Beurtenkaarten configureren en gebruiken

Beurtenkaarten configureren en gebruiken

Digitale beurtenkaarten

Een online beurtenkaart geeft je als club of vereniging nog extra voordelen. Dankzij het reservatiesysteem kan je sportlessen met een beperkte capaciteit toch heel gemakkelijk organiseren (bijvoorbeeld het exacte aantal plaatsen bepalen, annuleringsmogelijkheden instellen, start van de reserveringsmogelijkheid vastleggen …).

Configureren

Hoe werken beurtenkaarten?

Laten we voordat we de beurtenkaarten instellen, de werking ervan uitleggen.

Een beurtenkaart is in wezen een vooraf betaald tegoed op het account van je leden. Beurtenkaarten functioneren op basis van aanwezigheid en reserveringen. Wanneer een lid aanwezig is of gereserveerd heeft bij een les, wordt er een door de club vastgesteld bedrag van de kaart afgeschreven. Dit bedrag kan variëren voor elke les. Hierdoor kun je bijvoorbeeld een Zumba-les goedkoper maken dan een Pilates-les.

Er worden geen fysieke kaarten gebruikt, maar het saldo wordt bijgehouden op het account van de leden. Dit saldo heeft ook een vervaldatum, die door de club zelf wordt bepaald. Je kunt verschillende soorten beurtenkaarten aanbieden, met verschillende prijzenwaarden en geldigheidsperiode.

Een beurtenkaart geldt altijd voor het hele gezin, en het saldo wordt altijd toegewezen aan het volledige account.

Beurtenkaarten activeren

WAAR? Beurtenkaarten kun je activeren via "instellingen > facturatie >licentie"
Nadat je de beurtenkaarten hebt geactiveerd, kun je toegang krijgen tot het "Beurtenkaarten" menu door simpelweg de pagina opnieuw te laden.



Beurtenkaarten aanmaken

WAAR? Beurtenkaarten kun je aanmaken via "beurtenkaarten > instellingen"

Beurtenkaart instellingen

In principe kunnen je leden zelf een beurtenkaart aanschaffen via de inschrijvingspagina van je club. Als je deze mogelijkheid wilt bieden, vink dan de eerste optie aan.
"Mogen leden de beurtenkaart al gebruiken voordat deze is betaald?" dan vink je optie twee aan.

Daarnaast kun je ervoor kiezen om het saldo op de beurtenkaart beschikbaar te maken voor inschrijvingen, waardoor leden het saldo van hun kaart kunnen gebruiken om activiteiten, webshopartikelen of tickets te betalen.

Beurtenkaart tarieven

Een beurtenkaart heeft verschillende oplaadfuncties. Je kunt vooraf ingestelde tarieven instellen, zodat gebruikers kunnen kiezen hoeveel ze willen opladen op hun beurtenkaart. Als beheerder kun je ook handmatig een beurtenkaart opladen voor een zelfgekozen bedrag. De geldigheidsperiode hiervoor is een globale instelling die je kunt configureren.



Om het aankopen en herladen van beurtenkaarten op de publieke pagina mogelijk te maken, moet je minimaal één beurtenkaart-tarief instellen. De prijs en waarde van een beurtenkaart-tarief kunnen verschillen. Je kunt bijvoorbeeld de waarde (het saldo dat wordt toegevoegd) van een beurtenkaart lager instellen dan de kostprijs om extra kosten zoals verzekeringskosten te dekken. Aan de andere kant kun je ook een hogere waarde instellen om kortingen aan te bieden.

Voorbeeld:
10-beurtenkaart = 100 euro kostprijs en 100 euro waarde
20-beurtenkaart = 200 euro kostprijs en 220 euro waarde
Zo krijg je met een 20 beurtenkaart 2 gratis beurten.

Om een tarief toe te voegen, klik je op "Tarief toevoegen" en vul je de volgende gegevens in:
  1. Beschrijving (zichtbaar op de publieke pagina voor gebruikers)
  2. Prijs van de beurtenkaart
  3. Waarde van de beurtenkaart (kan verschillen van de prijs, zie bovenstaande voorbeeld)
  4. Verkoopsperiode
  5. Geldigheidsperiode (hoe lang de beurtenkaart geldig is nadat deze is gekocht).
Notificaties

Daarnaast kun je notificaties instellen voor het geval het saldo van de beurtenkaart van een lid onder een bepaald bedrag komt. Hier kun je het bedrag en de boodschap voor de notificatie instellen.

Activiteiten met beurtenkaarten

Momenteel is het alleen mogelijk om je wekelijkse activiteiten (cursussen) te reserveren met een beurtenkaart
WAAR? Bij het beheren van een activiteit kun je bij het "tarief een tabblad beurtenkaart" vinden.


Als je beurtenkaarten wil toelaten voor deze activiteit dan vink je deze optie aan.
Je stel een prijs in per beurt, dit is het bedrag die wordt afgetrokken van hun saldo op hun account.

