele of gedeeltelijke gegevens

De Ledenbeheer-API gebruikt stabiele bron-ID's, zoals uid voor personen en nid voor cursussen. Vergelijk bron-ID's in plaats van alleen namen om dubbels te beoordelen. Een volgende synchronisatie hoort bestaande gekoppelde records op basis van die bron te actualiseren; maak een ontbrekende groep of persoon daarom niet meteen handmatig opnieuw aan. Zie je toch twee fiches voor dezelfde bron, laat de koppeling nakijken voordat je iets verwijdert.

Bij een fout of gedeeltelijke synchronisatie: noteer de foutmelding en het tijdstip, controleer token, toegelaten club, rechten en datumbereik, en vergelijk de aantallen en concrete groepen na een nieuwe poging. Ga er niet van uit dat een mislukte poging eerdere import terugdraait. Blijft de fout, meld club en betrokken bron-ID's via Help, zonder de token. Ook de melding Verbinding met Ledenbeheer mislukt vraagt zo'n controle; zij bewijst op zichzelf niet welke instelling fout is.

Token of club wijzigen

Een andere token, andere club of Koppeling verbreken verwijdert geïmporteerde groepen en leden niet automatisch. Maak vóór de wissel een overzicht van de bestaande import, controleer nadien welke fiches bij welke bron horen en laat ongewenste records pas na die controle door een bevoegde beheerder opschonen. Vraag support om hulp wanneer bronkoppelingen onduidelijk zijn.