Attesten

Attesten

WAAR? Je kunt de vereiste instellingen voor attesten beheren door naar het menu "Instellingen > attesten" te gaan en vervolgens naar het tabblad "instellingen" te navigeren.

Mutualiteitsattesten


Mutualiteitsattesten zijn certificaten die organisaties die sportlessen aanbieden aan hun leden kunnen verstrekken. Leden kunnen deze attesten indienen bij hun zorgverzekering om een terugbetaling te krijgen. Binnen Ledenbeheer worden deze attesten automatisch gegenereerd.



Je kunt deze attesten automatisch ondertekenen door je handtekening te uploaden. Hier is hoe:

1. Vul de naam van de clubverantwoordelijke in.
2. Plaats je handtekening op een stuk papier, scan het in en upload het bestand naar Ledenbeheer.
3. Deze handtekening wordt automatisch toegevoegd aan het mutualiteitsformulier.

Belangrijk om te weten: Geüploade handtekeningen worden automatisch verkleind, maar niet gecorrigeerd. Als de achtergrond van de afbeelding niet puur wit is, kan dit zichtbaar zijn op de attesten.

Fiscale attesten

Niet-commerciële organisaties die kampen organiseren en door de overheid erkend zijn, kunnen fiscale attesten verstrekken aan hun leden. Met dit attest kunnen leden onder de 14 jaar een belastingteruggave krijgen voor kinderopvang. Binnen Ledenbeheer worden fiscale attesten automatisch gegenereerd voor kampen.

Algemene instellingen

WAAR? Vul de benodigde informatie in bij het menu instellingen > attesten.

  1. Naam van je organisatie.
  2. Selecteer een van de vier opties om aan te geven hoe je erkend bent.
  3. Vul de naam, het btw-nummer en het adres van de certificeringsinstantie in (meestal je federatie).


Na het opslaan van deze informatie kun je aangeven voor welke activiteiten attesten moeten worden gegenereerd.

Instellingen per activiteit

WAAR? Ga naar het tabblad "instellingen" van je activiteit en vink aan dat er attesten moeten worden gemaakt voor deze activiteit.


Wanneer dit is ingesteld, zal Ledenbeheer de volgende vragen stellen aan je leden bij het inschrijven. Je hoeft deze vragen niet meer zelf aan te maken:
  1. Naam en voornaam van het kind.
  2. Naam en voornaam van de ouder.
  3. Rijksregisternummer van het kind.
  4. Rijksregisternummer van de ouder.
  5. Adres van het kind.
  6. Adres van de ouder.

Leden kunnen hun attesten downloaden via het menu "Attesten" op hun profiel. Ze vinden daar ook de mutualiteitsattesten.

Om de belastingdienst alle leden die recht hebben op zo'n attest door te geven, moet je een .xml-bestand indienen via Belgotax. Dit .XML-bestand wordt automatisch gegenereerd door Ledenbeheer en is te vinden via het menu "Instellingen" > "Attesten", onderaan het tabblad "Beheren".

Houd er rekening mee dat je dit .XML-bestand zelf moet indienen bij de overheid via Belgotax.
Belangrijk: Om het attest te kunnen downloaden, moeten alle verplichte velden zijn ingevuld. Leden kunnen ontbrekende gegevens zelf aanvullen wanneer ze hun attest downloaden. Als clubbeheerder kun je ook ontbrekende gegevens downloaden via het tabblad "Fouten".

Hoe moet ik de attesten indienen bij de fiscus?

Hierover hebben we een blogbericht geschreven die je hier kan lezen: https://www.ledenbeheer.be/nl/blog/fiscale-attesten-indienen-in-vier-stappen


Veel gestelde vragen


Wat als ik nu pas de attesten inschakel? Kunnen mijn leden de attesten dan nog downloaden? En hoe kom ik aan de ontbrekende gegevens?
De attesten worden opgemaakt met terugwerkende kracht, je kan dus de instelling later aanzetten. Voor je leden het attest kunnen downloaden zullen ze gevraagd worden om de ontbrekende gegevens aan te vullen.

In het menu attesten beheren die ik niet alle ingeschreven leden, hoe kom dit?
Hier tonen we alle ingeschreven leden jonger dan 14 jaar.
Daarnaast is de lijst ook opgedeeld in betalingsjaar. Rechts bovenaan staat een filter op jaar.

Kan ik nog gegevens wijzigen op de attesten?
Sommige informatie kun je nog wijzigen. Naam voogd en naam deelnemer kun je niet meer wijzigen.
Je kan gegevens wijzigen via instellingen > attesten. Daar staat een menu item naast elk attest "wijzig gegevens".

Ik moet een rijksregisternummer vragen, gaan ouders hier niet moeilijk over doen?
Neen, je hebt een wettelijke reden om dit te vragen, daarnaast word een rijksregisternummer volledig versleuteld opgeslaan. De club zal deze info dus niet kunnen inkijken.

Ik krijg een foutmelding bij mijn rijksregisternummer
We controleren je rijksregisternummer aan de hand van je geboortedatum die je in je Ledenbeheer profiel hebt ingevuld. Deze moeten overeenkomen.

Een ouder meld dat het attest niet zichtbaar is op hun account
De ouder moet aanmelden met hetzelfde e-mailadres waarmee ze de inschrijving hebben gedaan.
Daarnaast zal het attest alleen worden gemaakt als hun kind jonger is dan 14 jaar op de dag van aanvang van het kamp.

