Naar de hoofdinhoud
Alle collectiesCommunicatie
E-mails en SMS'en versturen via Ledenbeheer
E-mails en SMS'en versturen via Ledenbeheer

Beter communiceren met je leden via Ledenbeheer

Meer dan een maand geleden bijgewerkt

Communiceren met leden

WAAR? Een nieuwe e-mail of SMS sturen doe je via het menu "communicatie > nieuw bericht".

Kanaal kiezen

Als eerste kies je welk kanaal (e-mail, sms of beiden) je wil gebruiken om te communiceren met je leden.

Inhoud van de mail

Titel

Een eigen omschrijving voor de e-mail, dit is de tekst die je te zien krijgt in het overzicht van alle verzonden e-mails.

Onderwerp

Het onderwerp van je e-mails. Het onderwerp bepaalt of je e-mail wordt geopend of niet. Vermijd hoofdletters en woorden als “Gratis, promotie,…” Mailboxen zijn allergisch aan deze woorden en zullen je e-mails sneller als spam of ongewenst aanschouwen.

Wil je commerciële e-mails versturen naar je ledenlijst, lees dan even ons artikel over de Mailchimp integratie.

Voorbeeld tekst

Sommige mailprogramma’s tonen eerst een preview van de e-mail, daaruit beslissen mensen of ze de mail openen of niet. Vul hier de tekst in die leden triggerd om de mail te openen.

Maak de mails persoonlijk

Je kan de naam, voornaam of naam van de ouders/voogd automatisch in je e-mail zetten. Zo kun je je leden persoonlijk aanspreken.

In je werkbalk zie je het "%" icoon staan, als je hier op klikt kun je kiezen welke inhoud je automatisch wil laten invullen.

"Beste %voornaam" wordt dan "Beste Kevin"

Bijlages

Je kunt bijlages uploaden van maximum 10 mb bij je e-mailbericht.

Concepten

Sla je de e-mail op als concept dan kun je deze afwerken op een later moment.

Sjabloon

Naast concepten kun je je mail ook opslaan als sjabloon. Zo kun je vaak gestuurde mails één maal opmaken en telkens hergebruiken.

Ontvangers

Je kan sturen naar individuele leden maar ook naar groepen zoals de activiteiten die je organiseert en de groepen die je zelf hebt samengesteld via het segmenteren van contacten.

Je kunt ook sturen naar alle actieve leden en bepaalde groepen uitsluiten (niet versturen aan).

Na het selecteren van een groep haalt het programma automatisch de tarieven van de cursussen op, zo kun je kiezen naar welk tarief de mail moet worden verzonden.

Bevestigen

De laatste stap bij het versturen van een e-mail of sms krijg je een overzicht van alle ontvangers die je wil aanschrijven. Je kan hier nog mensen afvinken die de e-mail of sms niet moeten ontvangen.

Antwoordadres

Je kan bepalen naar wie het antwoord op een mail moet worden verzonden, naar het club-e-mailadres of naar het e-mailadres van de persoon die de mail verstuurt.

TIP: Zie je deze instelling niet staan? Dan moet de clubbeheerder je hiervoor rechten geven.

E-mail inplannen

Als je de mail onmiddellijk wil versturen dan klik je op “nu versturen”, wil je de mail later versturen dan kan deze ingepland worden. Vink de checkbox aan en kies de gewenste afleverdatum en tijd.

Verzonden mails opvolgen

Verzonden mails kun je opvolgen via het menu 'communicatie > overzicht'.


Veel gestelde vragen

Hoe groot kan een bijlage zijn?

Een bijlage kan maximum 8 mb groot zijn.

Kunnen mijn docenten/trainers ook e-mailen naar hun leden vanuit Ledenbeheer?

Ja, je kan hen de rechten geven hiervoor via het menu "Instellingen > rechtenbeheer". Je kunt daar een docent/trainer toevoegen als beheerder en hen de rechten geven om te mailen naar de leden waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

Kunnen leden hun mails ook zien op hun profiel?

Een e-mail (en de bijlage) is steeds raadpleegbaar voor leden via hun Ledenbeheer profiel

Kan ik onze huisstijl toepassen in de e-mails?

Je kunt de huisstijl van een e-mail wijzigen in je instellingen.
Volgende zaken kun je aanpassen:

  1. Kleuren

  2. Lettertypes

  3. Logo

  4. Footer

Wat met leden die in “ontvangers” en “niet ontvangers” zitten.

Bv. ik wil e-mailen naar leden die groep A ingeschreven zijn, maar niet in groep B.

Bij de ontvangers selecteer ik "groep A"
Bij “niet versturen aan” selecteer ik "groep B"

​Als het lid in beide groepen zit dan zal hij de e-mail niet ontvangen (ook al zit hij in groep A).

Wat met leden die in 2 groepen zitten?

Dubbele contacten worden er automatisch uitgefilterd, zo ontvangt een lid maar 1 e-mail en/of sms per opgegeven e-mailadres of telefoonnummer.

Kan ik mijn eigen e-mailadres gebruiken?

Ja! Meer info kun je lezen in dit artikel.


Kunnen leden antwoorden op een e-mail, verzonden in Ledenbeheer?

Ja, de antwoorden komen op het e-mailadres die je hebt gebruikt als afzender.

Naar welke e-mailadressen worden de e-mails verzonden?

De e-mailadressen die gebruikt worden in de communicatie zijn de volgende “registratie e-mailadres, e-mail vader, e-mail moeder, e-mail ouders of voogd, secondaire e-mailadressen”.


Daarnaast kun je nog vragen toevoegen aan je inschrijvingsformulier, vragen met het type "e-mail" worden ook gebruikt.

Ik kan een lid niet aanduiden in communicatie, hoe komt dit?

Leden kunnen zich eenvoudig uitschrijven voor communicatie door te klikken op de uitschrijflink onderaan elke e-mail. Als ze aangeven dat de e-mails niet gewenst zijn, worden ze automatisch uit de lijst van ontvangers verwijderd en ontvangen ze geen berichten meer.

In het profiel van een dergelijk lid vind je aan de linkerkant een sectie 'communicatie'. Hier staan alle e-mailadressen vermeld die nog wél communicatie willen ontvangen. Als nodig, kun je deze instellingen aanpassen door het profiel te bewerken.

Was dit een antwoord op uw vraag?