Een creditnota is niet hetzelfde als een terugbetaling!
Ledenbeheer volgt boekhoudkundige regels. Waarvan de belangrijkste regel deze is:
Een aanpassing aan de kostennota zal altijd de volledige kostennota crediteren en een nieuwe maken met de resterende items/inschrijvingen.
Een creditnota is dus een boekhoudkundig document die niet noodzakelijk samenhangt met terugbetalingen.
Voorbeeld boekhoudkundige aanpassingen vs financieel:
Een lid heeft zich ingeschreven voor twee activiteiten van elk 50 euro maar wenst één activiteit te annuleren. Als organisatie hebben we besloten om de activiteit die ze wil annuleren niet volledig terug te betalen, aangezien ze al een deel heeft bijgewoond.
100 euro te betalen (2 activiteiten)
Schrap activiteit van 50 euro
Terugbetaling van 30 euro
Boekhoudkundig:
Ledenbeheer maakt creditnota voor 100 euro (creditnota van je originele factuur)
Maakt nieuwe factuur voor de activiteit die overblijft (50 euro)
Voegt een terugbetaling van 30 toe aan die nieuwe factuur
Maak een compensatieregel aan van 20 voor het bedrag die je niet hebt terugbetaald, want die 20 euro die je niet terugbetaald moet wel in je boekhouding blijven.
Financieel:
Betaling ontvangen van 100 euro
Terugbetaling van -30 euro
Betaling en terugbetaling wordt gekoppeld aan de nieuwe factuur
Totaal = 70 euro betaald.
Op factuur staat 50 euro voor restende activiteit + 20 euro compensatie = 70 euro.
In je boekhouding kun je dit dus perfect afpunten.
Creditnota's
Een creditnota is een document dat wordt uitgegeven om een fout in een eerdere factuur te corrigeren door het bedrag te crediteren aan de koper. Dit leidt meestal tot een terugbetaling of vermindering van het verschuldigde bedrag.
Er zijn twee manieren om een creditnota te genereren. De eerste is door de inschrijving aan te passen. De tweede is door een terugbetaling te doen zonder de inschrijving aan te passen. Deze laatste optie heeft geen invloed op bestaande inschrijvingen. Als je echter een lid (gedeeltelijk) wilt uitschrijven, moet je altijd de kostennota aanpassen.
Creditnota met aanpassing inschrijvingen of aankopen
Als je een lid wilt uitschrijven of hun inschrijvingen wilt aanpassen (omboeken/uitschrijven/één of meerdere items verwijderen), moet je altijd de kostennota aanpassen. Een wijziging in de kostennota zal altijd resulteren in het genereren van een nieuwe kostennota en een creditnota ten opzichte van de oorspronkelijke kostennota.
Een aanpassing zal altijd de volledige kostennota crediteren en een nieuwe maken met de resterende items/inschrijvingen.
Wanneer je een kostennota aanpast, worden bepaalde kortingen automatisch opnieuw berekend. Dit geldt voor de kortingen op basis van het aantal cursussen, prijsgebonden kortingen, korting per uur en prijsgebaseerde korting. Andere kortingen worden niet automatisch herberekend.
Je kan de inschrijvingen aanpassen via cursusaanbod > inschrijvingen.
In de lijst met inschrijvingen zie je een potloodpictogram naast de naam, dat gebruikt kan worden om inschrijvingen te wijzigen.
Daarna kun je beslissen of je de inschrijving wilt verwijderen of het lid wilt verplaatsen.
Als je voor verwijderen kiest, kun je aangeven welke activiteiten moeten worden verwijderd vanuit de kostennota.
Na deze stap wordt de kostennota verwijderd en worden de activiteiten die je hebt geselecteerd gecrediteerd. Automatisch wordt er een nieuwe kostennota aangemaakt voor de overgebleven activiteiten in de oorspronkelijke kostennota.
Tijdens het verwijderen van de kostennota zal ook gevraagd worden of je geld wil terugbetalen of niet. Je kan dit automatisch laten verlopen via Mollie of kiezen om het ofwel manueel terug te betalen of niet terug te betalen.
Je kan de inschrijvingen ook aanpassen bij kostennota's.
Bij kostennota's is er ook een vergelijkbaar potloodpictogram beschikbaar dat je kunt gebruiken om de kostennota aan te passen.
In de kostennota duid je aan wat je wil verwijderen van de kostennota. Daarna kun je de kostennota crediteren.
Op de kostennota heb je de mogelijkheid om naast de naam van een persoon te klikken en deze om te boeken naar een ander gezinslid. Ook kun je op de pijltjes naast de activiteit klikken om deze over te boeken naar een andere activiteit.
Je kan de inschrijvingen ook aanpassen vanuit het profiel van het lid.
In het profiel van een lid klik je op tabblad 'financieel' en daarna op het ID van de kostennota.
Terugbetalingen
Een terugbetaling doe je via financieel > creditnota's als je geen aanpassing wil doen aan de inschrijvingen.
Wie wil je terugbetalen?
Kies de gebruiker die je wil crediteren en selecteer de kostennota die je (deels) wil terugbetalen.
Hoeveel en hoe wil je terugbetalen?
In het volgende scherm krijg je te zien welk bedrag is betaald en kun je een terugbetaling starten.
Kies hier een methode om terug te betalen
Bepaal hoeveel je terugbetaald
Duid de datum aan van terugbetaling
Je hebt ook de mogelijkheid om de terugbetaling op een later moment te regelen. Zo kun je een overzicht verstrekken aan de penningmeester om de terugbetalingen op een later tijdstip uit te voeren. Zodra de terugbetaling is voltooid, kun je dit aanduiden via het "terugbetalingen"-menu. De klant wordt hiervan eveneens op de hoogte gesteld.
Indien je klant online heeft betaald, kan Ledenbeheer de terugbetaling namens jou verwerken (via je Mollie-account).
Via Mollie kun je alleen terugbetalen naar het rekeningnummer waarmee de originele betaling is gedaan. Als je de terugbetaling naar een ander rekeningnummer wilt sturen, moet je dit handmatig uitvoeren.
Mededeling naar lid versturen
In deze laatste stap kun je er voor kiezen om je klant op de hoogte te stellen van de terugbetaling.
Veel gestelde vragen
Kan ik na het maken van een creditnota nog een terugbetaling doen?
Kan ik na het maken van een creditnota nog een terugbetaling doen?
Ja dat kan, dit doe je door naar je reeds gemaakt creditnota te gaan, deze open te klikken en dan de stappen te volgen in het tabblad terugbetalingen.
Is het mogelijk om in te stellen dat leden niet automatisch een creditnota ontvangen bij elke aanpassing van hun kostennota?
Is het mogelijk om in te stellen dat leden niet automatisch een creditnota ontvangen bij elke aanpassing van hun kostennota?
Ja, dat kun je instellen via "Instellingen > Algemeen".