Ledenbeheer en boekhouding
Is Ledenbeheer een boekhoudingspakket?
Nee, zoals de naam al aangeeft, is Ledenbeheer een "Ledenbeheer systeem". Het is geen boekhoudprogramma, wat betekent dat we geen BTW-tarieven hanteren of facturen genereren. Ledenbeheer is een B2C-platform, en boekhoudkundig gezien hoeven particulieren geen BTW-factuur te ontvangen. Daarom gebruiken we de term "kostennota's" in plaats van facturen. Dit betekent echter niet dat Ledenbeheer niet kan helpen bij het versnellen van je boekhoudprocessen.
Hoe kan ik alle gegevens aan mijn boekhouder verstrekken?
Financieel rapport
Financieel rapport is beschikbaar vanaf de basis-licentie.
Je hebt de mogelijkheid om een samenvatting te downloaden van alle kostennota's en creditnota's via het "financieel > rapport"-menu.
Dit overzicht toont je alle gegevens die je nodig hebt voor de boekhouder, je kan dit tevens downloaden in Excel formaat.
Via de knop "kies kolommen" rechtsboven kun je kiezen welke informatie je op het rapport wil zien.
Wil je liever alleen de betaalde orders zien? Dan kun je gebruik maken van ons omzetrapport.
Omzetrapport (Betalingen)
Omzetrapport rapport is beschikbaar vanaf de basis-licentie.
Alle mogelijke inkomsten, zoals inschrijvingen, extra diensten, beurtenkaarten en webshopverkopen, kunnen worden gedownload in een gedetailleerd Excel-bestand via ons omzetrapport.
Ga naar het menu "Financieel > Omzetrapport" om rapporten te genereren van je inkomsten die in Ledenbeheer zijn geregistreerd.
Een omzetrapport toont alle betaalde kostennota's. Hier zijn verschillende opties om het rapport te filteren:
Lid
Bestelling
Activiteit
Categorie
Datum
Betalingsmethode
Het resultaat is een overzichtelijke lijst van alle inkomsten, gesorteerd op de door jou gekozen criteria. Bijvoorbeeld, omzetrapporten van augustus
Onderaan rechts vind je een knop om het rapport in Excel-formaat te downloaden. Dit bestand kun je aan je boekhouder verstrekken.
Via de knop "kies kolommen" rechtsboven kun je kiezen welke informatie je op het rapport wil zien.
Uitgaven
Facturen van Ledenbeheer
Je ontvangt maandelijks 1 of 2 facturen van Ledenbeheer, afhankelijk van of je online betalingen accepteert of niet. Deze facturen omvatten:
1. Een factuur voor je licentie
Maandelijks abonnement
Aantal verzonden sms'jes (optioneel)
Gebruik van de webshopmodule (optioneel)
Gebruik van de beurtenkaartenmodule (optioneel)
Verkochte tickets (optioneel)
2. Een factuur voor de commissie op online betalingen (Eerste van elke maand).
De commissie wordt automatisch afgetrokken van je betalingen die je ontvangt van Mollie. Je hoeft deze factuur dus niet manueel te betalen.
Je kan de transacties en de kosten opvolgen in je Ledenbeheeraccount bij "instellingen > betalingsmethodes"
Deze facturen moet je ook aan je boekhouder verstrekken.
Creditnota's
Als je geld terugbetaalt aan je leden, kun je hiervoor creditnota's genereren in Ledenbeheer.
WAAR? Deze creditnota's zijn te vinden in het menu "Financieel > Creditnota's" en kunnen worden gedownload.
Wat is mijn omzetcijfer?
Omzet verwijst naar wat je hebt verkocht (lessen, kleding, etc.) gedurende een bepaalde periode. Als iemand zich inschrijft voor een les, betaalt en vervolgens besluit zich uit te schrijven, moet je hier rekening mee houden in je boekhouding. Ons omzetrapport doet dit automatisch. Het omzetrapport toont dus je correcte omzet.
Veel gestelde vragen
Waarom heeft het omzetrapport niet dezelfde cijfers als het financieel rapport?
