Beheer van wachtlijsten voor inschrijvingen

Bij een volgeboekte activiteit wordt automatisch een wachtlijst aangemaakt. Als er een beschikbare plek vrijkomt en er staat iemand op de wachtlijst, ontvang je hiervan een melding. Hierdoor kun je mensen op de wachtlijst uitnodigen om de beschikbare plek in te nemen.

Als je liever geen wachtlijsten hebt, kun je deze functie uitschakelen via "Instellingen > Algemeen".

Inschrijvingspagina

Dit is wat je leden te zien krijgen. Op het overzicht zullen ze zien dat de activiteit volgeboekt is.

Als ze doorklikken naar de tarieven, zien ze opnieuw dat de activiteit volgeboekt is, maar dat ze zich kunnen toevoegen aan de wachtlijst.

In het winkelmandje wordt dit nogmaals herhaald. Als ze een volgeboekte activiteit toevoegen aan hun winkelmandje, wordt deze niet in rekening gebracht (zoals te zien in onderstaande afbeelding).

Ze worden echter wel gevraagd om alle benodigde informatie in te vullen op het inschrijvingsformulier. Als er een beschikbare plek vrijkomt, kunnen we de inschrijving direct voltooien op die manier.

Hierna ontvangen ze een bevestiging dat ze correct zijn toegevoegd aan de wachtlijst.

Belangrijk: Leden kunnen niet zien op welke positie ze staan op de wachtlijst!

Administratorzijde

Je vindt de wachtlijsten in het menu "Cursusaanbod => Inschrijvingen". Bovenaan in de kop zie je uiterst rechts het icoontje van de wachtlijst met het aantal mensen die momenteel op de wachtlijst staan.

Als je op de wachtlijst klikt, zie je een lijst van mensen die op de wachtlijst staan, gesorteerd per activiteit. Als organisator kun je zelf beslissen wie wordt uitgenodigd door op de knop "Uitnodiging versturen" te klikken. Je kunt zoveel mensen uitnodigen als er beschikbare plekken zijn.

Naast het versturen van uitnodigingen kun je leden ook direct inschrijven, omboeken naar een andere activiteit of van de wachtlijst verwijderen.

Uitnodiging versturen: Stuurt een e-mail naar de klant om te vragen of ze nog interesse hebben.
Direct inschrijven: Schrijft de klant meteen in voor de cursus en stuurt een betalingsmail.
Omboeken: Schrijft de klant direct in voor een andere activiteit en stuurt een betalingsmail.
Verwijderen: Haalt de klant van de wachtlijst af.

Tijdens het overschrijven kun je kiezen naar welke activiteit je ze wilt omboeken en of je ze wilt inschrijven of op de wachtlijst wilt plaatsen.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als er een plek vrijkomt?

Als je iemand uitschrijft voor een activiteit waarvoor mensen op de wachtlijst staan, krijg je meteen de vraag of je de wachtlijst wilt raadplegen om iemand van de wachtlijst in te schrijven.

Kan ik leden uitnodigen als de activiteit volgeboekt is?

Let op, je kunt leden niet uitnodigen als de activiteit volgeboekt is. Je zult dus de capaciteit van de activiteit moeten verhogen of wachten tot er daadwerkelijk een plek vrijkomt. Dit wordt automatisch weergegeven als suggestie op je scherm.

Hoe kan ik uitnodigingen volgen?

Ledenbeheer houdt je automatisch op de hoogte als leden niet op tijd reageren op je uitnodiging. Dit stelt je in staat om sneller in te grijpen en iemand anders de beschikbare plek toe te wijzen.

Verstuurt Ledenbeheer automatisch uitnodigingen?

Ledenbeheer stuurt geen automatische e-mails als er een plek vrijkomt. We brengen je wel op de hoogte als er een plek vrijkomt, bijvoorbeeld als je een betalingsinformatie verwijdert waarin een inschrijving voor een volgeboekte activiteit staat.

Kan een lid zien of er een plek is vrijgekomen op de inschrijvingspagina?

Op de inschrijvingspagina kunnen je leden niet direct zien of er beschikbare plekken zijn als er een wachtlijst is. Echter, zodra er meer plekken beschikbaar zijn dan er mensen op de wachtlijst staan, zullen ze deze beschikbare plekken kunnen zien en innemen.

Bijvoorbeeld: Als er 4 mensen op de wachtlijst staan en er komen 5 plekken vrij, dan zal op de inschrijvingspagina zichtbaar zijn dat er 1 plek beschikbaar is (5 vrije plekken - 4 op de wachtlijst = 1 openbare plek).