Handleiding voor vrijwilligers en docenten

Van uitnodiging en login tot planning, afspraken, vergoedingen en hulp bij problemen.

Laatst bijgewerkt Ongeveer 3 uur geleden

Deze handleiding helpt je vanaf de uitnodiging van je club tot en met je eerste opdracht, overeenkomst en kostenvergoeding. De woorden in je portaal kunnen licht verschillen volgens je rol of statuut. Een docent ziet bijvoorbeeld lessen, terwijl een andere vrijwilliger taken of opdrachten ziet.

Bijgewerkt op 24 september 2026.

  1. Je uitnodiging en eerste login

Je club maakt eerst een profiel voor je aan met het e-mailadres waarop je de uitnodiging ontvangt. Controleer in de mail altijd de naam van de club en je rol voordat je verdergaat.

  1. Open de uitnodiging van ClubWerk en volg de activatieknop.

  2. Werkt de knop niet of is de uitnodiging verlopen? Ga dan zelf naar https://www.clubwerk.be/vrijwilliger/login.

  3. Vul hetzelfde e-mailadres in dat je club gebruikte.

  4. ClubWerk stuurt een mail met als onderwerp Je 6-cijferige ClubWerk-code.

  5. Vul de zes cijfers in. Na een geldige code kom je automatisch op Start.

Een code is tijdelijk en persoonlijk. Stuur een code of activatielink nooit door. ClubWerk of je club zal je nooit vragen om je code via telefoon, chat of e-mail terug te sturen.

Je kunt ook een passkey gebruiken. Een geslaagde passkey geldt als sterke aanmelding; ClubWerk vraagt daarna niet nogmaals om een tweestapscode. Uitloggen kan via het bovenmenu. Een knop om van club te wisselen verschijnt alleen wanneer je toegang hebt tot meerdere clubomgevingen.

  1. Controleer of je in het juiste portaal zit

Bovenaan Start zie je de club, je naam, je rol en je statuut. Controleer deze vier gegevens. Voorbeelden van een statuut zijn Vrijwilliger met forfaitaire kostenvergoeding, Vrijwilliger met werkelijke kosten of Artikel 17.

Klopt iets niet? Wijzig een formele rol of statuut niet zelf. Neem contact op met de club voordat je een opdracht aanvaardt of uitvoert.

  1. Je eerstvolgende opdracht vinden

Op Start staat het blok Wat moet ik nu doen?. Daar hoort je eerstvolgende opdracht te staan met:

• naam van de les of taak en jouw rol; • groep, zaal, baan of ander onderdeel; • datum en begin- en einduur; • locatie en adres; • contactpersoon van de club; • de actie die nu van je verwacht wordt.

Kies Bekijk les of Bekijk opdracht om alle details te openen. De onderdelen zijn kaarten die op een eigen scherm openen; gebruik de terugknop om naar het overzicht te gaan. Je vindt dezelfde planning via Mijn lessen → Planning. Alleen bevestigde of door de club goedgekeurde opdrachten horen in je planning te staan.

Gebruik Les is duidelijk wanneer de gegevens kloppen. Kies Meld een probleem wanneer je niet beschikbaar bent, de locatie of uren fout lijken of essentiële informatie ontbreekt. Deel in die melding geen medische, financiële of andere gevoelige informatie.

  1. Een opdracht aan je eigen agenda toevoegen

Bij een geplande opdracht kun je Zet in mijn agenda kiezen:

• Google Calendar opent een nieuw agenda-item in Google; • Outlook opent een nieuw agenda-item in Outlook; • de agenda-download (.ics) kan worden geopend met Apple Agenda op iPhone, iPad of Mac en met de meeste andere agenda-apps.

Controleer het agenda-item voordat je het bewaart. Een eenmalige download wordt niet automatisch aangepast wanneer de club later het uur, de locatie of de opdracht wijzigt. Controleer daarom bij twijfel altijd je actuele planning in ClubWerk.

  1. Zelf een open les of taak kiezen

Via Mijn lessen → Open lessen zie je opdrachten waarvoor de club nog mensen zoekt.

  1. Open het juiste evenement of de juiste lessenreeks.

  2. Kies de gewenste toekomstige datum.

  3. Kies het tijdsblok, de groep, zaal of baan.

  4. Controleer rol, tijdstip, locatie, vergoeding en eventuele overlap.

  5. Bevestig je aanmelding.

Je aanvraag staat daarna onder Mijn lessen → Aanmeldingen. De status kan bijvoorbeeld In afwachting, Goedgekeurd of Geweigerd zijn. Pas na goedkeuring verschijnt de opdracht in Planning. Wil je een aanvraag annuleren, gebruik dan de annulering bij de aanvraag en lees eerst wat het gevolg is.

Via Lesfeedback kun je een probleem, afwezigheid of praktische terugkoppeling melden. De club kan daarop antwoorden en ziet de melding als open actie totdat ze behandeld is. Gebruik de clubchat alleen voor praktische informatie; zet er geen medische of financiële gegevens in.

