16. Onkostennota's, bonnetjes en zelfstandige facturen

Voorgeschoten clubkosten staan los van loon, vrijwilligersvergoeding en woon-werkkilometers.

Een teamlid kan zelf een nota indienen via Mijn geld. Een beheerder kan dit ook namens het teamlid doen via Onkosten & vergoedingen → Onkosten & bonnetjes.

Een werkelijke kost kan alleen worden ingediend wanneer de club die kostensoort in de instellingen heeft geactiveerd. Uitschakelen blokkeert nieuwe indieningen, maar verwijdert de bestaande historiek niet.

Controleer:

• aankoopdatum en handelaar;

• omschrijving en categorie;

• bedrag en betaalwijze;

• gekoppelde activiteit;

• bon of ander bewijs;

• wie de kost maakte en wie ze invoerde.

Gebruik de statusflow Concept → Ingediend → Meer informatie nodig → Goedgekeurd → Klaar voor de bank → Betaald. Laat iemand niet standaard de eigen onkostennota goedkeuren.

Zelfstandige facturen

Een zelfstandige kan een pdf-factuur uploaden bij bevestigde prestaties. ClubWerk vergelijkt de factuur met het afgesproken bedrag en toont de opgegeven btw-behandeling. Bij een afwijking vraagt de club uitleg of een gecorrigeerde factuur. Bewaar eerdere versies en laat de zelfstandige opnieuw indienen; ClubWerk beslist niet zelf of een btw-vrijstelling of tarief wettelijk van toepassing is.