9. Overeenkomsten en vrijwilligersinformatie klaarzetten

Open Planning → Team, open de persoonsfiche en kies Afspraken. Daar kun je vrijwilligersinformatie delen, een overeenkomst klaarzetten of een reeds ondertekend document bewaren.

Welk document gebruik je?

• Vrijwilligersinformatie: de informatieplicht voor een vrijwilliger. Een ontvangstbevestiging is geen contracthandtekening.

• Overeenkomst: een vaste versie met de afgesproken rol, periode en vergoeding.

• Getekend papieren document: upload dit via Al op papier ondertekend? Upload de overeenkomst of via Betaling & rapportering → Overeenkomsten → Getekende overeenkomst uploaden.

• Clubdocument: voeg een intern reglement of materiaalafspraak toe via Intern reglement of materiaalafspraak toevoegen.

Wie mag dit beheren?

De clubeigenaar en beheerders kunnen documenten klaarzetten, delen en opvolgen. Een financieel beheerder kan overeenkomsten en betalingsgegevens opvolgen binnen Betaling & rapportering. Geef andere profielen alleen toegang als hun taak dit vereist.

Vrijwilligersinformatie of overeenkomst klaarzetten

1. Controleer in de persoonsfiche identiteit, rol, juridisch statuut, periode en vergoeding.

2. Kies Nieuwe vrijwilligersinformatie of het passende documenttype.

3. Controleer de inhoud met Bekijk voorbeeld voor [naam]. Zolang je niet bevestigt, wordt niets opgeslagen of gedeeld.

4. Kies in het voorbeeld Definitief delen met [naam]. ClubWerk bewaart dan de definitieve versie.

5. Volg het document op in Betaling & rapportering → Overeenkomsten of opnieuw via Planning → Team → [persoon] → Afspraken.

Delen via link of e-mail

Na het definitief klaarzetten kun je de beveiligde route met de persoon delen. Gebruik Kopieer link om de link via je eigen kanaal te bezorgen. Gebruik e-mail wanneer ClubWerk die verzendoptie bij het document aanbiedt. Deel nooit een bewerk- of voorbeeldscherm: alleen de definitieve link hoort bij de ontvanger.

Statussen opvolgen

• Meegedeeld: de informatie is bezorgd.

• Te ondertekenen: de overeenkomst wacht nog op ondertekening.

• Wijziging gevraagd: de ontvanger heeft feedback. Kies Feedback behandelen.

Afhankelijk van het document zie je ook Open, Technische documentcontrole, Kopieer link en Intrekken. Een ontvangstbevestiging bewijst alleen ontvangst; ze vervangt geen handtekening wanneer een handtekening vereist is.

Wijzigen, vervangen of intrekken

Een definitieve versie verandert niet automatisch wanneer je later de planning, vergoeding of clubdocumenten wijzigt. Maak bij een inhoudelijke wijziging een nieuwe versie, controleer die opnieuw en deel ze definitief. Trek de oude versie daarna in via Intrekken als ze niet meer gebruikt mag worden. Zo blijft de historiek herkenbaar en werkt niemand verder met verouderde afspraken.