Inschrijvingen toevoegen als beheerder
Manueel inschrijvingen toevoegen
Als beheerder van de organisatie kun je ook handmatig inschrijvingen toevoegen, wat handig is voor evenementen zoals open dagen, inschrijvingsmomenten, of om klanten te assisteren die minder bekend zijn met computergebruik.
Ga naar het menu "cursusaanbod > inschrijvingen" en klik op de groene knop bovenaan met de tekst "inschrijving toevoegen".
Duid een bestaand lid aan of maak een nieuw lid aan (een niet-lid kun je aanmaken door te klikken op "nieuwe gebruiker").
Aan de rechterzijde vind je een lijst van alle beschikbare activiteiten. Selecteer één of meerdere relevante activiteiten en het bijbehorende tarief.
Leeftijdsrestricties: Alle activiteiten die niet binnen de leeftijdsgroep van de gebruiker vallen, worden in het rood gemarkeerd. Je kunt de gebruiker nog steeds inschrijven voor deze activiteiten.
Boekingsperiodes: Als beheerder kun je inschrijvingen toevoegen voor activiteiten waarvan de inschrijvingsperiode nog niet is begonnen.
Wachtlijsten: Als je iemand probeert in te schrijven voor een volgeboekte activiteit, wordt die persoon aan de wachtlijst toegevoegd.
Op uitnodiging: In het overzicht kun je zien of de persoon die je wilt inschrijven was uitgenodigd (raadpleeg adviezen en gesloten tarieven) voor deze activiteit. Je kunt hem of haar altijd inschrijven; de melding is ter informatie.
Heb je alle activiteiten geselecteerd? Klik dan op "Volgende" (linksboven). Ledenbeheer berekent automatisch eventuele kortingen en toont de totale kosten.
Als de klant ter plaatse wil betalen, kun je dit ook aanduiden. Je klant krijgt een betalingsbewijs per e-mail.
Als de klant niet ter plaatse kan betalen, laat je de status op "Onbetaald" staan. De klant ontvangt een e-mail met de kostennota.
Volledige inschrijvingsgroepen overzetten
Voor sommige organisaties is het handig om leden zelf opnieuw in te schrijven voor de volgende periode. We hebben deze organisaties het gemakkelijk gemaakt met onze bulk inschrijvingsfunctie.
Bijvoorbeeld, als je alle leden die zich hadden ingeschreven voor het eerste semester van ballet beginners opnieuw wilt inschrijven voor het volgende semester.
Dit kun je dit doen via het menu "cursusaanbod > inschrijvingen > nieuwe inschrijving" en vervolgens op de blauwe knop "bulk inschrijven" klikken.
Stap 1: Kies Tarieven
Selecteer de activiteit en het huidige tarief van de leden die je wil inschrijven voor het komende periode.
Stap 2: Kies het tarief voor ledeninschrijving
In de tweede stap worden alle leden weergegeven die reeds zijn ingeschreven Hier kun je leden afvinken als je bepaalde leden niet opnieuw wilt inschrijven. Aan de rechterkant zie je opnieuw een lijst van activiteiten, waar je kunt aangeven voor welke activiteit en tarief je die leden wilt inschrijven.
Stap 3: Bevestigen
In deze derde stap krijg je een bevestiging van je keuze. Ledenbeheer toont ook welke leden al zijn ingeschreven voor het geselecteerde tarief, zodat je ze niet dubbel kunt inschrijven.
Bedenktijd
Je kunt leden bedenktijd geven, waardoor er een knop in de e-mailbevestiging verschijnt waarmee ze hun inschrijving kunnen aanpassen. Je kunt hier instellen hoelang deze knop geldig is. Na het verstrijken van de bedenktijd kunnen leden hun inschrijving niet meer aanpassen.
Klik vervolgens op "Volgende".
Kostennota bewaren: Als je van plan bent om nog meer leden in bulk in te schrijven, bewaar dan de kostennota. Op deze manier kun je na het toevoegen van je volgende inschrijvingen alle kostennota's in één keer verzenden. Leden die meerdere activiteiten volgen, ontvangen dan slechts één e-mail met alle activiteiten, in plaats van afzonderlijke e-mails.
Kostennota verzenden: Als je geen leden meer wilt herinschrijven, klik dan op "Verzenden".
Veel gestelde vragen bij inschrijvingen
Kan ik een contactpersoon inschrijven?
Kan ik een contactpersoon inschrijven?
Neen, als je meer informatie wil over het verschil tussen contacten en leden, lees dan zeker volgend artikel: Contacten beheren