Hoeveel beurtenkaart reservaties laat je toe? 
Let op dit aantal wordt opgeteld bij het aantal vrije plaatsen die je hebt ingevuld op het tabblad algemeen.
Bv:
We hebben een Zumba-les gepland en willen 10 beurtenkaarten en 10 abonnementen toestaan (dit wordt ingesteld onder het tabblad "Algemeen" voor de bezetting). Als je een les wilt organiseren waarvoor alleen beurtenkaarten als betaling worden geaccepteerd, hoef je geen bezettingslimiet in te stellen op het tabblad "Algemeen".
De beheerder of docent heeft de mogelijkheid om deze limiet te overschrijden tijdens het bijhouden van aanwezigheden en het registreren van gebruikers met beurtenkaarten vlak voor of tijdens de sessie.

Je hebt ook de mogelijkheid om in te stellen hoeveel dagen van tevoren leden kunnen reserveren en tot hoeveel uur voor de sessie ze hun reservering kunnen annuleren.

Beurtenkaart gebruiken

Hoe kunnen leden hun beurtenkaart gebruiken?

Leden selecteren de cursus waarvoor ze een reservatie wilt maken. Klikken vervolgens op "Reserveer" en kiezen de datum van de les die ze willen bijwonen.


Als je leden nog geen beurtenkaart hebben zal hen gevraagd worden om een beurtenkaart aan te kopen.


Annuleren kan op een vergelijkbare manier. De club kan instellen tot wanneer je kunt annuleren. Als het niet lukt om te annuleren, is het raadzaam om contact op te nemen met de sportclub.
Wil je leden informeren over het gebruik van hun beurtenkaart dan kun je bovenstaande video meesturen.

Beurten manueel registreren als club


Naast het verplichten van leden om vooraf te reserveren, kun je ook mensen ter plaatse registreren met een beurtenkaart. Dit doe je door de aanwezigheden op te nemen.
Standaard hebben alleen clubbeheerders de rechten om dit te doen. Als je de benodigde rechten niet hebt, zul je deze optie niet zien.
WAAR? Om de juiste rechten toe te kennen, ga naar het menu "Instellingen > Rechtenbeheer" en vink de tweede checkbox aan bij "Beurtenkaarten".

Daarna zie je bij de aanwezigheidslijst (op je dashboard of in het cursusaanbod onder "Aanwezigheden" van een cursus) een nieuwe knop genaamd "Beurtenkaart registreren".


Typ in het volgende venster de naam van de persoon van wie je de beurtenkaart wilt registreren, klik op "Registreren" en bevestig. 
Je ziet deze persoon nu opgenomen in de aanwezigheidslijst.




WAAR? Je kan ook reserveren als beheerder via het menu 'beurtenkaarten > reservaties'

Reservaties annuleren als club

Annulatie met terugbetaling: Als je de beurt van een klant wilt terugzetten op zijn kaart, klik dan op het paarse pijltje naast de betalingsstatus.


Annulatie zonder terugbetaling: Als een klant te laat aangeeft dat hij wil annuleren en je als club geen terugbetaling wilt doen, kun je die persoon afvinken als "aanwezig" via de aanwezigheidslijst. Zo kan de verantwoordelijke zien dat de persoon een reservering had maar niet is komen opdagen.

Beurtenkaarten herladen als beheerder

WAAR? Om een beurtenkaart op te waarderen, ga je naar het menu "Beurtenkaarten" en selecteer je "Herladen".

Op deze pagina vind je een lijst met de meest recente herlaadtransacties en heb je de mogelijkheid om een beurtenkaart op te waarderen.
Zoek de gebruiker voor wie je de beurtenkaart wilt opladen, zelfs als deze gebruiker nog niet in het systeem staat.
Als de gebruiker niet bekend is, kun je rechtsonder een nieuwe gebruiker toevoegen.

Vervolgens kun je doorgaan met het opladen van de beurtenkaart. Kies het tarief dat je op de beurtenkaart wilt zetten (dit kun je instellen via "Beurtenkaarten => Instellingen") of voer een aangepast bedrag in.



Geef aan of er al een betaling is ontvangen voor deze beurtenkaart. Als de beurtenkaart al was betaald, kun je aangeven hoe deze is betaald.
Je kunt in je instellingen ook bepalen of een niet-betaalde beurtenkaart al mag worden gebruikt of niet.

Beurtenkaarten ontladen & verlengen

WAAR? Om een overzicht van alle beurtenkaartgebruikers te bekijken, ga je via het menu "Beurtenkaarten" naar "Gebruikers".

In dit menu zie je welke leden een beurtenkaart hebben aangeschaft.

