GDPR-wetgeving

Ja.

Ledenbeheer is een verwerkingsverantwoordelijke en verwerker. De persoonsgegevens worden steeds verwerkt met inachtneming van de uitgangspunten van de privacywetgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zijnde de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

Ledenbeheer verzamelt, registreert en verwerkt persoonsgegevens van klanten en gebruikers van onze diensten. Gegevens worden bijvoorbeeld meegedeeld door personen zelf bij een contactopname, bij de registratie op ons platform of wanneer door Ledenbeheer diensten worden verleend.

De persoonsgegevens worden verwerkt op een rechtmatige, behoorlijke en transparante manier en dit voor een welbepaald en uitdrukkelijk doel. De gegevensverwerking wordt beperkt tot wat noodzakelijk is en de bewaartermijn van de persoonsgegevens is beperkt tot zolang als nodig met betrekking tot het realiseren van de doeleinden van de verwerking.

Naast onze privacy-verklaring, algemene voorwaarden en cookies verklaringen hebben we ook heel wat maatregelen getroffen naar beveiliging van alle gegevens.

Neen, maar het is een stap in de goede richting.

Ledenbeheer staat in voor de verwerking van gegevens, maar als club ben je nog steeds gegevensverantwoordelijke.
​

Dit houdt in dat je verantwoordelijk bent voor de gegevens die je vraagt van je leden, met wie je deze deelt en hoe je er mee omgaat.

Door met Ledenbeheer te werken ben je automatisch in orde met een paar zaken (wanneer correct gebruikt):

Maar er zijn een aantal basis regels over het bijhouden van gegevens:

Elke organisatie die systematisch persoonsgegevens verwerkt is verplicht om volgende documenten op te maken.

Een register met overzicht van je verwerkingsactiviteiten en antwoord op enkele verplichte vragen over de bron, het gebruik en de bescherming van je persoonsgegevens.

Mensen hebben het recht om van op het moment dat ze je hun gegevens bezorgen te weten wat er mee gebeurt. Als organisatie moet je dit duidelijk weergeven in een privacyverklaring. Bij elke eerste moment dat je gegevens opvraagt (registratie van een lidmaatschap, verkoop ticket voorstelling, inschrijving fietstocht, tombolaformulier met emailvak, …) moeten mensen op de hoogte zijn waarvoor ze hun gegevens geven en wat je er mee doet. Als je een privacyverklaring hebt, kun je op al deze documenten beknopt meegeven waar de gegevens voor dienen, met een verwijzing naar de privacyverklaring op je site.

Elke organisatie geeft gegevens door aan verwerkers aan wie je de opdracht geeft om iets met die gegevens te doen. (denk maar aan de cloud waar je gegevens op bewaart, het mailprogramma waarmee je nieuwsbrieven stuurt, de lokale drukker aan wie je adressenlijsten bezorgt voor een gepersonaliseerde zending, …) Je mag alleen nog met bedrijven werken die in regel zijn met GDPR. De grote bedrijven zenden je waarschijnlijk zelf dergelijke overeenkomsten. (hoe deze ergens goed bij). Bij andere zal je er zelf moeten achter vragen of overeenkomsten sluiten.

Belangrijk in die overeenkomsten is vooral dat wordt aangetoond dat de gegevens goed beveiligd zijn, niet voor commerciële doeleinden worden doorgegeven, ze op veilige servers worden geplaatst (in Europa of landen waar Europa duidelijke afspraken heeft rond gemaakt), je op de hoogte wordt gebracht als er problemen bij de verwerker zijn, en hij je helpt bij datalekken.

GDPR vereist een bewuste toestemming. Dat betekent dat je alle contactformulieren moet aanpassen en een check box moet toevoegen met de tekst “Ik accepteer de privacy policy”. Zo zijn de gebruikers zich meer bewust van het feit dat ze je toestemming geven hun gegevens te verwerken.
​

De tekst “Door op Inschrijven te klikken ga je akkoord met de Algemene Voorwaarden” is niet voldoende. Je moet een check box gebruiken om de toestemming uitdrukkelijk te maken. De stilzwijgende manieren om toestemming te vragen/geven zijn niet geldig (zoals bijvoorbeeld vooraf aangevinkte check boxen).De nieuwe wet vereist dat gebruikers de privacy policy kunnen lezen en een check box moeten aanvinken.

Daarom hebben we in Ledenbeheer het verplicht veld “Ik ga akkoord met de privacy policy en voorwaarden van de club” toegevoegd aan het inschrijvingsformulier. Dit is een vaste verplichte vraag binnen Ledenbeheer die elk lid moet aanvinken bij inschrijving.

