Contacten uitnodigen en importeren

Contacten uitnodigen en importeren

Accounts maken op uitnodiging

Leden die nog geen account hebben op Ledenbeheer kun je uitnodigen om een account aan te maken.
Dit kan door hen manueel uit te nodigen of door je contactlijst te importeren.

Gebruikers uitnodigen

INFO: Je kan je leden individueel uitnodigen om een account te maken op Ledenbeheer.
WAAR? Een lid uitnodigen doe je via het menu "contacten > uitnodigen".
Klik bovenaan op de knop “gebruiker uitnodigen” en vul de verplichte velden in.
  1. naam
  2. voornaam
  3. e-mailadres
Hierna ontvangt je lid volgende e-mail met de vraag een account aan te maken. Deze account is automatisch gelinkt aan jouw club, je kan die persoon na het aanvaarden van de uitnodiging terugvinden in je contacten. 



Wanneer importeren?

INFO: Importeren zal je leden toevoegen aan de contactlijst en een account aanmaken voor hen.
Ledenbeheer is een inschrijvingsprogramma met als doel dat je steeds een up-to-date ledenlijst hebt met correcte informatie. 
Importeren doe je meestal met oude gegevens uit vorige werkingsjaren. Daarom raden we importeren meestal af!

Correcte informatie

Een vaak voorkomende fout is dat organisaties oude data importeren die niet meer up-to-date is. Dit zal zorgen voor vervuiling in je contactlijst
Importeer alleen als je zeker bent dat alle informatie correct is. 

GDPR-wetgeving

Mede dankzij de GDPR wetgeving moet je goed opletten welke informatie je verzamelt van je leden, je zult voor alle gegevens ook een reden moeten geven waarom je die informatie nodig hebt en wil bewaren. Importeer alleen als je zeker bent dat alle gegevens kloppen en dat je die gegevens ook nodig hebt in de toekomst.

OPGELET: Importeer geen leden die al jaren niet meer actief zijn

Gegevensverwerking van kinderen

Let op als je met kinderen werkt! Je mag geen gegevens van kinderen importeren zonder toestemming van de ouders. 
In Ledenbeheer kun je ook geen accounts aanmaken voor kinderen. Accounts horen steeds op naam van de ouders te staan.
Daarom heb je ook naam, voornaam, geboortedatum en telefoonnummer van één van de ouders nodig voor je kinderen kan importeren.

Communiceer eerst met je leden

Importeren van contacten maakt automatisch accounts aan voor je leden, ze worden hiervan per mail verwittigd.
Via de mail die ze ontvangen kunnen je leden hun profiel vervolledigen.
Als ze hiervan niet op de hoogte zijn voor je importeert worden de mails vaak als spam aangeduid wat uiteraard niet goed is.

Hoe importeren

WAAR? Leden importeren doe je via het menu "contacten > importeren".

Download de Excel-template

Download de Excel-template die je ziet in bovenstaande menu, vul deze daarna in (kopie paste van je eigen ledenlijst).



Verplichte velden

  1. voornaam deelnemer
  2. naam deelnemer
  3. geboortedatum deelnemer (dag, maand, jaar notatie! Zet een apostrof (‘) voor de datum)
  4. telefoonnummer
  5. e-mailadres (dit zal ook de login worden van je leden)
  6. kindaccount? Vul hier “ja” in, indien het gaat om een kind (jonger dan 16 jaar). Als je de cel leeg laat dan zal dit aanzien worden als een hoofdaccount.
Kindaccounts worden gebundeld met de ouders of voogd in een gezinsaccount. Dit doen we via het e-mailadres! Vul dus hetzelfde e-mailadres in bij het kind als bij de ouders. Indien het kind jonger is dan 16 jaar en als ledenbeheer geen ouders kan vinden met een identiek e-mailadres zal dit zorgen voor een foutmelding tijdens het importeren, met andere woorden: je kan geen kinderen importeren jonger dan 16 jaar zonder dat je de gegevens van de ouders kent (wetgeving op de privacy).

Extra velden

INFO: Wil je meer gegevens importeren dan de standaardvragen? Dan kun je hiervoor extra kolommen toevoegen aan de Excel-template.

