Activiteiten

Activiteiten

Activiteiten toevoegen


Je kunt wekelijkse lessen, trainingen en andere eenmalige activiteiten aanbieden via Ledenbeheer. Leden schrijven zich altijd in voor een vastgestelde periode die door jouw club is ingesteld.

WAAR? Om wekelijkse activiteiten aan Ledenbeheer toe te voegen, ga je naar "Cursussen > Beheren" en klik je bovenaan op "Cursus toevoegen".
WAAR? Om eenmalige activiteiten aan te maken ga je naar "extra activiteiten > beheren" en klik je op "activiteit toevoegen".

Algemeen



Titel: Naam van de activiteit

Link: Directe link naar deze activiteit (handmatig aanpasbaar)

Omschrijving: Geef een overtuigende beschrijving van de activiteit om leden te motiveren zich in te schrijven.

Afbeelding: Voeg een aantrekkelijke foto toe die wordt weergegeven in het activiteitenoverzicht.

Verantwoordelijke: Wie is de verantwoordelijke voor deze activiteit, zoals de instructeur of trainer? De opgegeven persoon krijgt automatisch de bevoegdheid om aanwezigheden bij te houden.

Locatie: Waar vindt de activiteit plaats?

Bij de locatie van een les of activiteit kun je aangeven dat het online is. De link naar de online sessie wordt pas zichtbaar na betaling en verschijnt op zowel de cursuspagina als in de betalingsbevestigingsmail.


Maximaal aantal deelnemers: Wat is het maximale aantal deelnemers voor deze activiteit?
Als het maximale aantal deelnemers is bereikt, wordt automatisch een wachtlijst aangemaakt voor die cursus.

Je kunt wachtlijsten uitschakelen in de algemene instellingen. Wanneer een activiteit vol is, zullen je leden gewoon te zien krijgen dat deze vol is.

Leeftijd: Is er een leeftijdsbeperking voor deelname aan de activiteit? Zo ja, geef dan aan welke leeftijden zijn toegestaan.

Goedkeuring: Moeten deelnemers aan deze activiteit aan specifieke criteria voldoen? Moeten ze binnen een bepaalde leeftijdscategorie vallen of wacht je op goedkeuring van de club voordat ze kunnen deelnemen? Houd er rekening mee dat goedkeuring van invloed kan zijn op betalingen, aangezien leden mogelijk niet direct kunnen betalen als goedkeuring vereist is.

Periode

Wekelijkse activiteit

Hier stel je de volledige periode in, inclusief het begin- en einddatum, evenals de dagen en tijden van de lessen. Het is belangrijk op te merken dat dit geen betrekking heeft op de prijzen bvb eerste en tweede semester; dat kun je instellen in de volgende stap "prijzen".

Selecteer de start- en einddatum van de lessen. Kies de weekdag en het tijdstip waarop de lessen plaatsvinden.


Ledenbeheer genereert nu een lijst van alle maandagen tussen de opgegeven datums, en bovenaan links kun je zien hoeveel sessies dit zijn.



Sessies verwijderen kan door op het "prullenbak"-symbool in de linkerkolom bij de datum en tijd te klikken of in de rechterkolom op de kalender om sessies te bewerken of te verwijderen.

Als je een sessie wilt toevoegen, klik je op "Sessie toevoegen" in de linkerkolom of op het "+"-symbool in de rechterkolom.

Bulk bewerken

Bulkbewerking maakt het mogelijk om meerdere sessies tegelijkertijd aan te passen en zelfs te resetten om opnieuw te beginnen.


Eenmalige activiteit

Bij eenmalige activiteiten heb je een extra keuze bij sessies: doorlopende sessie en niet-doorlopende sessie.

Een doorlopende sessie heeft één startdatum en tijd en één einddatum en tijd. Bijvoorbeeld, een kamp dat begint op maandagochtend en eindigt op zondagavond. Hierbij worden de aanwezigheden geregistreerd op de eerste dag en uitgecheckt op de laatste dag.

Niet-doorlopende sessies bestaan uit afzonderlijke sessies op verschillende weekdagen binnen de periode. Bijvoorbeeld, een kamp dat loopt van maandag tot vrijdag, waarbij de kinderen elke dag naar huis gaan. Hier wil je elke dag afzonderlijk de aanwezigheden kunnen registreren.