Bekijk transacties

Je kunt verder klikken op "Bekijk transacties" om te zien wanneer er geld is afgeschreven van de beurtenkaart en wie de transactie heeft uitgevoerd.
De transacties van een beurtenkaart kun je ook bekijken in het profiel van het lid op het tabblad "beurtenkaart"

Ontladen

Voor het terugbetalen van geld aan iemand die geen gebruik meer maakt van zijn beurtenkaart, kun je de kaart 'ontladen', zodat het saldo op nul komt te staan. Als je de kostennota verwijdert, wordt ook het saldo dat in die kostennota stond, teruggezet naar nul.

Verlengen

Als je de geldigheidsduur van de beurtenkaart wilt verlengen zodat je deze langer kunt gebruiken voordat het saldo vervalt, klik dan op "Verleng". Aangezien een beurtenkaart meerdere herlaadtransacties kan hebben, moet je eerst selecteren welke herlaadtransactie je wilt verlengen (voor beurtenkaarten met een herlaadtransactie vanaf een bepaalde datum). Vul vervolgens de datum in tot wanneer de beurtenkaart moet worden verlengd. Na de verlenging krijgt het lid hierover een e-mailmelding met het beschikbare saldo en de nieuwe vervaldatum.

Veelgestelde vragen over beurtenkaarten

Werken extra diensten ook met beurtenkaarten?

Nee, beurtenkaarten volgen een ander proces en werken niet via het winkelmandje. Daarom is het momenteel niet mogelijk om extra diensten aan een cursus te koppelen via beurtenkaarten.

Kan ik een lijst zien waarvoor mensen zijn ingeschreven met een beurtenkaart?

Leden die zich met een beurtenkaart inschrijven, verschijnen in de inschrijvingslijst samen met andere inschrijvingen. Ze worden pas opgenomen in de lijsten nadat ze hun beurtenkaart voor het eerst hebben gebruikt, bijvoorbeeld door te reserveren of aanwezig te zijn met een beurtenkaart.

Kan ik leden met een beurtenkaart mailen?

Ja, zoals hierboven beschreven, worden beurtenkaartgebruikers opgenomen in de lijst van deelnemers. Hierdoor kunnen ze ook worden opgenomen in je mailinglijst en kun je hen mailen.

Kan ik kortingen laten werken met een beurtenkaart?

Nee, beurtenkaarten werken niet via het winkelmandje en worden niet beschouwd als inschrijvingen voor cursussen. Beurtenkaarten hebben een saldo. Je kunt beurtenkaarten wel aanbieden tegen een lager tarief dan de werkelijke waarde op de kaart.

Wat gebeurt er als ik een kostennota verwijder van een herlaadbeurt?

Als de kostennota wordt verwijderd, verdwijnt ook het saldo dat eraan gekoppeld is.

Een deel van deze beurtenkaart is reeds gebruikt; kostennota kan niet worden verwijderd.

Deze melding verschijnt als je probeert een kostennota te verwijderen waarbij een deel van de beurtenkaart al is gebruikt voor een reservatie of deelname. Als je de kostennota wilt verwijderen, moet je eerst de reservaties ongedaan maken.

    • Related Articles

    • Licentie en facturatie

      Het aanschaffen van een Ledenbeheer-licentie WAAR? Om een Ledenbeheer-licentie aan te schaffen, te beheren en te vernieuwen, navigeer je naar het menu "Instellingen > Licentie." Als nieuwe club moet je een keuze maken op basis van het gemiddelde ...
    • GDPR-wetgeving en Ledenbeheer

      GDPR-wetgeving Is Ledenbeheer GDPR-proof? Ja. Ledenbeheer is een verwerkingsverantwoordelijke en verwerker. De persoonsgegevens worden steeds verwerkt met inachtneming van de uitgangspunten van de privacywetgeving en de Algemene Verordening ...
    • Formulieren en enquêtes

      Formulieren en enquëtes in Ledenbeheer Naast de inschrijvingsformulieren die aan een activiteit hangen is het ook mogelijk om leden een formulier te laten invullen zonder effectieve inschrijvingen. Voorbeelden waarvoor je formulieren kan gebruiken ...
    • Contacten uitnodigen en importeren

      Accounts maken op uitnodiging Leden die nog geen account hebben op Ledenbeheer kun je uitnodigen om een account aan te maken. Dit kan door hen manueel uit te nodigen of door je contactlijst te importeren. Gebruikers uitnodigen INFO: Je kan je leden ...
    • Creditnota's en terugbetalingen

      Creditnota's en terugbetalingen Een creditnota is niet hetzelfde als een terugbetaling! Ledenbeheer volgt boekhoudkundige regels. Waarvan de belangrijkste regel deze is: Een aanpassing zal altijd de volledige kostennota crediteren en een nieuwe maken ...
    • Sticky Posts

    • Grote update in het financieel luik

      Deze update komt online op maandag 13 november 2024 Ons financiële gedeelte heeft een aanzienlijke update gekregen. Laten we eens opsommen welke aanpassingen zijn doorgevoerd. Meer informatie kun je vinden in onze handleiding: Beheerderskorting Inschrijvingen