17. De maand afsluiten en uitbetalen

Ga naar Betalen → Uitbetalen. ClubWerk kiest standaard de vorige maand; een andere maand kies je bovenaan. Het menupunt toont hoeveel blokkades en waarschuwingen nog openstaan. Zijn er open acties, dan opent ClubWerk eerst die lijst.

De pagina heeft vier stappen: 1. Nakijken, 2. Maandstaten, 3. Goedkeuren & betalen en 4. Afsluiten. Met Open acties ga je terug naar wat nog opgelost moet worden.

Open acties

Los eerst blokkades op. De teller bij een actie is gelijk aan het aantal items na doorklikken, en telt dezelfde maand als stap 1. Los dit op toont alleen de registraties die werkelijk nog een actie vragen, met wat ontbreekt, bij wie en voor welke periode.

Bij Ontbrekende betaalgegevens staan de teamleden zonder rekeningnummer bij naam. Een klik opent meteen hun betaalgegevens op de teamfiche.

Stap 1 · Nakijken

Je ziet per teamlid de gepresteerde dagen en uren. Prestaties zonder uren worden apart gemeld; ze tellen pas mee zodra er uren zijn ingevuld.

Urenoverzichten versturen. Na afloop van de maand verstuur je ieder teamlid een overzicht met alle prestaties per dag. De knop zegt wat er echt vertrekt, bijvoorbeeld Verstuur 4 overzichten van september 2026. Alleen nieuwe, nog niet bezorgde of gewijzigde overzichten worden verstuurd; teamleden zonder uren en ongewijzigde overzichten worden overgeslagen. Is alles verstuurd, dan staat er Alle overzichten van september 2026 verstuurd.

Het teamlid krijgt een mail Controleer je prestaties van [maand] en bevestigt in de app of het portaal. Per teamlid zie je de status: Nog te versturen, Wacht op teamlid, Bevestigd door teamlid of Wijziging gevraagd.

Herinneren. Wie een overzicht nog niet bevestigde, kun je herinneren met Herinner 3 teamleden van september 2026. Zij krijgen een mail, een melding in de app en een pushbericht. Een teamlid krijgt hoogstens één herinnering per dag. De knop verdwijnt wanneer niemand meer moet bevestigen. Gewijzigde overzichten en overzichten met een wijzigingsvraag tellen niet mee: die verstuur of behandel je eerst.

Wijziging gevraagd. Een teamlid kan aanduiden welke prestaties niet kloppen, met een toelichting. De club krijgt daarover een mail met per prestatie de activiteit, de taak en de toelichting, en een knop naar deze pagina. Pas de prestatie aan en verstuur het overzicht opnieuw.

Gewijzigd na versturen. Wijzigen uren nadat een overzicht verstuurd is, dan staat bij het teamlid Gewijzigd · opnieuw versturen. Open het teamlid om per prestatie te zien hoe ze in het verstuurde overzicht stond (Voor · verstuurd) en hoe ze nu staat (Na · nu). De club krijgt ook een mail met dezelfde vergelijking, één keer per wijziging. Verstuur het overzicht daarna opnieuw zodat het teamlid de juiste versie bevestigt.

Rekeningnummer. Een teamlid zonder rekeningnummer vult rekeninghouder en IBAN in bij het bevestigen; zonder geldig IBAN kan het niet bevestigen. Onbezoldigde vrijwilligers zonder vergoeding krijgen die vraag niet.

Bevestigde uren zet je hier om in vergoedingen. Controleer daarbij ook kilometers, werkelijke uren en afwijkingen.

Stap 2 · Maandstaten

Bereid de maandstaten voor en volg op of teamleden ze gecontroleerd hebben. Een voorschot of correctie krijgt een eigen reden.

Stap 3 · Goedkeuren & betalen

1. Keur de vergoedingen goed. Alleen een eigenaar of beheerder kan dat. Pas daarna kun je een betaling voorbereiden.
2. Maak de betaalvoorbereiding. Wie geen rekeningnummer heeft, staat gemarkeerd met Rekeningnummer ontbreekt.
3. Exporteer of betaal via een handmatige betaallijst, CSV, PDF of SEPA XML. Voor SEPA XML moet de rekening van de club ingevuld zijn.
4. Registreer als betaald pas nadat de bank de betaling heeft uitgevoerd.

Controleer vóór export het aantal betalingen en het controletotaal. Een export is geen bewijs dat de bank betaald heeft.

Met de optionele Ponto-koppeling kan een bevoegde gebruiker een betaling voorbereiden vanaf een geschikte bronrekening en daarna bij de bank bevestigen. ClubWerk kan die bankbevestiging niet omzeilen; de bank kan een opdracht weigeren. Na uitvoering kan ClubWerk geboekte transacties ophalen en een betaling automatisch bevestigen wanneer bedrag, uitvoeringsperiode en unieke end-to-endreferentie ondubbelzinnig overeenkomen. SEPA XML blijft beschikbaar als terugvaloptie.

Stap 4 · Afsluiten

Kies Maand afsluiten pas wanneer alle relevante posten zijn gecontroleerd, zodat niemand de cijfers nog ongemerkt wijzigt. Heropenen gebeurt alleen door een bevoegde rol en met een verplichte reden.