Elke kolom die je zelf extra aanmaakt in de Excel file, dien je ook aan te maken onder “Contactgegevens“.
Daarna kun je deze gegevens tijdens het importeren koppelen aan de correcte velden in Ledenbeheer. 

Beurtenkaarten

Hiervoor heb je de extra module "beurtenkaarten" nodig in Ledenbeheer
Hebben je leden nog een openstaand saldo op hun papieren beurtenkaart dan kun je deze ook importeren via deze Excel file.
Dit zal automatisch het openstaande saldo aan hun account toevoegen.

Indien dit van toepassing is dan vul je volgende kolommen in:
  1. Beurtenkaart resterend bedrag
  2. Beurtenkaart geldig tot

Upload je ingevulde Excel-template

In Ledenbeheer klik je op de knop "Bestand selecteren", kies het correcte bestand op je computer en klik daarna op "Bestand importeren".

Fouten corrigeren

Na het uploaden controleert Ledenbeheer automatisch fouten.



Wanneer er fouten zijn opgedoken dien je deze te corrigeren in je Excel bestand. Na het corrigeren van het bestand kun je het opnieuw importeren.

Mededeling voor de uitnodiging

Importeren stuurt een e-mail naar je leden met de vraag om een wachtwoord aan te maken.
In deze stap kun je een boodschap invullen die op de e-mail zal verschijnen die we sturen naar de te importeren leden. 

Extra velden koppelen

Koppel de vrije velden uit je Excel-template met velden in Ledenbeheer, dit doe je door in de rechterkolom per kolom de correcte vraag te selecteren. Doe dit voor elke extra kolom die je hebt toegevoegd. Klik hierna op “importeer gebruikersgegevens” en bevestig de ledenimport.

Bevestig

OPGELET: Importeren kan niet ongedaan gemaakt worden
Na je bevestiging versturen we automatisch uitnodigingen naar alle gebruikers uit je import. Ze worden gevraagd om een wachtwoord te kiezen en hun gegevens te controleren. Hierna kunnen ze zich inschrijven voor je aanbod.


    • Related Articles

    • Uitnodigingen

      Leden uitnodigingen We kennen het allemaal: "Ja, ik moet me nog inschrijven, zal het vanavond doen als ik thuis kom," maar twee dagen later zijn ze nog steeds niet ingeschreven. Sinds de invoering van online uitnodigingen hebben we gehoord dat mensen ...
    • Contacten beheren

      Contacten beheren INFO: Je contactlijst is de verzamelplaats van alle leden (actief en oudlid). Hier kun je de contactgegevens en geschiedenis van elk lid raadplegen. WAAR? Via het menu "contacten > beheren" kun je de contactenlijst terugvinden ...
    • Contacten segmenteren (groeperen)

      Contacten segmenteren INFO: Een segment is een groep van leden. In Ledenbeheer kun je manuele groepen maken en automatische groepen a.d.h.v. diverse criteria. WAAR? Via het menu "contacten > beheren" kun je de contactenlijst terugvinden, in het ...
    • Dubbele contacten

      Een dubbel contact is een lid met meerdere accounts op Ledenbeheer (telkens met een ander e-mailadres). Hoe ontstaan dubbele accounts? Gescheiden ouders We zien de meeste dubbele accounts bij gescheiden ouders, waarbij de mama haar account gebruikt ...
    • GDPR-wetgeving en Ledenbeheer

      GDPR-wetgeving Is Ledenbeheer GDPR-proof? Ja. Ledenbeheer is een verwerkingsverantwoordelijke en verwerker. De persoonsgegevens worden steeds verwerkt met inachtneming van de uitgangspunten van de privacywetgeving en de Algemene Verordening ...
    • Sticky Posts

    • Grote update in het financieel luik

      Deze update komt online op maandag 13 november 2024 Ons financiële gedeelte heeft een aanzienlijke update gekregen. Laten we eens opsommen welke aanpassingen zijn doorgevoerd. Meer informatie kun je vinden in onze handleiding: Beheerderskorting Inschrijvingen