Grote update in het financieel luik
Deze update komt online op maandag 13 november 2024
Ons financiële gedeelte heeft een aanzienlijke update gekregen. Laten we eens opsommen welke aanpassingen zijn doorgevoerd.
Meer informatie kun je vinden in onze handleiding:
Boekhoudkundige aanpassingen
Kortingen herberekenen
Je kunt nu kortingen opnieuw berekenen bij het wijzigen van een kostennota, en we geven je de keuze om de kortingen al dan niet toe te passen, met het verschil duidelijk zichtbaar.
kortingen die automatisch herberekend worden: gezinskorting, korting op aantal cursussen, prijsgebaseerde kortingen.
Heb je in het verleden een wijziging gedaan aan een kostennota zonder de automatische herberekening? Je kan deze alsnog laten herberekenen via het menu "kortingen herberekenen" in die kostennota.
Kostennota's
Onze kostennota's zijn nu aangepast om boekhoudkundige procedures te volgen. Het systeem genereert automatisch een nieuwe kostennota voor elke aanpassing van de oorspronkelijke kostennota. Bijvoorbeeld, als iemand oorspronkelijk was ingeschreven voor twee cursussen en besluit er één te annuleren, zal Ledenbeheer de oorspronkelijke kostennota annuleren en crediteren, en tegelijkertijd een nieuwe kostennota aanmaken voor de overgebleven cursus. Eventuele betalingen worden ook overgezet naar deze nieuwe kostennota.
Het mooie hiervan is dat beheerders geen extra stappen hoeven te ondernemen, omdat alles automatisch verloopt. Bovendien wordt bij elke aanpassing van een kostennota automatisch een creditnota gegenereerd.
Opsplitsing creditnota’s en terugbetalingen
Misschien even toelichten wat een creditnota is.
Een creditnota is een financieel document dat wordt uitgegeven door een verkoper aan een koper om een correctie aan te brengen op een eerder uitgegeven factuur. Het wordt meestal gebruikt om een terugbetaling of vermindering van het factuurbedrag aan te geven, of om correcties aan te brengen in de oorspronkelijke factuur.
Eerder kon je optioneel een creditnota aanmaken voor een terugbetaling aan een klant, maar dit was boekhoudkundig niet juist. Nu hebben we dit aangepast. Elke aanpassing in een kostennota vereist een creditnota voor de oorspronkelijke kostennota, ongeacht of er een terugbetaling plaatsvindt. Je kunt nu echter tijdens het maken van een creditnota aangeven of je een terugbetaling wilt doen.
Terugbetalingen worden nu ook aangeduid bij de creditnota's zodat je duidelijk ziet welke creditnota's een terugbetaling hebben en welke niet.
Bij het opstellen van een nieuwe creditnota's werd voorheen geen rekening gehouden met andere creditnota's, wat resulteerde in onduidelijkheid over het gecrediteerde bedrag voor een kostennota. Dit is aangepast, zodat creditnota's nu aangeven welke terugbetalingen er al zijn gedaan voor die kostennota.
Terugbetalingen via Ledenbeheer
Een andere belangrijke toevoeging is de mogelijkheid om creditnota's terug te betalen via Ledenbeheer. Als leden online hebben betaald en je wilt hen (gedeeltelijk) uitschrijven, kun je nu automatisch terugbetalingen uitvoeren via Ledenbeheer. Deze automatische terugbetalingen verlopen via je Mollie-account.
Voor een terugbetaling rekent Mollie een transactiekost van 0,50 euro.
Grafische aanpassingen
Verschillende grafische aanpassingen zijn doorgevoerd, met betrekking tot kostennota's, creditnota's, betalingsregistratie en de aflossingstabel voor gespreide betalingen.
Door de aflossingstabel en de betalingen in een tabblad naast elkaar te plaatsen heb je een zeer duidelijk overzicht over de betalingen.
Toegang vanuit profielfiche: Je hebt nu toegang vanuit het profiel om kostennota's en betalingen te bekijken, bewerken en nieuwe betalingen toe te voegen (klikken op de kostennota id zal de kostennota openen).
Andere aanpassingen
Administratieve kost: Het is nu mogelijk om een mededeling toe te voegen bij de administratieve kosten, zodat je leden begrijpen waarom er een administratieve kost in rekening wordt gebracht.
Beheerderskorting: Ook hier kun je nu een mededeling toevoegen om de reden van de beheerderskorting te verduidelijken.
Goed te keuren: Je kunt nu goedkeuringen beheren vanuit de kostennota's en inschrijvingen.
Beheerderskortingen kunnen nu ook meteen worden toegepast via de goedkeuringsworkflow.
NB: Ons doel is niet om een boekhoudprogramma te worden, maar deze verbeteringen vergemakkelijken wel de controle over je boekhouding.
Topic Participants
Kevin Gunst