Als clubbestuurder kom je vaak situaties tegen waarin mensen zich per ongeluk inschrijven voor de verkeerde activiteit of waarbij bijvoorbeeld een moeder zichzelf in plaats van haar dochter inschrijft. Dankzij de functie "goed te keuren inschrijvingen" hoef je hier geen zorgen meer over te maken. Wanneer de leeftijd van de deelnemer niet overeenkomt met de ingestelde leeftijdsgroep voor een activiteit, moet de inschrijving worden goedgekeurd door de clubbeheerder.
Inschrijvingen die binnen de ingestelde leeftijdsgroep vallen voor een activiteit worden automatisch verwerkt zonder tussenkomst van de clubbestuurder.
Goed te keuren
Je kunt de goed te keuren inschrijvingen als clubbestuurder beheren via je dashboard of via het menu "Inschrijvingen".
Wanneer moet een inschrijving worden goedgekeurd?
Afwijking in leeftijdsgroep
Als de leeftijd van de ingeschreven persoon niet overeenkomt met de ingestelde leeftijdsgroep voor een activiteit, moet deze inschrijving worden goedgekeurd.
Liever niet werken met goed te keuren?
Je kan per activiteit ook aanduiden dat de leden niet kunnen inschrijven als ze de vereiste leeftijd niet hebben.
Kortingscode met goedkeuring
Als je kortingscodes gebruikt en je wilt dat sommige kortingscodes eerst worden goedgekeurd voordat ze kunnen worden toegepast, kun je deze functie instellen. Dit voorkomt onrechtmatig gebruik van kortingen, bijvoorbeeld bij kortingscodes voor specifieke lidmaatschappen.
Alle inschrijvingen zijn goed te keuren
Je kan per activiteit aanduiden of leden goedkeuring nodig hebben of niet. Doe je dit liever voor alle inschrijvingen dan kan je dat instellen via "instellingen > algemeen".
Dit heeft wel een negatieve invloed op de betalingen vermits je leden niet meteen online kunnen betalen. Ze moeten steeds wachten op de goedkeuringsmail en stellen de betaling dus uit.
Gevolgen voor de leden
Goedkeuren van de inschrijving
Als een inschrijving moet worden goedgekeurd, wordt er een plaats gereserveerd voor die persoon totdat de clubbestuurder beslist om de inschrijving goed te keuren. Zodra de inschrijving is goedgekeurd, wordt er automatisch een kostennota naar de gebruiker gestuurd en wordt de persoon opgenomen in de juiste deelnemerslijst.
Afkeuren van de inschrijving
Als je besluit om de inschrijving af te keuren, zijn er drie opties:
Alleen de korting afkeuren (vink alleen de korting aan en sla op).
De activiteit of persoon omboeken (klik op de pijltjes om de activiteit te wijzigen en selecteer een passende activiteit).
De volledige inschrijving afkeuren (vink de activiteit aan die je wilt afkeuren).
Bij volledige afkeuring van de inschrijving kun je ook een persoonlijke boodschap sturen, zodat de ingeschreven persoon begrijpt waarom de inschrijving is afgewezen. Dit opent ook weer een plaats voor andere inschrijvingen.
Veel gestelde vragen bij goed te keuren
Leden die in goed te keuren staan, blijft hun plaats dan voorbehouden?
Leden die in goed te keuren staan, blijft hun plaats dan voorbehouden?
Ja, de plaats wordt vrijgehouden tot de club beslist wat ze zal doen met de kostennota/inschrijving.