20. Beheerders en rechten

Open Toegang om gebruikers uit te nodigen en hun toegangsprofiel te beheren. Geef iedere persoon een eigen account en kies het kleinste profiel dat voor de taak volstaat.

Clubeigenaar en zes toegangsprofielen

Clubeigenaar: heeft volledige toegang en kan als enige het eigenaarschap overdragen. Een gewone profielwijziging maakt iemand niet tot eigenaar.

• Beheerder: kan de club, team, planning, uren, vergoedingen, controles, communicatie, rapporten, instellingen en integraties beheren; kan het eigenaarschap niet overdragen en geen definitieve bankexport uitvoeren.

• Planner: kan team, activiteiten, planning, vervangingen en communicatie beheren; kan geen betalingen of clubinstellingen beheren.

• Prestaties registreren: kan planning bekijken en uren, prestaties en ontbrekende gegevens registreren; kan niet goedkeuren of betalen.

• Goedkeurder: kan prestaties, kosten en maandstaten controleren en goedkeuren; kan de planning of betaling niet beheren.

• Financieel beheer: kan vergoedingen, kosten, betalingen en rapporten beheren; kan geen eigenaarschap, team of planning beheren.

• Alleen bekijken: kan toegestane clubinformatie, planning, uren en rapporten bekijken; kan niets wijzigen.

Een gebruiker uitnodigen

1. Open Toegang.

2. Vul het e-mailadres van de persoon in.

3. Kies bij Wat mag deze persoon doen? het juiste toegangsprofiel.

4. Kies Uitnodiging versturen.

Een nieuwe uitnodiging staat standaard op Alleen bekijken; kies bewust een ruimere rol. De genodigde gebruikt een eigen account. Deel nooit het account van de eigenaar of een beheerder.

Een rol wijzigen

1. Open de gebruiker op Toegang.

2. Kies bij Toegangsprofiel de nieuwe rol.

3. Controleer of de nieuwe rechten passen bij de echte taak.

4. Kies Opslaan.

Toegang intrekken

1. Open de gebruiker op Toegang.

2. Kies Toegang stoppen.

3. Controleer daarna of de gebruiker niet langer kan aanmelden.

De gedeactiveerde gebruiker blijft herkenbaar in de historiek en het auditspoor. Verwijder dus geen historische registraties om iemands toegang stop te zetten.

Als de eigenaar vertrekt

Draag eerst het eigenaarschap over aan de opvolger en trek pas daarna de toegang van de vorige eigenaar in. Alleen de huidige eigenaar kan die overdracht uitvoeren. Is dat account niet meer toegankelijk, neem dan contact op met ClubWerk; alleen een rol wijzigen naar Beheerder lost dit niet op.

Voorbeelden van minimale toegang

• Een sportief coördinator die roosters maakt krijgt Planner, geen Beheerder.

• Een lesgever die alleen uren invoert krijgt Prestaties registreren.

• Een bestuurslid dat maandstaten controleert krijgt Goedkeurder.

• Een penningmeester krijgt Financieel beheer; alleen als die ook de hele club beheert is Beheerder passend.

• Een revisor die enkel controleert krijgt Alleen bekijken.

Tweestapsverificatie instellen

1. Open Instellingen → Beveiliging.

2. Kies Authenticator koppelen.

3. Scan de QR-code met bijvoorbeeld Google Authenticator, Microsoft Authenticator of 1Password. Lukt scannen niet, voer dan de getoonde sleutel handmatig in.

4. Vul de actuele zescijferige code in om de koppeling te bevestigen.

Eigenaars en beheerders bevestigen iedere nieuwe sessie met de authenticator. Voor gevoelige acties kan ClubWerk opnieuw om bevestiging vragen.

Herstel en extra beveiliging

Heb je geen toegang meer tot de authenticator, mail dan info@clubwerk.be. In de huidige interface is geen zelfbedieningsknop voor een reset zichtbaar. ClubWerk ondersteunt daarnaast passkeys met Face ID, Touch ID, Windows Hello, een apparaatcode of beveiligingssleutel. Wachtwoord of e-mailcode blijft beschikbaar als herstelroute.