Prijzen

Tarieven wekelijkse activeiten


Een tarief omvat de volgende kenmerken:

  1. Status: Hier kun je het tarief activeren of deactiveren.
  2. Naam van het tarief: Geef de naam van het tarief aan, bijvoorbeeld "Semester 1" of "Semester 2".
  3. Prijs van het tarief: Stel de prijs in voor elk tarief.
  4. Periode instellen: Geef aan wanneer het tarief begint en eindigt. Je ziet ook meteen hoeveel sessies er in deze periode vallen.
  5. Inschrijvingsperiode: Specificeer vanaf wanneer leden kunnen inschrijven en wat de uiterste inschrijfdatum is voor elk tarief.
TIP: Voeg aan het begin van het sportjaar alle tarieven alvast toe, zodat alles voor het hele jaar gereed staat.
Je kunt echter onbeperkt tarieven per cursus aanmaken door op "Voeg tarief toe" rechtsboven te klikken.
Je kunt tarieven ook in een door jou gekozen volgorde rangschikken met behulp van het icoontje van de zes bolletjes naast de naam van het tarief.

Tarieven eenmalige activiteit

Eenmalige activiteiten hebben een extra mogelijkheid in vergelijking met wekelijkse activiteiten.
De bezettingsinformatie en het aantal beschikbare plaatsen worden op een andere manier berekend. Dit is een cruciaal verschil.

Algemene bezetting:
   Op het tabblad 'Algemeen' kun je aangeven hoeveel personen je in totaal toelaat voor de volledige activiteit. Dit is van toepassing op activiteiten waarbij alle deelnemers dezelfde capaciteit delen.

Bezetting per tarief:
   Op het tabblad 'Tarief' kun je het maximumaantal toegelaten deelnemers instellen voor elk tarief. Wanneer je de bezetting per tarief instelt, negeert Ledenbeheer de algemene bezettingslimiet voor dat specifieke tarief. Dit is handig voor activiteiten waarbij verschillende tarieven van toepassing zijn en elk tarief een aparte capaciteit heeft.

Wanneer je bezettingsinformatie toevoegt aan je tarieven, zal het tabblad "Algemeen" automatisch de bezettingen optellen om de totaalbezetting te berekenen.


Laten we dit verduidelijken met voorbeelden:

Voorbeeld 1: Workshop
Algemene bezetting: Een workshop heeft slechts één algemene bezettingslimiet, omdat alle deelnemers dezelfde workshop bijwonen.
Voorbeeld 2: Workshopdag met meerdere workshops
Bezetting per tarief: Als je een workshopdag organiseert met meerdere workshops waar deelnemers kunnen kiezen aan welke workshop ze willen deelnemen, stel je voor elke workshop een apart tarief in met het maximum aantal deelnemers dat je kunt accepteren.
Voorbeeld 3: Danskampen met of zonder maaltijden
Algemene bezetting: Als je danskampen organiseert waarbij deelnemers kunnen kiezen tussen een kamp met of zonder maaltijden, stel je alleen de algemene bezettingslimiet in.
Voorbeeld 4: Kampen met of zonder overnachting
Bezetting per tarief: Als je kampen organiseert waarbij deelnemers kunnen kiezen tussen een plaats met overnachting en een plaats zonder overnachting, stel je het tarief "met overnachting" in met het aantal beschikbare bedden en het tarief "zonder overnachting" met het aantal beschikbare plaatsen zonder overnachting. Hierdoor beheer je de capaciteit voor beide opties afzonderlijk.
Voorbeeld 5: Activiteit met tarieven voor bestaande leden en nieuwe leden
Bij deze activiteit kun je kiezen tussen een algemene bezetting of een gemengde bezetting, afhankelijk van je behoeften.
Voorbeeld 6: Gemengde activiteit
In sommige gevallen kun je terechtkomen bij een gemengde activiteit, waarbij je verschillende tarieven hanteert. Wat als je bijvoorbeeld één tarief wilt reserveren voor je bestaande leden en het andere tarief open wilt stellen voor nieuwe leden? Laten we dit illustreren aan de hand van een voorbeeld: een sprookjeswandeling met 50 beschikbare plaatsen. In dit scenario bieden we zowel normale deelname als een VIP-behandeling aan, maar we willen graag 20 plaatsen reserveren voor onze huidige leden.

Om dit te bereiken, stel je de algemene bezettingslimiet in op 50 deelnemers.

Vervolgens maak je drie verschillende tarieven aan:

1. Normale deelname (30 beschikbare plaatsen): Ledenbeheer zal automatisch 20 plaatsen reserveren voor je huidige leden, waardoor er 30 plaatsen overblijven voor dit tarief.
2. VIP-behandeling (20 beschikbare plaatsen): De overige 20 plaatsen zijn beschikbaar voor de VIP-behandeling, en leden kunnen zich hiervoor inschrijven als ze dat wensen.

Op deze manier kun je zowel je bestaande leden als nieuwe leden bedienen met de gewenste plaatsreservering voor deze activiteit.

