Ledenbeheer koppelen en leden en cursussen synchroniseren

Wat de koppeling doet

Koppel je eigen Ledenbeheer-club aan DanceVault en synchroniseer leden, geboortedata, cursussen en inschrijvingen. De geïmporteerde groepen en leden worden daarna beschikbaar voor kostuumreservaties en planning.

Voor je begint

• Je hebt beheerdersrechten in DanceVault nodig.

• Elke club gebruikt haar eigen unieke Ledenbeheer-partnertoken.

• De token moet toegang hebben tot de club, gebruikersaccounts en cursusinschrijvingen die nodig zijn voor de synchronisatie.

Gebruik nooit de token van een andere club. DanceVault versleutelt de token en bewaart ze afzonderlijk voor jouw organisatie.

1. Open de koppeling

Ga naar Instellingen → Ledenbeheer-koppeling. Vul de partnertoken van je club in en kies Verbinding testen.

DanceVault toont de clubs die voor deze token beschikbaar zijn. Selecteer je eigen club en sla de koppeling op.

2. Synchroniseer leden en cursussen

Kies Synchroniseren. Afhankelijk van de rechten van je token haalt DanceVault de volgende gegevens op:

• leden en hun naam;

• geboortedatum, wanneer beschikbaar;

• cursussen, groepen of aanbod;

• cursusinschrijvingen en verantwoordelijken die Ledenbeheer meestuurt.

Geïmporteerde cursussen worden als groepen of lessen in DanceVault aangemaakt of bijgewerkt. Je kunt de geïmporteerde leden daarna selecteren bij kostuumplanning en reservaties.

3. Synchroniseer opnieuw na wijzigingen

Voer de synchronisatie opnieuw uit nadat je leden, inschrijvingen of cursussen in Ledenbeheer hebt aangepast. Bestaande gekoppelde gegevens worden bijgewerkt, zodat je ze niet handmatig opnieuw hoeft aan te maken.

Als het nodige endpoint ontbreekt

Meldt DanceVault dat aanbod of inschrijvingen niet beschikbaar zijn, dan heeft de partnertoken nog niet de nodige toegang. Activeer het overeenkomstige integratierecht in Ledenbeheer of vraag Ledenbeheer-support om dit te activeren en test daarna de verbinding opnieuw.

Als synchroniseren mislukt

• Controleer of de partnertoken nog geldig is.

• Controleer of de gekozen club bij deze token hoort.

• Wacht even en probeer opnieuw wanneer Ledenbeheer tijdelijk niet bereikbaar is.

• Blijft het probleem bestaan, open dan Help & feedback en vermeld de club en het geschatte tijdstip. Stuur nooit de volledige partnertoken mee.

Token vervangen of een andere club koppelen

Ga terug naar Instellingen → Ledenbeheer-koppeling om een verlopen token te vervangen of een andere toegestane club te koppelen. Geïmporteerde gegevens worden niet automatisch uit DanceVault verwijderd wanneer je de koppeling wijzigt.