​

​

Het portretrecht is een beperking van het auteursrecht. Het geeft een geportretteerde het recht zich te verzetten tegen publicatie van zijn of haar portret. Dit recht vloeit voort uit de wet op de privacy. Het portretrecht wordt ook wel het recht op afbeelding genoemd. Een geportretteerde kan zich verzetten tegen publicatie van een foto als hij daarbij een redelijk belang heeft. Bijvoorbeeld:

Ook in een commerciële context mag je niet zomaar iedere foto gebruiken. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan een portret te gebruiken voor reclamedoeleinden wanneer hiervoor geen uitdrukkelijke toestemming is gegeven.
​

Overzichtsfoto’s die gemaakt zijn tijdens publieke evenementen worden niet beschouwd als een overtreding van het portretrecht. Personen die herkenbaar zijn weergegeven, zullen zich hiertegen moeilijk kunnen verzetten. Wanneer een foto echter duidelijk op één of enkele personen focust, kunnen zij zich wel beroepen op het recht op privacy. In dat geval zal de context waarin je de beelden gebruikt zeker ook een rol spelen.
​

Klik rechts bovenaan op “Categorie toevoegen”. Zo kun je alle vragen mbt privacy en portretrecht bundelen op je inschrijvingsformulier.

Klik op categorie toevoegen, naam: Privacy (GDPR) en portretrecht.

Daarna maak je een nieuwe vraag door te klikken op “vraag toevoegen”. Dit doe je best via een JA/NEE vraag.

Een ja/nee vraag kun je verplichten om in te vullen, zonder da je je leden verplicht om akkoord te gaan (want dit is volgens de wet niet toegestaan).

Portretrecht vraag opstellen

Deze teksten stellen we voor bij het portrecht:

Vraagstelling: Ik ga akkoord dat er foto’s kunnen genomen en gepubliceerd worden.

Hulpinformatie onder de vraag: Sfeerfoto’s van in de les, optredens, workshops, danskampen, … Indien je niet akkoord gaat met een gepubliceerde foto, spreek ons hier dan over aan zodat we dit kunnen aanpassen.

Eens de vragen zijn opgemaakt kun je ze toevoegen aan je inschrijvingsformulier: lees hier hoe je dit doet.
​

Als eigenaar van de lijst van (e-mail)adressen moet je kunnen aantonen dat je een opt-in hebt gebruikt of toestemming hebt gekregen om de gegevens te beheren en verwerken.

Die opt-in is het bewijs dat de klant effectief je communicatie wil ontvangen. De opt-ins moeten geregistreerd worden. Je moet dus altijd kunnen aantonen hoe je de opt-in hebt verzameld, zodat de rechtsgeldigheid ervan kan worden bewezen.

Wat is het verschil tussen een e-mail en een nieuwsbrief? Je leest het hier.
​

Leden zullen standaard worden gevraagd of ze de nieuwsbrief willen ontvangen, je hoeft hier niets voor te ondernemen.
​

GDPR verbiedt niet dat je gegevens van kinderen verwerkt, maar legt wel enkele specifieke verplichtingen vast.

De GDPR verwacht dat je de informatie over persoonsgegevens op een duidelijke en begrijpelijke manier verwoordt. Deze verplichting is nog strenger als het over gegevens van kinderen en adolescenten gaat.

Als organisatie moet je dus rekening houden met de leeftijd van je doelgroep en ervoor zorgen dat het beleid rond de gegevensverwerking voor een kind of adolescent begrijpelijk is. Vermijd dus zeker juridische termen en maak bijvoorbeeld gebruik van iconen of visuele elementen om de zaken toch duidelijk en begrijpelijk weer te geven.
​

Wat als je bedrijf kinderen wil informeren? Bij het woord ‘informatie’ kun je bijvoorbeeld denken aan de aankoop van muziek uit een digitale catalogus, aan een abonnement op een streaming dienst, aan een onlinegaming-provider of aan de sociale media.

In dat geval moet je in België, voor kinderen jonger dan 13 jaar, het akkoord van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vragen. Dit doe je in Ledenbeheer het best op het inschrijvingsformulier.

Als je diensten niet direct worden aangeboden aan een kind, dan geldt de vraag van de ‘digitale meerderjarigheid’ niet. Verkoop je bijvoorbeeld online kinderkleding, dan hoef je geen toestemming te vragen.

Deze zaken moeten zeker in orde zijn als je inschrijvingen verwerkt, maar dankzij Ledenbeheer is dit al in orde:

Zelfs als een van de ouders zich akkoord verklaart met de gegevensverwerking dan nog is dit niet definitief. De ouder en het kind kunnen de toestemming op elk moment intrekken en verzoeken om alle gegevens uit het verleden te wissen. Bovendien moet dit verzoek binnen de maand toegepast worden. Tot slot moet het verzoek doorgeven aan alle partners die de data van het kind ontvangen hebben. Zo kunnen zij op hun beurt de gegevens vernietigen.

Met deze regels wil de EU vooral het signaal geven dat gegevens van kinderen geen koopwaar zijn en dat kinderen goed moet beschermd worden. Bovendien zal de pas aangestelde Gegevensbeschermingsautoriteit de strijd tegen inbreuken op de GDPR opvoeren. Neem je GDPR-beleid dus zeker grondig onder de loep en neem concrete acties om boetes of andere sancties te vermijden.

Bronnen: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/reform/rights-citizens/how-my-personal-data-protected/can-personal-data-about-children-be-collected_nl