Je kan ook onze webinar herbekijken waarin we deze topics uitleggen.
Stap 1: Fouten corrigeren in Ledenbeheer
Ledenbeheer doet automatisch een controle op de benodigde gegevens.
Soms gebeurt het dat leden hun informatie niet goed hebben ingevuld of terug hebben gewist in hun profiel. Dit zijn fouten die je kan corrigeren in Ledenbeheer zelf.
Via het menu instellingen > attesten > fouten kun je zien welke fouten er zijn en welke info je dus te kort hebt.
In het menu attesten selecteer je rechtsboven eerst over welk inkomstenjaar het gaat.
Daarna ga je naar het tabblad fouten.
Hier kun je volgende fouten tegenkomen:
Geboortedatum ontbreekt
Geboortedatum voogd ontbreekt
Rijksregisternummer kind ontbreekt
Rijksregisternummer voogd ontbreekt
Adres kind ontbreekt
Adres voogd ontbreekt
Zo kun je deze fouten corrigeren:
De makkelijkste manier is om onderaan te klikken op "verstuur mail aanvullen gegevens". Dit verstuurt een mail naar je leden met de vraag om hun gegevens aan te vullen.
Leden krijgen een mail waarin gevraagd wordt om hun gegevens aan te vullen, de mail linkt meteen naar hun attesten en als ze klikken op attest downloaden worden ze gevraagd naar de ontbrekende gegevens.
Geboortedatum ontbreekt
navragen bij de ouder
Geboortedatum voogd ontbreekt
navragen bij de ouder
Rijksregisternummer kind ontbreekt
navragen bij de ouder
Rijksregisternummer voogd ontbreekt
navragen bij de ouder
Adres kind ontbreekt
navragen bij de ouder
Adres voogd ontbreekt
indien het adres van het kind is ingevuld kun je gewoon de checkbox aanzetten "neem adres over van kind".
Attesten worden pas aangemaakt als alle benodigde gegevens aanwezig zijn. Stel dat niet iedereen op tijd heeft gereageerd kun je dus zonder problemen het xml-bestand (volgende stap) downloaden.
Stap 2: download XML bestand
Als er geen fouten meer zijn dan ga je naar het tabblad algemeen, helemaal onderaan kun je de xml downloaden.
Dit bestand heb je nodig om te uploaden bij de overheid. Rechtsklik op dat bestand nadat je het hebt gedownload en klik op "comprimeer/maak een archief aan". Dit maakt een zipbestand.
Stap 3: upload het zip-bestand naar de overheid
Ga naar de site van de overheid (Bowconvert) om het bestand te uploaden.
Klik daar rechts op het correct inkomstenjaar.
Meld je aan
Kies er voor om aan te melden in naam van je onderneming
Hiervoor moet de orderneming op jouw naam staan of moet je een volmacht krijgen van je organisatie.
Kies links voor verzending per bestand
Selecteer het zip-bestand die je daarnet hebt gemaakt en klik op verzenden.
Fouten corrigeren die de overheid meld
Van de overheid krijg je per mail een verslag door. Daarin staan de fouten die zij hebben gevonden binnen je organisatie.
De fouten zitten in de bijlage van de mail als .txt bestand en ziet er zo uit:
Mogelijke fouten bij de overheid:
Het veld "Nationaal nummer" moet een geldig nationaal nummer zijn.
Het volgnummer van de fiche moet 1 hoger zijn voor de volgende fiche van hetzelfde type.
Postcode is niet geldig
Hoe kan je de fouten oplossen die de overheid je meld?
Bij elke fout staat over welk volgnummer het gaat, dat is het volgnummer van het attest die je ook in Ledenbeheer kan vinden.
Je zoekt volgnummer bij instellingen > attesten > beheren. Daar klik je rechts op gegevens wijzigen om de fouten te corrigeren.
Het veld "Nationaal nummer" moet een geldig nationaal nummer zijn.
Pas het rijksregisternummer aan naar een correct nummer
OF kies voor "Negeer rijksregisternummer", dit zal het rijksregisternummer blanco indienen voor die persoon.
ā
Het volgnummer van de fiche moet 1 hoger zijn voor de volgende fiche van hetzelfde type
Je krijgt deze foutmelding altijd van zodra er een andere fout in je document zit. Je mag deze foutmelding negeren. Eens je andere fouten zijn gecorrigeerd dan zou deze foutmelding weg moeten zijn.
Indien alle andere problemen zijn opgelost en de foutmelding van volgnummer blijft dan kun je via het menu attesten > instellingen de volgnummers eens resetten, dit kan een oplossing bieden maar gebruik dit pas als laatste middel.
Postcode is niet geldig
Klik in de lijst op het menu-item "gegevens wijzigen" en past het postnummer aan. Kijk ook bij de voogd of het postnummer correct ingevuld is.
Eens alle fouten zijn opgelost dan kun je het xml bestand opnieuw downloaden, converteren en uploaden bij de overheid.
Daarna zouden de attesten correct moeten staan.