Ledenbeheer in je boekhouding

Ledenbeheer in je boekhouding

Ledenbeheer en boekhouding

Is Ledenbeheer een boekhoudingspakket?

Nee, zoals de naam al aangeeft, is Ledenbeheer een "Ledenbeheer systeem". Het is geen boekhoudprogramma, wat betekent dat we geen BTW-tarieven hanteren of facturen genereren. Ledenbeheer is een B2C-platform, en boekhoudkundig gezien hoeven particulieren geen BTW-factuur te ontvangen. Daarom gebruiken we de term "kostennota's" in plaats van facturen. Dit betekent echter niet dat Ledenbeheer niet kan helpen bij het versnellen van je boekhoudprocessen.

Hoe kan ik alle gegevens aan mijn boekhouder verstrekken?


Financieel rapport


Je hebt de mogelijkheid om een samenvatting te downloaden van alle kostennota's en creditnota's via het "financieel > rapport"-menu.
Dit overzicht toont je alle gegevens die je nodig hebt voor de boekhouder, je kan dit tevens downloaden in Excel formaat.

Wil je liever alleen de betaalde orders zien? Dan kun je gebruik maken van ons omzetrapport.

Omzetrapport (Betalingen)

Alle mogelijke inkomsten, zoals inschrijvingen, extra diensten, beurtenkaarten en webshopverkopen, kunnen worden gedownload in een gedetailleerd Excel-bestand via ons omzetrapport.
WAAR? Ga naar het menu "Financieel > Omzetrapport" om rapporten te genereren van je inkomsten die in Ledenbeheer zijn geregistreerd.

Een omzetrapport toont alle betaalde kostennota's. Hier zijn verschillende opties om het rapport te filteren:

- Lid
- Bestelling
- Activiteit
- Categorie
- Datum
- Betalingsmethode

Het resultaat is een overzichtelijke lijst van alle inkomsten, gesorteerd op de door jou gekozen criteria.

Bijvoorbeeld, omzetrapporten van augustus:

Onderaan rechts vind je een knop om het rapport in Excel-formaat te downloaden. Dit bestand kun je aan je boekhouder verstrekken.

Uitgaven

Facturen van Ledenbeheer
Je ontvangt maandelijks 1 of 2 facturen van Ledenbeheer, afhankelijk van of je online betalingen accepteert of niet. Deze facturen omvatten:

1. Een factuur voor je licentie
  1. Maandelijks abonnement
  2. Aantal verzonden sms'jes
  3. Gebruik van de webshopmodule (optioneel)
  4. Gebruik van de beurtenkaartenmodule (optioneel)
  5. Verkochte tickets (optioneel)
2. Een factuur voor de commissie op online betalingen (Eerste van elke maand).
De commissie wordt automatisch afgetrokken van je betalingen die je ontvangt van Mollie. Je hoeft deze factuur dus niet manueel te betalen.
Je kan de transacties en de kosten opvolgen in je Ledenbeheeraccount bij "instellingen > betalingsmethodes"


Deze facturen moet je ook aan je boekhouder verstrekken.

Creditnota's

Als je geld terugbetaalt aan je leden, kun je hiervoor creditnota's genereren in Ledenbeheer.
WAAR? Deze creditnota's zijn te vinden in het menu "Financieel > Creditnota's" en kunnen worden gedownload.

Wat is mijn omzetcijfer?

Omzet verwijst naar wat je hebt verkocht (lessen, kleding, etc.) gedurende een bepaalde periode. Als iemand zich inschrijft voor een les, betaalt en vervolgens besluit zich uit te schrijven, moet je hier rekening mee houden in je boekhouding. Hiervoor kun je creditnota's gebruiken in Ledenbeheer (menu "Financieel > Creditnota's").

Je juiste omzetcijfer bereken je dus als volgt: Inkomstenrapport - Creditnota's.

Veel gestelde vragen


Waarom heeft mijn omzetrapport niet dezelfde cijfers als het financieel rapport?

Het omzetrapport kijkt naar de betalingen die binnenkomen, het financieel rapport kijkt naar de bestellingen.
Dit is niet noodzakelijk hetzelfde.

Voorbeeld 1: besteld in januari, betaald in februari. 
Het omzetrapport kijkt naar de datum van betaling
Het financieel rapport kijkt naar de datum van bestelling


Voorbeeld 2: gespreid betalen
Het omzetrapport kijkt naar de betaling en zal dus de schijf tonen die deze maand betaald is
Het financieel rapport kijkt naar de volledige bestelling



Wat gebeurt er in het omzetrapport met een chargeback?

Een chargeback bij gespreid betalen gaat een negatieve betaling toevoegen aan het order, die dus het totale betaalde bedrag gaat beïnvloeden. In het omzetrapport zal dus een negatief bedrag worden toegevoegd op datum van de chargeback.

Wat als ik een order aanpas en items verwijder?

Huidige order wordt geannuleerd, er wordt een creditnota opgemaakt voor je order ter waarde van de terugbetaling. Een nieuw order wordt gemaakt met de niet geschrapte onderdelen. Maar de betalingen blijven onaangeraakt. In het omzetrapport zal dus niets veranderen.

Wat als ik een manuele creditnota toevoeg?

Een manuele creditnota voegt een negatieve betaling toe aan de kostennota. Deze telt niet mee aan het totaal betaalde bedrag.
Dit zal dus geen invloed hebben op het omzetrapport.
    • Related Articles

    • Ledenbeheer agenda in je eigen agenda weergeven

      Wil je al je activiteiten uit Ledenbeheer weergeven in je persoonlijke agenda? Dat is mogelijk via de iCal-link die je op deze pagina vindt. WAAR? "Instellingen" > "integraties" > "Clubagenda" We bieden ook iCal-kalenders aan per locatie ...
    • Open API

      Introductie De Ledenbeheer API's zijn toegankelijk voor geregistreerde API-partners en vereisen authenticatie via een partner-token. Integratiepartners kunnen met behulp van deze API's de leden beheren en inschrijvingen verwerken voor de clubs ...
    • Starten met Ledenbeheer

      Welkom bij Ledenbeheer Welkom bij Ledenbeheer! Wij hopen dat je tijdens de gratis proefperiode een goed beeld krijgt van onze software en de mogelijkheden. Mocht je ergens niet uitkomen dan helpen we je graag verder! Heb je vragen? Ontdek hier hoe je ...
    • Je aanbod dupliceren

      Bulkkopie van je aanbod In Ledenbeheer is het eenvoudig om je activiteiten te dupliceren naar het volgende werkingsjaar. WAAR? Ga naar je beheerdersaccount, navigeer naar 'cursusaanbod' 1. Selecteer de lessen die je wil dupliceren 2. Duid aan wat je ...
    • GDPR-wetgeving en Ledenbeheer

      GDPR-wetgeving Is Ledenbeheer GDPR-proof? Ja. Ledenbeheer is een verwerkingsverantwoordelijke en verwerker. De persoonsgegevens worden steeds verwerkt met inachtneming van de uitgangspunten van de privacywetgeving en de Algemene Verordening ...
    • Sticky Posts

    • Grote update in het financieel luik

      Deze update komt online op maandag 13 november 2024 Ons financiële gedeelte heeft een aanzienlijke update gekregen. Laten we eens opsommen welke aanpassingen zijn doorgevoerd. Meer informatie kun je vinden in onze handleiding: Beheerderskorting Inschrijvingen