Accounts maken op uitnodiging

Leden die nog geen account hebben op Ledenbeheer kun je uitnodigen om een account aan te maken.
Dit kan door hen manueel uit te nodigen of door je contactlijst te importeren.
​

Je kan je leden individueel uitnodigen om een account te maken op Ledenbeheer.
​

Klik bovenaan op de knop “gebruiker uitnodigen” en vul de verplichte velden in.

Hierna ontvangt je lid volgende e-mail met de vraag een account aan te maken. Deze account is automatisch gelinkt aan jouw club, je kan die persoon na het aanvaarden van de uitnodiging terugvinden in je contacten.
​

Importeren zal je leden toevoegen aan de contactlijst en een account aanmaken voor hen.

Ledenbeheer is een inschrijvingsprogramma met als doel dat je steeds een up-to-date ledenlijst hebt met correcte informatie.
​

Een vaak voorkomende fout is dat organisaties oude data importeren die niet meer up-to-date is. Dit zal zorgen voor vervuiling in je contactlijst

Importeer alleen als je zeker bent dat alle informatie correct is.
​

Mede dankzij de GDPR wetgeving moet je goed opletten welke informatie je verzamelt van je leden, je zult voor alle gegevens ook een reden moeten geven waarom je die informatie nodig hebt en wil bewaren. Importeer alleen als je zeker bent dat alle gegevens kloppen en dat je die gegevens ook nodig hebt in de toekomst.
​

Let op als je met kinderen werkt! Je mag geen gegevens van kinderen importeren zonder toestemming van de ouders.
In Ledenbeheer kun je ook geen accounts aanmaken voor kinderen. Accounts horen steeds op naam van de ouders te staan.

Daarom heb je ook naam, voornaam, geboortedatum en telefoonnummer van één van de ouders nodig voor je kinderen kan importeren.
​

Importeren van contacten maakt automatisch accounts aan voor je leden, ze worden hiervan per mail verwittigd.
​

Via de mail die ze ontvangen kunnen je leden hun profiel vervolledigen.
​

Als ze hiervan niet op de hoogte zijn voor je importeert worden de mails vaak als spam aangeduid wat uiteraard niet goed is.

​

​

Plak de gegevens vanuit jouw bestand naar Ledenbeheer en klik op volgende, hierna moet je velden gaan matchen met elkaar.
​

Bvb Kolom 1 = Voornaam, kolom 2 = naam, enz..

Kindaccounts worden gekoppeld aan de ouders of voogd via een gezinsaccount. Dit gebeurt op basis van het e-mailadres. Zorg er dus voor dat je hetzelfde e-mailadres invult bij zowel het kind als de ouder. Als het kind jonger is dan 16 jaar en er geen overeenkomstig e-mailadres van een ouder wordt gevonden, zal dit tijdens het importeren een foutmelding veroorzaken. Met andere woorden: je kunt geen kinderen jonger dan 16 jaar importeren zonder de gegevens van hun ouders te kennen, in overeenstemming met de privacywetgeving.

Wil je meer gegevens importeren dan de standaardvragen? Dan kun je hiervoor extra kolommen toevoegen aan de Excel-template.
​

Elke kolom die je zelf extra aanmaakt in de Excel file, dien je ook aan te maken in Ledenbeheer bij “Contactgegevens“.
Daarna kun je deze gegevens tijdens het importeren koppelen aan de correcte velden in Ledenbeheer.
​

Hiervoor heb je de extra module "beurtenkaarten" nodig in Ledenbeheer

Hebben je leden nog een openstaand saldo op hun papieren beurtenkaart dan kun je deze ook importeren via deze Excel file.
​

Dit zal automatisch het openstaande saldo aan hun account toevoegen.
​

Indien dit van toepassing is dan vul je volgende kolommen in:

Na het uploaden controleert Ledenbeheer automatisch fouten.
​Wanneer er fouten zijn opgedoken dien je deze te corrigeren en opnieuw importeren.

Importeren stuurt een e-mail naar je leden met de vraag om een wachtwoord aan te maken. In deze stap kun je een boodschap invullen die op de e-mail zal verschijnen die we sturen naar de te importeren leden.
​

Koppel de vrije velden uit je Excel-template met velden in Ledenbeheer, dit doe je door in de rechterkolom per kolom de correcte vraag te selecteren. Doe dit voor elke extra kolom die je hebt toegevoegd. Klik hierna op “importeer gebruikersgegevens” en bevestig de ledenimport.
​

Na je bevestiging versturen we automatisch uitnodigingen naar alle gebruikers uit je import. Ze worden gevraagd om een wachtwoord te kiezen en hun gegevens te controleren. Hierna kunnen ze zich inschrijven voor je aanbod.