19. Communicatie instellen

Met Communicatie stuur je een bericht naar mensen uit je planning of naar zelf gekozen ontvangers. De clubeigenaar, beheerders en planners hebben volgens hun toegangsprofiel toegang tot Communicatie.

Een bericht via de planning maken

1. Open Communicatie → Nieuw bericht.

2. Kies Via planning. De flow doorloopt Aanleiding, Doelgroep, Bericht, Controleren en Levering.

3. Kies een aanleiding en daarna de activiteit of taak. ClubWerk neemt alleen goedgekeurde of toegewezen teamleden in de doelgroep op.

4. Controleer bij Doelgroep wie het bericht ontvangt.

5. Vul bij Bericht het onderwerp en de tekst in. Schakel Ook als pushmelding sturen alleen in als dat nuttig is.

6. Kies Bekijk voorbeeld voor [aantal] vrijwilliger(s).

7. Controleer bij Voorbeeld controleren de aanleiding, doelgroep, ontvangers en kanalen.

8. Kies Nu verzenden.

De huidige ClubWerk-interface verzendt in deze flow meteen. Er is geen afzonderlijke knop om het bericht voor later te plannen. Wil je niet doorgaan, kies dan vóór de definitieve verzending Bericht annuleren.

Zelf ontvangers kiezen

1. Open Communicatie → Nieuw bericht en kies Zelf kiezen.

2. Selecteer de ontvangers, vul onderwerp en bericht in en controleer de selectie.

3. Kies Bericht naar [aantal] ontvanger(s) versturen.

Bij deze route is geen afzonderlijk voorbeeld- of planningsscherm zichtbaar. Controleer onderwerp, tekst en ontvangers dus vóór je verzendt.

Voorbeelden per aanleiding

• Planningwijziging: stuur een gewijzigde starttijd naar de toegewezen vrijwilligers van die activiteit.

• Herinnering: herinner de goedgekeurde scheidsrechters of lesgevers aan hun opdracht van morgen.

• Algemeen clubbericht: informeer de geselecteerde ploeg, werkgroep of vrijwilligers over een praktische clubmededeling.

De eigenaar, een beheerder of een planner kan deze berichten versturen. Een profiel voor alleen registreren, goedkeuren, financiën of alleen bekijken heeft Communicatie niet in het toegangsprofiel.

Veilig en gericht schrijven

Neem geen gevoelige gegevens op die niet nodig zijn, zoals rijksregisternummers, medische informatie, bankrekeningnummers, identiteitskopieën of informatie over disciplinaire dossiers. Deel zulke gegevens alleen via het daarvoor bedoelde beveiligde onderdeel en beperk de doelgroep.

Levering en fouten opvolgen

1. Open Communicatie → Verzonden.

2. Controleer bovenaan Verzendingen, Ontvangers en Mislukte leveringen.

3. Gebruik de leesfilters Alle, Ongelezen en Gelezen en het leveringsfilter Alles, Verstuurd, Mislukt of In behandeling.

4. Open het bericht om aantallen voor e-mail, push en gelezen berichten te controleren.

5. Bij een mislukte levering controleer je eerst het e-mailadres en de meldingsinstellingen van de ontvanger. Maak daarna een nieuw bericht voor de betrokken persoon of doelgroep. Een aparte knop Opnieuw verzenden is in de huidige interface niet zichtbaar.

Meldingskanalen instellen

Open Instellingen → Meldingen. E-mail en push kunnen afzonderlijk worden geactiveerd; meldingen in de app blijven beschikbaar. Push werkt alleen voor een gekoppeld apparaat. De persoonlijke voorkeuren van de ontvanger blijven van toepassing. ClubWerk mailt de club daarnaast zelf, in de ClubWerk-opmaak, wanneer een teamlid een wijziging vraagt op een urenoverzicht, wanneer uren wijzigen nadat een overzicht verstuurd is (met een voor/na-vergelijking) en wanneer een bevestigde prestatie geen vergoeding kreeg. Iedere mail heeft een knop naar Betalen → Uitbetalen.