Wanneer is een fiscaal attest beschikbaar voor mijn leden?
  1. na het aflopen van de activiteit
  2. als het totaalbedrag is betaald
  3. Indien de jongere jonger is dan 14 jaar

Wie kan een fiscaal attest krijgen?
iedereen jonger dan 14 jaar bij afloop van het kamp

Kan ik een fiscaal attest krijgen als ik werk met gespreid betalen?
Ja, maar het bedrag moet volledig betaald zijn voor je het attest kunt downloaden.

Ik heb mijn kamp vorig kalenderjaar betaald, krijg ik nog een attest?
Ja maar het attest moet ingebracht worden in het jaar van betaling.
Uitgaven voor kampen geven maar recht op de belastingvermindering voor het jaar waarin zij werkelijk zijn betaald.
Het moet daarnaast gaan om uitgaven voor kampen die effectief hebben plaatsgevonden. Het attest kan dus maar worden opgesteld nadat het kamp heeft plaatsgevonden.

Voorbeeld

Een sportkamp wordt volledig betaald in december 2021. Het kamp vindt plaats van 3 tot 10.07.2022. Het attest kan maar worden opgesteld na het einde van het kamp.
Als de schuldenaar van de uitgaven zijn attest niet tijdig heeft ontvangen om de uitgaven voor kinderoppas in zijn belastingaangifte te vermelden, zal hij, zodra hij het attest ontvangt, een correctie kunnen vragen bij zijn taxatiedienst.

De opvanginstantie zal de gegevens nog elektronisch aan de administratie kunnen bezorgen via Belcotax-on-web.

Een reeds betaald kamp wordt geannuleerd en het betaalde bedrag wordt later gebruikt voor een kamp die wel doorgaat. Hoe moet het attest worden opgesteld?
Ledenbeheer zal dit automatisch pas aanmaken na het doorgaan van de activiteit.

Voorbeeld

Een kamp wordt volledig betaald in december 2021. Het kamp zou doorgaan in juli 2022, maar wordt geannuleerd wegens slechte weersomstandigheden. Het betaalde bedrag wordt ter beschikking gehouden via een elektronische portefeuille voor een later kamp. In april 2023 vindt het kamp plaats en op dat moment wordt het tegoed van de elektronische portefeuille aangewend voor de betaling ervan. Als aan alle voorwaarden is voldaan (leeftijd van het kind op het moment van het kamp, …), mag het attest worden opgesteld voor het jaar 2023.

Wanneer moet ik als organisatie de XML aanleveren aan de overheid?
De gegevens moeten worden verzonden vóór 1 maart van het jaar volgend op het kalenderjaar waarop de attesten betrekking hebben.

Kunnen de gegevens nog gewijzigd worden na het indienen bij de overheid?
Ja, het is mogelijk om een gedane verzending te wijzigen, zelfs na de indieningstermijn (nl. tot 30 september van het derde jaar volgend op het jaar van de uitgaven).

Kunnen fiscale attesten gebruikt worden voor wekelijkse lessen?
Lidgelden van de sportclub, de jeugdvereniging, enz. zijn eveneens uitgesloten als opvangkosten. Dit betekent dat activiteiten die behoren tot de gewone werking van de club of vereniging en die gedekt zijn door het lidgeld niet als opvang kunnen worden beschouwd.
Onder activiteiten die tot de gewone werking van de club of vereniging behoren wordt verstaan:
• trainingen
• tornooien
• de gewone zaterdag- en zondagwerking van de jeugdbeweging
• oefensessies
• optredens
• …

Vermits het niet de bedoeling is van de belastingvermindering voor kinderoppas om een fiscaal voordeel te verlenen voor het aanleren van een sport of het sporten zelf (het moet immers om “opvangactiviteiten” gaan) komen de bijkomende kosten voor extra cursussen, die afzonderlijk worden aangerekend aan de leden bovenop het lidgeld, niet in aanmerking voor de belastingvermindering voor kinderoppas.

Kan een lid zijn rijksregistrernummer wijzigen?
Ja via zijn profiel kan hij zijn rijksregisternummer wijzigen. Reeds gegenereerde attesten zullen hierdoor niet aangepast worden, tenzij je ze opnieuw download.

Meer vragen?

    • Related Articles

    • Groepsinschrijvingen

      WAAR? Groepsinschrijvingen kun je activeren per activiteit in het tabblad instellingen Met groepsinschrijvingen kunnen leden zichzelf en andere personen inschrijven via één winkelmandje. De persoon die de inschrijving uitvoert, is verantwoordelijk ...
    • Activiteiten

      Activiteiten toevoegen Je kunt wekelijkse lessen, trainingen en andere eenmalige activiteiten aanbieden via Ledenbeheer. Leden schrijven zich altijd in voor een vastgestelde periode die door jouw club is ingesteld. WAAR? Om wekelijkse activiteiten ...
    • Starten met Ledenbeheer

      Welkom bij Ledenbeheer Welkom bij Ledenbeheer! Wij hopen dat je tijdens de gratis proefperiode een goed beeld krijgt van onze software en de mogelijkheden. Mocht je ergens niet uitkomen dan helpen we je graag verder! Heb je vragen? Ontdek hier hoe je ...
    • Sticky Posts

    • Grote update in het financieel luik

      Deze update komt online op maandag 13 november 2024 Ons financiële gedeelte heeft een aanzienlijke update gekregen. Laten we eens opsommen welke aanpassingen zijn doorgevoerd. Meer informatie kun je vinden in onze handleiding: Beheerderskorting Inschrijvingen