E-mails versturen vanuit Ledenbeheer

WAAR? Een nieuwe e-mail sturen doe je via het menu "communicatie > nieuw bericht".

Communiceren met leden

Kanaal kiezen

Als eerste kies je welk kanaal (e-mail, sms of beiden) je wil gebruiken om te communiceren met je leden.

Inhoud van de mail

Titel 

Een eigen omschrijving voor de e-mail, dit is de tekst die je te zien krijgt in het overzicht van alle verzonden e-mails.

Onderwerp

Het onderwerp van je e-mails. Het onderwerp bepaalt of je e-mail wordt geopend of niet. Vermijd hoofdletters en woorden als “Gratis, promotie,…” Mailboxen zijn allergisch aan deze woorden en zullen je e-mails sneller als spam of ongewenst aanschouwen.

Wil je commerciële e-mails versturen naar je ledenlijst, lees dan even ons artikel over de Mailchimp integratie.

Voorbeeld tekst

Sommige mailprogramma’s tonen eerst een preview van de e-mail, daaruit beslissen mensen of ze de mail openen of niet. Vul hier de tekst in die leden triggerd om de mail te openen.

Dynamische inhoud

Je kan de naam, voornaam of naam van de ouders/voogd automatisch in je e-mail zetten. 

Zo kun je je leden persoonlijk aanspreken. 

WAAR? In je werkbalk zie je het "%" icoon staan, als je hier op klikt kun je kiezen welke inhoud je automatisch wil laten invullen.

"Beste %voornaam" wordt dan "Beste Kevin"

Bijlages

Je kunt bijlages uploaden van maximum 10 mb bij je e-mailbericht. 

Concepten

Sla je de e-mail op als concept dan kun je deze afwerken op een later moment.

Sjabloon

Naast concepten kun je je mail ook opslaan als sjabloon. Zo kun je vaak gestuurde mails één maal opmaken en telkens hergebruiken.

Ontvangers

INFO: Mailen kan naar individuen, leden uit een cursus/activiteit of groepen.

Voorgestelde groepen zijn de cursussen en activiteiten die je organiseert en de groepen die je zelf hebt samengesteld via het segmenteren van contacten.

Je kunt ook sturen naar alle actieve leden en bepaalde groepen uitsluiten (niet versturen aan).

Na het selecteren van een groep haalt het programma automatisch de tarieven van de cursussen op, zo kun je kiezen naar welk tarief de mail moet worden verzonden.

Bevestigen

De laatste stap bij het versturen van een e-mail of sms krijg je een overzicht van alle ontvangers die je wil aanschrijven. Je kan hier nog mensen afvinken die de e-mail of sms niet moeten ontvangen.

Antwoordadres

Je kan bepalen naar wie het antwoord op een mail moet worden verzonden, naar het club-e-mailadres of naar het e-mailadres van de persoon die de mail verstuurt.

TIP: Zie je deze instelling niet staan? Dan moet de clubbeheerder je hiervoor rechten geven.

E-mail inplannen

Als je de mail onmiddellijk wil versturen dan klik je op “nu versturen”, wil je de mail later versturen dan kan deze ingepland worden. Vink de checkbox aan en kies de gewenste afleverdatum en tijd.

WAAR? Verzonden e-mails kun je opvolgen via het het menu "communicatie > overzicht".

Veel gestelde vragen

Hoe groot kan een bijlage zijn?

Een bijlage kan maximum 10 mb groot zijn.

Kunnen mijn docenten/trainers ook e-mailen naar hun leden vanuit Ledenbeheer?

Ja, je kan hen de rechten geven hiervoor.

WAAR? Via "Instellingen" > "rechtenbeheer". Je kunt daar een docent/trainer toevoegen als beheerder en hen de rechten geven om te mailen naar de leden waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

Kunnen leden hun mails ook zien op hun profiel?

Een e-mail (en de bijlage) is steeds raadpleegbaar voor leden via hun Ledenbeheer profiel.

Kan ik onze huisstijl toepassen in de e-mails?

Je kunt de huisstijl van een e-mail wijzigen in je instellingen.
Volgende zaken kun je aanpassen:

1. Kleuren 
   
2. Lettertypes
   
3. Logo
   
4. Footer

Wat met leden die in “ontvangers” en “niet ontvangers” zitten.

