Veelgestelde vragen over vergoedingen

Geldig voor België vanaf 1 januari 2026. Juridische broncontrole: 29 september 2026. Bedragen en regels kunnen wijzigen. Controleer vóór een beslissing de gelinkte officiële bron of vraag de bevoegde instantie of adviseur; die informatie is leidend.

Snel kiezen: welk statuut past?

1. Onbezoldigde inzet, alleen kosten terugbetalen? Lees Vrijwilligers. Controleer de grenzen over alle organisaties samen.

2. Betaalde inzet in sport of socioculturele sector? Onderzoek Artikel 17 of een gewone arbeidsovereenkomst vóór de eerste prestatie.

3. De persoon factureert beroepsmatig? Gebruik Zelfstandige en leg de btw-afspraak vast.

4. Een student combineert statuten? Controleer zowel het studentencontingent als de afzonderlijke Artikel 17-grens.

5. Artistieke prestatie? Controleer afzonderlijk of de amateurkunstenvergoeding werkelijk van toepassing is.

ClubWerk helpt registreren en controleren, maar bepaalt niet zelfstandig of een statuut juridisch geldig is.

Vrijwilligers: bedragen en grenzen

Voor 2026 bedraagt de gewone forfaitaire vrijwilligersvergoeding maximaal € 44,02 per dag én € 1.760,83 per kalenderjaar. Voor wettelijk opgesomde activiteiten geldt onder voorwaarden een verhoogde jaargrens van € 3.233,91, met dezelfde daggrens. Bron: FOD Financiën — vrijwilligers.

De grenzen gelden per vrijwilliger over alle organisaties samen, niet per club. ClubWerk toont alleen bedragen die door deze club zijn geregistreerd. Vraag daarom altijd een verklaring van de vrijwilliger.

Een forfait en bewezen werkelijke kosten mag je in beginsel niet vrij combineren binnen hetzelfde kalenderjaar. Een beperkte uitzondering bestaat voor vervoerskosten tot 2.000 km per jaar. Voor 2026 bedraagt de fietsvergoeding € 0,37/km. Het maximumbedrag voor verplaatsingen met de eigen wagen wordt periodiek aangepast; gebruik het officiële tarief dat geldt op de datum van de rit. Bron: FOD Financiën — vrijwilligers.

Een overschrijding kan ertoe leiden dat vergoedingen belastbaar worden. Een melding bij 80% is alleen een vroege waarschuwing, geen extra wettelijke grens en geen toelating om automatisch tot 100% door te betalen.

Vrijwilligers in ClubWerk

1. Open Planning → Team en open de persoon.

2. Kies Profiel en controleer het actieve inzetprofiel.

3. Kies Vergoeding. Stel bij Functies en tarieven de functie en afspraak in.

4. Beantwoord bij Controleer de jaargrens de vragen. Bij twijfel gebruikt ClubWerk voorlopig veilig de gewone jaargrens.

5. Voeg waar nodig bij Referentie of toelichting toevoegen (optioneel) de verwijzing naar de verklaring van de vrijwilliger toe.

6. Volg totalen op via Onkosten & vergoedingen → Vergoedingen & afspraken. Gebruik Aandacht nodig en open Open vergoedingsafspraak om een probleem te corrigeren.

In het huidige scherm is geen afzonderlijk invoerveld voor bedragen van andere organisaties zichtbaar. Het blok Hoe de wettelijke grenzen worden opgevolgd vermeldt expliciet dat de teller alleen bedragen van deze club bevat. Externe bedragen moet je dus vooraf opvragen en buiten de ClubWerk-teller mee beoordelen.

Werkloosheid, arbeidsongeschiktheid en informatieplicht

Een werkloze vrijwilliger doet de aangifte in principe vóór de start via de uitbetalingsinstelling met formulier C45B. ClubWerk dient dit niet in. Bron: RVA — C45B.

Tijdens arbeidsongeschiktheid moet het vrijwilligerswerk verenigbaar zijn met de gezondheidstoestand; laat de adviserend arts van het ziekenfonds beoordelen wat nodig is. Bron: RIZIV — vrijwilligerswerk.

Vrijwilligersinformatie hoeft niet noodzakelijk als contract te worden ondertekend. De organisatie moet wel aantonen dat de vrijwilliger vóór de start correct is geïnformeerd. Een ontvangstbevestiging in ClubWerk bewijst ontvangst, niet de ondertekening van een arbeidsovereenkomst.

Artikel 17: uren en verplichtingen

Artikel 17 is betaald werk met een arbeidsovereenkomst, arbeidsrechtelijke bescherming, arbeidsongevallenverzekering en tijdige Dimona. ClubWerk vervangt de aangifte niet.

• Sportsector: maximaal 450 uur per kalenderjaar, 150 uur per kwartaal en 285 uur in het derde kwartaal.

• Andere opgesomde socioculturele activiteiten: maximaal 300 uur per jaar, 100 uur per kwartaal en 190 uur in het derde kwartaal.

• Combinatie: maximaal 450 uur per jaar in totaal.

Bronnen: RSZ — Artikel 17 en RSZ — Dimona Artikel 17.