Extra diensten

Als je een extra dienst hebt gecreëerd, kun je deze aan de activiteit toevoegen via deze sectie. Voor uitgebreidere informatie over "extra diensten" verwijzen we je graag naar dit artikel: Extra diensten (lidgeld, verzekeringen,...)

Beurtenkaarten

Als je de module voor beurtenkaarten hebt geactiveerd, zal ook het tabblad "Beurtenkaarten" verschijnen.
Voor meer informatie over dit tabblad verwijzen we je graag door naar dit artikel: klik hier.

Betalingsopties

Direct betalen

Bij een normale verkoop wordt er doorgaans eerst een kostennota gegenereerd, die later (online) betaald kan worden. Je hebt echter ook de optie om aankopen direct online te laten betalen.

In dit geval wordt er een bestelling gemaakt die 15 minuten geldig blijft. Pas wanneer de betaling succesvol is, wordt er een kostennota aangemaakt en wordt de bestelling definitief. Anders wordt de bestelling automatisch verwijderd.

Duid in de activiteit aan of leden direct moeten betalen of niet.

"Bestelling online betalen"
Wanneer leden nu een bestelling plaatsen, zijn ze verplicht deze onmiddellijk online te betalen. Ze krijgen eerst een overzicht van hun bestelling dat ze moeten bevestigen, waarna ze kunnen kiezen uit de beschikbare betaalmethoden.

Dit is enkel van toepassing als je gebruikmaakt van online betalingen.

Gespreid betalen

Dit tabblad wordt zichtbaar wanneer je gebruikmaakt van gespreid betalen. Voor meer informatie hierover, raadpleeg ons artikel over gespreid betalen.

Kortingen


Ledenbeheer biedt 9 automatisch berekende kortingsmogelijkheden aan:
  1. Familiekorting
  2. Datumgebonden korting
  3. Leeftijdsgebonden korting
  4. Korting bij meerdere activiteiten
  5. Prijsgebaseerde kortingen
  6. Korting voor actieve leden
  7. Korting voor gemiste sessies
  8. UiTPAS-korting
  9. Korting per uur

Voor meer informatie over deze kortingen, verwijzen we je graag naar ons artikel over kortingsmogelijkheden: Kortingen

Voorrang

Wil je bepaalde leden of een specifieke groep leden prioriteit geven of een ander tarief aanbieden, dan zijn onze voorrangsregels handig. We hebben voorrangsregels voor de volgende situaties: 

  1. Huidige leden.
  2. Leden die zijn ingeschreven voor een specifieke activiteit of tarief.
  3. Voorrangsregels op uitnodiging.
Voor meer informatie over deze voorrangsregels, verwijzen we je graag naar ons artikel: Voorrangsregels.

Formulier

Bij inschrijving voor deze cursus zien je leden het formulier in de rechterkolom. Dit formulier wordt automatisch bijgewerkt wanneer je een nieuw veld toevoegt of een veld verwijdert in de linkerkolom.

Informatie uit het gebruikersprofiel

Ledenbeheer vraagt standaard bepaalde gegevens wanneer leden een account aanmaken. Je hoeft deze informatie niet opnieuw te verzamelen, aangezien deze gegevens worden opgehaald uit het gebruikersprofiel van de deelnemer. Dit zijn onder andere voornaam, achternaam, e-mailadres, secundaire e-mailadressen, telefoonnummer en geboortedatum.

Het inschrijfformulier is eenvoudig in te stellen door de gewenste velden te selecteren in de linkerkolom. Het formulier kan voor elke activiteit worden aangepast, afhankelijk van de benodigde informatie. Alle ingevulde gegevens zijn te bekijken in het profiel van het lid en op de inschrijvings- en contactlijsten.

Wil je nieuwe vragen toevoegen kies dan voor "nieuw veld aanmaken".


WAAR? Je kan alle vragen ook beheren via contacten > contactgegevens 

Instellingen

Elke cursus kan specifieke instellingen krijgen

Status

Elke activiteit heeft 4 statussen
  1. Concept (activiteit die je nog aan het bewerken bent)
  2. Gepubliceerd (activiteit staat op je inschrijvingspagina)
  3. Privé (activiteit staat niet op je inschrijvingspagina en is enkel toegankelijk via de rechtsstreekse link)
  4. Prullenbak (activiteit verwijderd)

E-mail

Als je e-mailmeldingen wilt ontvangen wanneer er een inschrijving binnenkomt voor deze activiteit, kun je hier instellen naar welke e-mailadressen de melding moet worden verzonden.