  1. Je profiel vervolledigen

Open Mijn profiel. Bovenaan zie je hoeveel onderdelen volledig zijn en welke gegevens aandacht vragen. Bewaar iedere sectie afzonderlijk.

• Contact: telefoon, woonadres en e-mailadres. Het adres kan nodig zijn om een verplaatsingsafstand te berekenen. • Docenten- of vrijwilligersprofiel: opleiding, kwalificaties, voorkeursrollen en activiteiten waarbij je kunt helpen. • Beschikbaarheid: vaste of tijdelijke momenten waarop je inzetbaar bent. • Kleding: alleen nodig wanneer de club kleding of een T-shirt voorziet. • Meldingen: kies welke nuttige updates je via e-mail of browser wilt ontvangen.

Formele gegevens die alleen de club mag wijzigen, kun je laten corrigeren via Vraag correctie of door de clubbeheerder te contacteren.

  1. Je afspraken of overeenkomst controleren

Ga via Meer → Afspraken en overeenkomsten. Als de club informatie of een overeenkomst heeft klaargezet:

  1. controleer je naam, club, rol, statuut, periode en afspraken;

  2. lees het volledige document;

  3. meld fouten vóór je goedkeurt;

  4. bevestig de ontvangst of keur pas goed wanneer alles klopt.

Vrijwilligersinformatie hoeft onder de algemene vrijwilligersregeling niet als contract ondertekend te worden. Een ontvangstbevestiging toont alleen dat je de informatie hebt gekregen; ze verplicht je niet om vrijwilligerswerk te blijven doen. Voor artikel 17, loondienst of andere statuten kan wel een echte overeenkomst nodig zijn.

Een lege pagina betekent dat de club nog geen informatie of overeenkomst heeft klaargezet. Vraag dit vóór je eerste inzet na wanneer de club aangaf dat een document nodig is. Gebruik Feedback geven wanneer een rol, bedrag, periode of afspraak niet klopt.

  1. Vergoedingen en onkosten

Open Mijn geld voor bedragen en registraties die bij jouw statuut horen.

• Een forfaitaire kostenvergoeding is geen loon; de club spreekt vooraf het bedrag en de voorwaarden af. • Werkelijke kosten dien je in met de gevraagde gegevens en, wanneer nodig, een bon of ander bewijs. • Kilometervergoeding gebruikt alleen de verplaatsing en het tarief dat de club heeft ingesteld. • Artikel 17 volgt een aparte loon- en urenregeling en mag niet als vrijwilligersvergoeding worden behandeld. • Een zelfstandige kan een pdf-factuur indienen bij bevestigde prestaties; de club vergelijkt ze met de afgesproken prijs en btw-keuze.

Controleer vóór je eerste opdracht of de clubafspraak is ingevuld. Staat er Nog niet ingesteld, vraag de club dan welke vergoeding geldt. Gebruik Registratie toevoegen alleen voor een werkelijk gemaakte kost of prestatie en controleer datum, bedrag en bewijs vóór je indient.

De normale voortgang is Te controleren → Goedgekeurd → Klaar voor betaling → Betaald. Een goedgekeurde registratie is dus niet noodzakelijk al uitbetaald.

Bij een afgelopen opdracht toont ClubWerk de geplande begin- en eindtijd. Als die niet klopt, pas je de werkelijke start- en eindtijd aan; ClubWerk berekent de duur. Was je niet aanwezig, meld dan de afwezigheid in plaats van de geplande uren te bevestigen.

De wettelijke dag- en jaargrenzen voor forfaitaire vrijwilligersvergoedingen gelden over alle organisaties samen. Vul daarom ook gekende externe forfaits in en reageer op een waarschuwing vóór de grens bereikt wordt. ClubWerk kan alleen rekening houden met bedragen die het kent.

  1. Als iets niet werkt

• Geen mail ontvangen: controleer spam, wacht enkele minuten en vraag daarna één nieuwe code aan. Alleen de nieuwste code kan nog geldig zijn. • Code ongeldig of verlopen: vraag op de loginpagina een nieuwe code aan en voer die meteen in. • Verkeerde club, rol of statuut: stop en neem contact op met de clubbeheerder. • Opdracht ontbreekt: kijk zowel bij Planning als Aanmeldingen. Een aanvraag in afwachting staat nog niet in de planning. • Bevestigen lukt niet: maak geen tweede aanmelding voor dezelfde les. Meld aan de club welke les, datum en tijd je probeerde te bevestigen. • Dringende wijziging: gebruik het getoonde clubcontact; vertrouw bij een last-minute wijziging niet alleen op een agenda-export.

Deel bij een hulpvraag nooit je login-code, activatielink, bankgegevens, rijksregisternummer of medische informatie. Vermeld wel de club, het scherm, de les of taak, datum en het zichtbare foutbericht.