16. Onkostennota's, bonnetjes en zelfstandige facturen

Voorgeschoten clubkosten staan los van loon, vrijwilligersvergoeding en woon-werkkilometers.

Een teamlid kan zelf een nota indienen via Mijn geld. De teller in het menu en op Start telt alleen nota's die op Te controleren staan. Goedgekeurde onkosten uit een eerdere maand gaan automatisch mee in de volgende betaling. Een beheerder kan dit ook namens het teamlid doen via Onkosten & vergoedingen → Onkosten & bonnetjes.

Een werkelijke kost kan alleen worden ingediend wanneer de club die kostensoort in de instellingen heeft geactiveerd. Uitschakelen blokkeert nieuwe indieningen, maar verwijdert de bestaande historiek niet.

Controleer:

• aankoopdatum en handelaar;

• omschrijving en categorie;

• bedrag en betaalwijze;

• gekoppelde activiteit;

• bon of ander bewijs;

• wie de kost maakte en wie ze invoerde.

Gebruik de statusflow Concept → Ingediend → Meer informatie nodig → Goedgekeurd → Klaar voor de bank → Betaald. Laat iemand niet standaard de eigen onkostennota goedkeuren.

Zelfstandige facturen

Een zelfstandige kan een pdf-factuur uploaden bij bevestigde prestaties. ClubWerk vergelijkt de factuur met het afgesproken bedrag en toont de opgegeven btw-behandeling. Bij een afwijking vraagt de club uitleg of een gecorrigeerde factuur. Bewaar eerdere versies en laat de zelfstandige opnieuw indienen; ClubWerk beslist niet zelf of een btw-vrijstelling of tarief wettelijk van toepassing is.