Open in ClubWerk Onkosten & vergoedingen → Artikel 17 voor het dossier en de bekende uren. Controleer de officiële aangifte en het ontvangstresultaat daarnaast bij de RSZ of het sociaal secretariaat.

Student en Artikel 17 combineren

Een student kan in 2026 650 uur studentenarbeid combineren met maximaal 190 uur Artikel 17. Uren Artikel 17 boven 190 verminderen het studentenpakket; de sector- en kwartaalgrenzen blijven gelden. Bron: Student at Work.

Voorbeeld: een student werkt 400 uur met studentenovereenkomst en 120 uur als Artikel 17-trainer. Houd de twee overeenkomsten, planningen en tellers gescheiden. Controleer vóór extra uren zowel Student at Work als de Artikel 17-kwartaalgrens.

Zelfstandigen en btw

Een zelfstandige docent of lesgever factureert. Of btw verschuldigd is, hangt af van de persoon, activiteit en regeling. De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen kan onder voorwaarden gelden tot € 25.000 jaaromzet exclusief btw. Bron: FOD Financiën — btw-vrijstellingsregeling.

Leg dit in ClubWerk als volgt vast:

1. Open Planning → Team → [persoon] → Vergoeding.

2. Open Functies en tarieven.

3. Kies bij Bedrag op de factuur tussen Factuurbedrag exclusief btw en Factuurbedrag inclusief btw.

4. Kies bij Btw-afspraak: Nog te bevestigen door zelfstandige of boekhouder, Standaardtarief volgens factuur, Verlaagd tarief volgens factuur, Vrijgesteld met vermelde rechtsgrond of Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen.

5. Vul alleen indien passend het Btw-percentage (optioneel) in en bewaar de factuur via Onkosten & vergoedingen → Zelfstandigenfacturen.

Voorbeeld: een zelfstandige lesgever factureert € 48 per uur exclusief btw. ClubWerk bewaart de tariefbasis en btw-afspraak; de factuur en bevestiging van de zelfstandige of boekhouder blijven leidend.

Amateurkunstenvergoeding en flexi-job

De amateurkunstenvergoeding geldt alleen voor de creatie of uitvoering van artistiek werk in de erkende domeinen. In 2026 bedraagt ze maximaal € 81,90 per dag per opdrachtgever, maximaal 30 dagen per jaar en maximaal 7 opeenvolgende dagen bij dezelfde opdrachtgever. De verplaatsingsvergoeding bedraagt maximaal € 23,40 per dag. De opdrachtgever geeft de prestatie vóór de start aan. Bron: Working in the Arts.

Voor een flexi-job moet je vooraf sector, persoon, overeenkomst, loonvoorwaarden en Dimona controleren via het sociaal secretariaat. Sectoren en uitsluitingen kunnen wijzigen. Bron: Sociale Zekerheid — flexi-jobs.

Statussen, waarschuwingen en blokkeringen

• Gepland: de prestatie of vergoeding is voorzien maar nog niet finaal verwerkt.

• Goedgekeurd: de club heeft de inhoud gecontroleerd; dit betekent nog niet dat er betaald is.

• Betaald: gebruik deze status pas na uitvoering of een ondubbelzinnige bankmatch.

De vrijwilliger volgt dit onder Mijn kostenvergoedingen. De club controleert via Controle → Maand nakijken en bereidt goedgekeurde posten voor via Betaling & rapportering → Betalen.

Een 80%-melding onder Onkosten & vergoedingen → Vergoedingen & afspraken waarschuwt maar blokkeert niet automatisch. Jaargrens nog te bepalen, Nog te regelen en items onder Aandacht nodig vragen actie of beoordeling. Een echte blokkering in Maand nakijken moet je oplossen vóór je de betrokken betaling voorbereidt; een gewone waarschuwing moet je beoordelen en documenteren.

Praktische combinaties

• Vrijwilliger + werknemer: kan niet voor dezelfde activiteiten bij dezelfde organisatie. Volledig verschillende taken kunnen onder voorwaarden naast elkaar bestaan; scheid rol, planning, vergoeding en documenten.

• Student + Artikel 17: houd de tellers en contracten gescheiden en controleer de 190 Artikel 17-uren naast het studentencontingent.

• Zelfstandige docent: leg per functie tarief, inbegrepen tijd, factuurbasis en btw-afspraak vast; betaal pas na een correcte factuur en inhoudelijke controle.

Wat ClubWerk wel en niet garandeert

De calculator past de clubafspraak toe op ingevoerde gegevens en maakt een voorstel. Hij bewijst niet dat het gekozen statuut geldig is, een minimumloon is gerespecteerd of externe inkomsten volledig zijn. Een SEPA-bestand is alleen een betaalinstructie en moet nog in de bankomgeving worden uitgevoerd.

ClubWerk helpt met verplichte velden, waarschuwingen, totalen en documentversies. De club blijft opdrachtgever of werkgever en laat twijfelgevallen vooraf beoordelen door de bevoegde instantie, boekhouder, sociaal secretariaat of juridisch adviseur.