25. Aanbevolen controle vóór ingebruikname

Gebruik deze controle vóór de eerste echte inzet. Verplicht betekent dat elke club dit moet controleren. Indien gebruikt geldt alleen wanneer je club die functie of betaalwijze gebruikt.

Clubgegevens

• Verplicht — Identiteit: controleer officiële clubnaam, adres, contact-e-mail en seizoen.

• Verplicht — Organisatiestatus: kies bewust het juiste organisatietype en vul het niet-winstgevende doel in. Dit bepaalt welke juridische documenten passend zijn.

• Indien gebruikt — Betalingen: controleer rekeninghouder en IBAN voordat je betalingsbestanden maakt.

Geslaagd als: de clubgegevens overeenkomen met de officiële gegevens en de contactpersoon bereikbaar is.

Team & overeenkomsten

• Verplicht — Persoonsgegevens: controleer naam, e-mailadres en andere noodzakelijke gegevens per teamlid.

• Verplicht — Actief engagementprofiel: ieder actief teamlid heeft een huidige functie of rol, het juiste juridische statuut, een geldige periode en de passende vergoedingsafspraak. Mogelijke statuten zijn onder meer onbezoldigde vrijwilliger, vrijwilliger met forfait, Artikel 17, werknemer en zelfstandige.

• Verplicht — Document: deel de juiste vrijwilligersinformatie of overeenkomst en volg de status op.

• Indien gebruikt — Clubafspraken: voeg het intern reglement of de materiaalafspraak aan de nieuwe documentversie toe.

Geslaagd als: niemand gepland is zonder actief engagementprofiel en de vereiste informatie of overeenkomst klaarstaat.

Planning

• Verplicht — Activiteiten: controleer datum, begin- en eindtijd, locatie en benodigde rol.

• Verplicht — Bezetting: controleer welke activiteiten volledig bezet zijn en waar nog open plaatsen of vervangingen bestaan.

• Verplicht — Test: open minstens één activiteit en controleer of de juiste persoon, rol en tijd zichtbaar zijn.

• Indien gebruikt — Communicatie: test e-mail, push en de koppeling naar de juiste activiteit voordat je breed verzendt.

Geslaagd als: alle komende activiteiten correct staan en elke open plaats bewust wordt opgevolgd.

Betaling

• Verplicht bij vergoedingen — Maandcontrole: open Betalen → Uitbetalen. Los blokkerende fouten op en beoordeel waarschuwingen. Controleer werkelijke uren, goedgekeurde bedragen en maandstaten. Verstuur de urenoverzichten en laat ze door de teamleden bevestigen; wie nog geen rekeningnummer heeft, vult het in bij het bevestigen.

• Verplicht bij betaling — Betaalvoorstel: open Betalen → Uitbetalen, stap 3 Goedkeuren & betalen, selecteer alleen goedgekeurde posten, kies de gewenste betaaldatum en bereid de betaling voor.

• Indien gebruikt — SEPA XML: open Technische bankinformatie. PDF en CSV werken voor iedere club; SEPA XML is een extra batchoptie en vereist de rekeninggegevens van de club.

Een SEPA-bestand is alleen een betaalinstructie. Upload en bevestig de opdracht nog in de bankomgeving en controleer daarna de werkelijke uitvoering.

Geslaagd als: er geen onopgeloste blokkeringen zijn, alle te betalen posten zijn goedgekeurd en de totalen aansluiten bij de maandcontrole.

Wat als een controle niet slaagt?

1. Open het betrokken teamlid, de activiteit of de maand in het scherm dat bij de melding wordt genoemd.

2. Corrigeer ontbrekende of tegenstrijdige gegevens.

3. Voer de controle opnieuw uit.

4. Ga pas live of maak pas een betaling klaar wanneer blokkeringen weg zijn. Een waarschuwing mag alleen blijven staan als de club ze inhoudelijk heeft beoordeeld en bewust aanvaardt.