Bv. ik wil e-mailen naar leden die groep A ingeschreven zijn, maar niet in groep B.

Bij de ontvangers selecteer ik "groep A"
Bij “niet versturen aan” selecteer ik "groep B"

​Als het lid in beide groepen zit dan zal hij de e-mail niet ontvangen (ook al zit hij in groep A).

Wat met leden die in 2 groepen zitten?

Dubbele contacten worden er automatisch uitgefilterd, zo ontvangt een lid maar 1 e-mail en/of sms per opgegeven e-mailadres of telefoonnummer.

Kan ik mijn eigen e-mailadres gebruiken?

Ja! 

WAAR? Stel de e-mailserver in via het menu "instellingen > communicatie > e-mail". 

Kunnen leden antwoorden op een e-mail, verzonden in Ledenbeheer?

Ja, de antwoorden komen op het e-mailadres die je hebt gebruikt als afzender.

Naar welke e-mailadressen worden de e-mails verzonden?

De e-mailadressen die gebruikt worden in de communicatie zijn de volgende “registratie e-mailadres, e-mail vader, e-mail moeder, e-mail ouders of voogd, secondaire e-mailadressen”.
Daarnaast kun je nog vragen toevoegen aan je inschrijvingsformulier, vragen met het type "e-mail" worden ook gebruikt. 

Ik kan een lid niet aanduiden in communicatie, hoe komt dit?

Leden hebben de mogelijkheid om zich uit te schrijven voor communicatie door op de uitschrijvingslink onderaan elke e-mail te klikken. Als ze denken dat de e-mails niet gewenst zijn, kunnen ze ervoor kiezen om niet langer berichten te ontvangen. Deze leden worden dan niet meer opgenomen in de lijst van ontvangers.

Wanneer je het profiel opent van een dergelijk lid, zie je aan de linkerkant van het "communicatie"-vakje vermelding "Neen". Indien gewenst, kun je dit opnieuw aanpassen naar "Ja" door het profiel te bewerken.

• Related Articles

• E-mails versturen met je eigen e-mailadres

  E-mails versturen vanuit je eigen e-mailadres met Ledenbeheer. INFO: Je kan alleen e-mails uit je eigen adres versturen als je een een website hebt en een e-mailadres die daaraan is gekoppeld. Een persoonlijk e-mailadres zoals @hotmail zal niet ...

• Verzonden mails opvolgen en hersturen

  WAAR? Via het menu "communicatie > overzicht" vind je een een overzicht van je concepten, ingeplande en verzonden e-mails. E-mails organiseren, opvolgen en hersturen. E-mails organiseren Je kan verzonden mails in folders (mappen) bewaren. Zo kun je ...

• Footer en huisstijl toevoegen aan je e-mails

  E-mails in je eigen huisstijl WAAR? Je kunt je eigen huisstijl toevoegen aan Ledenbeheer via het menu "Instellingen" > "Communicatie". Personaliseer de e-mails volgens jouw huisstijl. Upload je logo, selecteer een kleurenschema en kies lettertypes ...

• SMS versturen

  SMS'en via Ledenbeheer Verstuur dringende communicatie via SMS naar je leden. OPGELET: SMS-functie is niet gratis, bekijk onze tarieven op www.ledenbeheer.be/tarief SMS activeren WAAR? Je kan de SMS-functionaliteit activeren via het menu instellingen ...

• Nieuwsbrieven versturen via Mailchimp

  Mailchimp integratie Nieuwsbrieven versturen kan dankzij de integratie met Mailchimp. Mailchimp is een gratis programma (tot 2000 e-mailadressen) waarmee je grafisch mooie nieuwsbrieven kunt opmaken. Ledenbeheer kan je ledenlijst automatisch ...

• Sticky Posts

• Grote update in het financieel luik

  Deze update komt online op maandag 13 november 2024 Ons financiële gedeelte heeft een aanzienlijke update gekregen. Laten we eens opsommen welke aanpassingen zijn doorgevoerd. Meer informatie kun je vinden in onze handleiding: Beheerderskorting Inschrijvingen