Danssport Vlaanderen


Dit menu zie je alleen als je club is aangesloten bij Danssport Vlaanderen. 
Meer informatie kun je hier lezen: Danssport Vlaanderen

UiTPAS


Dit menu zie je alleen als de UiT integratie aan staat: UiT integratie: UiTPAS en UiTdatabank

Koppeldans



Alleen beschikbaar voor wekelijkse lessen

Inschrijving



Normaal gesproken verloopt de inschrijving via Ledenbeheer. Als je echter samenwerkt met partners die de inschrijvingen beheren, kun je hier een link invoeren naar hun inschrijvingspagina. Jouw leden zien de activiteit nog steeds op jouw inschrijvingspagina, maar als ze zich willen inschrijven, worden ze doorverwezen naar de link die je hebt ingevuld.

Groepsinschrijvingen


Laat je groepsinschrijvingen toe voor deze activiteit dan kun je dat hier aanduiden. 
Meer informatie over groepsinschrijvingen vind je hier: Groepsinschrijvingen

Categorieën


Duid hier de categorie aan waarin deze activiteit valt.
Meer informatie over categorieën kun je hier lezen: Categorieën en filters

Niveau



Duid hier aan welk niveau een lid moet hebben om deel te nemen aan de activiteit.
Meer informatie over niveaus vind je hier: Niveaus

Attesten



Duid hier aan welke attesten je wil genereren.
Meer informatie over attesten vind je hier: Attesten 


Fiscale attesten mogen enkel aangevinkt worden voor kampen (eenmalige activiteiten)

Importeren



Je kunt de inhoud, sessies, tarieven en kortingen importeren van activiteiten die je eerder hebt aangemaakt. Klik op de knop "Inhoud importeren" om deze wizard te openen.

Deze functie bespaart je aanzienlijk veel tijd! Nadat je één activiteit hebt aangemaakt, kun je deze als basis gebruiken om de volgende activiteiten twee keer zo snel te creëren.

Je kunt gemakkelijk alle of specifieke inhoud van andere activiteiten naar deze activiteit importeren. Let op: het importeren overschrijft de huidige inhoud van deze activiteit en dit proces kan niet ongedaan worden gemaakt. Vermijd het importeren van gegevens naar activiteiten waar al inschrijvingen voor zijn geregistreerd.

Klik op "Selecteer cursus" om de cursus te kiezen waarvan je informatie wilt overnemen. Daarna krijg je een keuzescherm.

Bovenin geef je aan uit welke cursus je de inhoud wilt importeren en vervolgens selecteer je welke specifieke inhoud moet worden overgenomen.

Klik ten slotte op de rode knop "Inhoud importeren" en alle gegevens worden ingevuld. 

Converteren

Heb je per ongeluk een wekelijkse activiteit aangemaakt terwijl het een eenmalige activiteit had moeten zijn? Geen probleem, je kunt dit hier aanpassen. Dit werkt in beide richtingen.



    • Related Articles

    • Inschrijvingen opvolgen

      Inschrijvingen opvolgen in Ledenbeheer Binnen Ledenbeheer kun je altijd het huidige aantal inschrijvingen in je organisatie zien. Inschrijvingen worden altijd per actieve activiteit geteld. Activiteiten die zijn afgerond, worden niet meer meegeteld ...
    • Je aanbod dupliceren

      Bulkkopie van je aanbod In Ledenbeheer is het eenvoudig om je activiteiten te dupliceren naar het volgende werkingsjaar. WAAR? Ga naar je beheerdersaccount, navigeer naar 'cursusaanbod' 1. Selecteer de lessen die je wil dupliceren 2. Duid aan wat je ...
    • Locaties

      Locaties beheren WAAR? Via het menu instellingen > locaties kun je alle locaties beheren Alle locaties die je gebruikt voor activiteiten en ticketverkoop worden vermeld onder "Instellingen" > "Locaties". Elke locatie heeft de volgende velden: titel ...
    • Inschrijvingen toevoegen als beheerder

      Inschrijvingen toevoegen als beheerder Manueel inschrijvingen toevoegen Als beheerder van de organisatie kun je ook handmatig inschrijvingen toevoegen, wat handig is voor evenementen zoals open dagen, inschrijvingsmomenten, of om klanten te ...
    • Adviezen en sportadvies

      Adviesmodule in Ledenbeheer Met onze adviesmodule kun je klassen (en individuele leden) advies geven voor het komende sportjaar. Dit advies wijst hen naar de activiteiten die het beste passen bij hun werkhouding en niveau. Elke docent/trainer heeft ...
    • Sticky Posts

    • Grote update in het financieel luik

      Deze update komt online op maandag 13 november 2024 Ons financiële gedeelte heeft een aanzienlijke update gekregen. Laten we eens opsommen welke aanpassingen zijn doorgevoerd. Meer informatie kun je vinden in onze handleiding: Beheerderskorting Inschrijvingen