Waarom heeft het omzetrapport niet dezelfde cijfers als het financieel rapport?
Het omzetrapport kijkt naar de betalingen die binnenkomen, het financieel rapport kijkt naar de bestellingen.
Dit is niet noodzakelijk hetzelfde.
Voorbeeld 1: besteld in januari, betaald in februari.
Het omzetrapport kijkt naar de datum van betaling
Het financieel rapport kijkt naar de datum van bestelling
Voorbeeld 2: gespreid betalen
Het omzetrapport kijkt naar de betaling en zal dus de schijf tonen die deze maand betaald is.
Het financieel rapport kijkt naar de volledige bestelling
Wat gebeurt er in het omzetrapport met een chargeback?
Wat gebeurt er in het omzetrapport met een chargeback?
Een chargeback bij gespreid betalen gaat een negatieve betaling toevoegen aan het order, die dus het totale betaalde bedrag gaat beïnvloeden. In het omzetrapport zal dus een negatief bedrag worden toegevoegd op datum van de chargeback.
Wat als ik een order aanpas en items verwijder?
Wat als ik een order aanpas en items verwijder?
Huidige order wordt geannuleerd, er wordt een creditnota opgemaakt voor je order ter waarde van de terugbetaling. Een nieuw order wordt gemaakt met de niet geschrapte onderdelen. Maar de betalingen blijven onaangeraakt. In het omzetrapport zal dus niets veranderen.
Wat betekenen de verschillende statussen van de kostennota's?
Wat betekenen de verschillende statussen van de kostennota's?
Uitstaand: Er is een kostennota aangemaakt, maar nog niet betaald.
Deels betaald: De klant heeft een deel van het totaalbedrag betaald.
Betaald: De klant heeft de betaling succesvol afgerond.
Verlopen: De klant heeft niet binnen de daarvoor gestelde tijd (in te stellen via menu instellingen > betalingsmogelijkheden) betaald, waardoor de betaling is verlopen.
Goedkeuring nodig: Deze kostennota bevat een cursus waarvoor het lid te jong of oud is. Of er is een kortingscode gebruikt die goed gekeurd moet worden.
Geannuleerd: Deze kostennota is geannuleerd door de club.
Als een kostennota verlopen is, is de inschrijving daarmee geannuleerd?
Als een kostennota verlopen is, is de inschrijving daarmee geannuleerd?
Neen, dit label is alleen een verwijzing naar de betalingsstatus. Dit heeft geen invloed op de inschrijving die aan de kostennota hangt.
Vanaf wanneer kan ik betalingsherinneringen sturen?
Vanaf wanneer kan ik betalingsherinneringen sturen?
Van zodra een kostennota de status “vervallen” heeft.
Kan een kostennota die deels betaald is nog vervallen?
Kan een kostennota die deels betaald is nog vervallen?
Ja, maar je zal altijd de status “deels betaald” zien staan.
Kan een lid zelf annuleren?
Kan een lid zelf annuleren?
Neen, elke club heeft zijn eigen annulatievoorwaarden en daarom kan een lid niet op eigen houtje annuleren, ze moeten hiervoor de club contacteren.
Leden die in goed te keuren staan, blijft hun plaats dan voorbehouden?
Leden die in goed te keuren staan, blijft hun plaats dan voorbehouden?
Ja, de plaats wordt vrijgehouden tot de club beslist wat ze zal doen met de kostennota/inschrijving.
Als ik een kostennota annuleer, is de inschrijving daarmee dan ook verwijderd?
Als ik een kostennota annuleer, is de inschrijving daarmee dan ook verwijderd?
Ja
Ik zie op een kostennota staan dat er een compensatiekost is aangerekend wat is dat?
Ik zie op een kostennota staan dat er een compensatiekost is aangerekend wat is dat?
Als je een item verwijdert van de kostennota en je betaalt minder terug dan de waarde van de verwijderde regel, dan vermelden we het verschil op de kostennota als "compensatiekost".
Een manuele creditnota voegt een negatieve betaling toe aan de kostennota. Deze telt niet mee aan het totaal betaalde bedrag.
Dit zal dus geen invloed hebben op het omzetrapport.