Handleiding voor vrijwilligers en docenten

Deze handleiding helpt je vanaf de uitnodiging van je club tot en met je planning, afspraken en kostenvergoedingen. De zichtbare onderdelen hangen af van je statuut en van wat je club heeft geactiveerd. De inhoudsopgave rechts volgt de genummerde hoofdstukken hieronder.

1. Uitnodiging en veilig aanmelden

1. Open alleen de persoonlijke uitnodiging die je van je club verwacht.

2. Maak je eigen account aan of meld aan met het e-mailadres waarop je bent uitgenodigd.

3. Volg de verificatiestappen en open daarna je clubomgeving.

Beveiligingswaarschuwing: deel nooit je wachtwoord, verificatiecode, authenticatorcode of persoonlijke aanmeldlink. ClubWerk of je club hoort daar niet om te vragen via een gewoon bericht. Controleer bij twijfel de afzender en open ClubWerk rechtstreeks via je vertrouwde adres.

2. Wat je als vrijwilliger ziet

In de vrijwilligersweergave kun je onder meer deze onderdelen zien:

• Start

• Mijn planning

• Open plaatsen

• Mijn aanvragen

• Mijn geld

• Mijn profiel

• Clubafspraken & privacy

• Overeenkomsten, alleen wanneer er voor jou een overeenkomst beschikbaar is

Zie je een onderdeel niet, dan is het mogelijk niet van toepassing of nog niet door de club klaargezet.

3. Mijn planning

Open Mijn planning voor je bevestigde opdrachten. Open een opdracht om datum, uur, locatie en praktische informatie te controleren.

Kun je niet komen of is vervanging nodig, kies dan Afwezigheid of vervanging melden. Neem bij een last-minuteprobleem ook rechtstreeks contact op met de verantwoordelijke van je club.

4. Open plaatsen

In Open plaatsen zie je opdrachten waarvoor je je kunt kandidaat stellen. Open een opdracht, controleer de voorwaarden en dien je aanmelding in.

Een aanmelding is niet automatisch een definitieve toewijzing. Volg de uitkomst op in Mijn aanvragen.

5. Mijn aanvragen

Hier zie je onder meer de statussen In beoordeling en Bevestigd.

• Kies Aanvraag intrekken zolang de club je aanvraag nog beoordeelt.

• Kies Aanmelding annuleren wanneer dat bij een bevestigde aanmelding beschikbaar is.

Een planner of beheerder van de club beoordeelt aanvragen en beheert de clubplanning; als vrijwilliger wijzig je de globale planning niet zelf.

6. Uren, problemen en feedback

In de gecontroleerde vrijwilligersweergave bestaat geen afzonderlijk menu met de naam Lesfeedback. Open de betrokken opdracht in Mijn planning en gebruik de actie die daar beschikbaar is. Voor afwezigheid of vervanging is dat Afwezigheid of vervanging melden. Ontbreekt de juiste actie, meld het aan je clubverantwoordelijke.

Afhankelijk van je toegangsprofiel registreert de vrijwilliger zelf gegevens of doet een gebruiker met Prestaties registreren dit. Een Goedkeurder controleert en keurt prestaties of maandstaten goed.

7. Mijn geld

In Mijn geld zie je de voortgang van ingediende of berekende bedragen.

• Nog te bevestigen: controleer de gegevens en bevestig waar nodig.

• In clubcontrole: de club controleert de gegevens.

• Klaar voor betaling: de club heeft de vergoeding voorbereid.

In recente posten kun je daarnaast statussen zoals Gepland, Goedgekeurd en Betaald zien. Kies Maandstaat bevestigen wanneer ClubWerk dat vraagt en controleer eerst uren, activiteiten en bedragen.

Een vrijwilliger bevestigt eigen gegevens. Een goedkeurder beoordeelt ze; iemand met Financieel beheer bereidt de betaling en rapportering voor. Alleen je club en bank kunnen de uiteindelijke uitvoering van een betaling bevestigen.

Je maandelijkse prestaties bevestigen

Na afloop van een maand stuurt de club je een urenoverzicht. Je krijgt een mail met als onderwerp Controleer je prestaties van [maand], met al je prestaties per dag.

1. Kies in de mail Bevestig prestaties of Vraag wijziging aan. Je komt dan in de app of het portaal; een klik in de mail bevestigt zelf nog niets.

2. Op Start staat Bevestig je prestaties als eerste actie. Je vindt je overzichten ook via Mijn maandelijkse urenoverzichten.

3. Kijk de dagen en uren na.

4. Klopt alles? Kies Bevestig prestaties en bevestig in het scherm Klopt alles?. Daarna kan de club je vergoeding klaarzetten.

5. Klopt iets niet? Kies Vraag wijziging aan, vink de prestaties aan die niet kloppen en schrijf bij elk kort wat er mis is. De club past het aan en stuurt je een nieuw overzicht.

Rekeningnummer: heeft de club nog geen rekeningnummer van je, dan vul je bij het bevestigen de rekeninghouder en je IBAN in. Zonder geldig IBAN kun je niet bevestigen. ClubWerk bewaart het in je betaalgegevens, zodat je het maar één keer invult. Krijg je geen vergoeding, dan wordt het niet gevraagd.

Bevestig je niet, dan kan de club je een herinnering sturen: een mail Herinnering: bevestig je prestaties van [maand] en een melding in de app.

8. Clubafspraken, privacy en overeenkomsten

De vroegere verzamelnaam Afspraken en documenten is opgesplitst:

• Open Clubafspraken & privacy voor clubregels, privacy-informatie en praktische afspraken.

• Open Overeenkomsten voor een document dat aan jou is klaargezet. Dit onderdeel kan ontbreken als er geen overeenkomst is.

Lees elke versie volledig. Vraag een wijziging als rol, periode, vergoeding of andere gegevens niet kloppen. Een ontvangstbevestiging is niet hetzelfde als een handtekening wanneer het document ondertekend moet worden.

9. Mijn profiel

Open Mijn profiel en controleer je contact- en betaalgegevens. Wijzig alleen je eigen gegevens. Een fout juridisch statuut, verkeerde rol of onjuiste overeenkomst moet de clubbeheerder corrigeren.

10. Verschil tussen vrijwilliger en clubbeheer

• Vrijwilliger: bekijkt eigen planning, meldt beschikbaarheid of problemen, volgt eigen documenten en bevestigt eigen kosteninformatie.

• Planner: beheert team, activiteiten, planning, vervangingen en communicatie.

• Prestaties registreren: registreert uren en prestaties.

• Goedkeurder: controleert prestaties, kosten en maandstaten.

• Financieel beheer: verwerkt vergoedingen, betalingen en rapporten.

• Beheerder of eigenaar: beheert de ruimere clubomgeving en toegang.

11. Hulp nodig?

1. Noteer in welk onderdeel je bent, welke opdracht of maand het betreft en welke melding je ziet.

2. Deel geen wachtwoorden, codes, identiteitskopieën of volledige bankgegevens in een gewoon chatbericht of e-mail.

3. Neem voor planning, gegevens of vergoedingen eerst contact op met je clubverantwoordelijke.

4. Bij een technisch aanmeld- of beveiligingsprobleem neem je contact op met ClubWerk via het officiële supportkanaal.

Wettelijke bedragen en voorwaarden kunnen wijzigen. Gebruik voor actuele vergoedingsregels de veelgestelde vragen over vergoedingen en controleer daar de vermelde officiële bron.