Ledenbeheer.be

Updates juni 2024

Snelheid en Stabiliteit


Begin juni ontdekten we enkele knelpunten in Ledenbeheer die ervoor zorgden dat het systeem traag reageerde en dat inschrijvingen volledig vastliepen. Dit was zeer vervelend, zeker tijdens de drukste tijd van het jaar. Daarom hebben we onmiddellijk actie ondernomen.

Samen met onze hostingpartner hebben we verschillende aanpassingen doorgevoerd. We hebben de oorzaak van de crashes onderzocht en onze resources uitgebreid om ervoor te zorgen dat de inschrijvingen weer soepel verlopen. De inschrijvingspagina's zijn grondig onder de loep genomen en gedeeltelijk herschreven om de snelheid te verbeteren.

Altijd een snelle beheerderskant
Maar dat is nog niet alles. We hebben ook een veiligheidsmaatregel ingebouwd zodat grote inschrijvingen geen invloed meer hebben op de snelheid van de beheerderskant. Dit betekent dat je als beheerder altijd snel kunt werken, ongeacht of het een drukke inschrijvingsperiode is of niet.

Nieuwe presale wachtlijst
Voor grote inschrijvingsmomenten, bijvoorbeeld wanneer je club iedereen op hetzelfde tijdstip laat inschrijven, wordt vanaf nu automatisch een presale wachtlijst gemaakt. Dit houdt in dat grote inschrijvingsgroepen in een wachtlijst worden geplaatst en dat, zodra de inschrijvingen starten, iedereen stapsgewijs wordt toegelaten tot de inschrijvingspagina.

Je kunt het vergelijken met de ticketverkoop voor Tomorrowland, waarbij je precies kunt zien hoeveel mensen er nog voor je zijn en hoe lang je ongeveer nog moet wachten voordat het jouw beurt is. Dit verhoogt de gebruikerservaring (geen vastlopend systeem), is eerlijk voor iedereen en zorgt ervoor dat onze server niet plotseling een grote piek in inschrijvingen moet verwerken. Hiervoor hoef je niets extra's in te stellen; dit gebeurt automatisch.

We hopen dat deze verbeteringen je ervaring met Ledenbeheer nog beter maken. Bedankt voor je vertrouwen en geduld terwijl we ons systeem blijven verbeteren.

Ticketverkoop

Zodra de ticketverkoop begon, kon je het zaalplan niet meer bekijken. Vanaf nu is dat wel mogelijk. Hierdoor kun je altijd controleren waar je stoelnummers zich bevinden.

Contacten

Het rijksregisternummer is nu een standaardvraag die gecontroleerd wordt aan de hand van de geboortedatum van het lid. Dit veld is beveiligd, zodat niet iedereen de gegevens kan inzien. Je kunt het rijksregisternummer alleen zien bij het downloaden van je contactlijst.

Daarnaast, omdat je als club graag controle wilt houden over deze gevoelige informatie, kun je nu ook een melding instellen die je waarschuwt wanneer iemand je contactlijst downloadt.
Deze melding kun je aanzetten bij je "instellingen > algemeen".
Tip: indien je een eigen vraag gebruikt voor rijksregisternummer dan schakel je beter over naar onze versie.

Wachtlijsten

Je kan nu meer gegevens zien in de wachtlijst, we hebben een knop toegevoegd "kies kolommen" zodat je zelf kan kiezen welk gegevens je ziet.

Communicatie

Wist je dat je tijdens het opstellen van een e-mail automatisch bepaalde gegevens kunt invullen? Zo kun je bijvoorbeeld de voornaam, achternaam van de deelnemer of de voogd in je mail verwerken.

Nieuw is dat je nu ook het e-mailadres waarmee een lid moet inloggen als tag kunt gebruiken. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld mailt over een vroegboekperiode voor actieve leden die alleen werkt als ze inloggen met het e-mailadres waarmee ze dit jaar zijn ingeschreven. Zo weten mensen meteen welk e-mailadres ze moeten gebruiken.

Daarnaast kun je nu ook broers en zussen in één mail aanspreken. Voorheen kregen ze, als ze met hetzelfde account waren ingeschreven, één mail met één naam erin. Nu krijgen ze één mail met beide namen erin.

Inschrijvingslijsten

In de inschrijvingslijsten hadden de activiteiten altijd een status, zodat je snel kon zien of er bijvoorbeeld al kon worden ingeschreven voor een cursus. We hebben nu een nieuwe status toegevoegd: "voorrangsperiode". Dit betekent dat de cursus alleen beschikbaar is voor mensen die voorrang hebben. Zodra de voorrangsperiode is afgelopen, verandert de status naar "inschrijvingsfase" en kan iedereen zich inschrijven.
Dit zijn nu de mogelijke statussen:
  • voorrangsperiode (alleen mensen die aan de voorrangsregels voldoen kunnen inschrijven)
  • inschrijvingsfase (iedereen kan inschrijven)
  • actief (de activiteit is bezig)
  • prullenbak (activiteit in prullenbak)
  • afgelopen (activiteit is afgelopen)
  • concept (activiteit staat nog niet online)

Kalender

De kalender kan nu gedownload worden in Excel formaat

Online betalen

We hebben goed nieuws! De transactiekosten voor Mollie zijn opnieuw verlaagd. De kosten voor Bancontact, incasso, overschrijving, direct debit en iDEAL zijn nu inbegrepen in de 0,9% commissie die we aanrekenen per transactie.

Daarnaast hebben we de manier waarop we de commissie berekenen aangepast, zodat deze nu gelijk loopt met Mollie. Voorheen berekenden wij de commissie zodra een betaling als betaald was gemarkeerd in Mollie en factureerden dit onmiddellijk (1x per maand). Mollie berekent de commissie echter pas wanneer het geld daadwerkelijk is ontvangen. Hoewel Mollie een betaling meteen als betaald markeert, kan het soms tot 14 dagen duren voordat de betaling daadwerkelijk bij hen binnenkomt, bijvoorbeeld bij gespreid betalen of incassobetalingen.