Activiteiten toevoegen

Je kunt wekelijkse lessen, trainingen en andere eenmalige activiteiten aanbieden via Ledenbeheer. Leden schrijven zich altijd in voor een vastgestelde periode die door jouw club is ingesteld.
​

Titel: Naam van de activiteit
​

Link: Directe link naar deze activiteit (handmatig aanpasbaar)
​

Omschrijving: Geef een overtuigende beschrijving van de activiteit om leden te motiveren zich in te schrijven.
​

Afbeelding: Voeg een aantrekkelijke foto toe die wordt weergegeven in het activiteitenoverzicht.
​

Verantwoordelijke: Wie is de verantwoordelijke voor deze activiteit, zoals de instructeur of trainer? De opgegeven persoon krijgt automatisch de bevoegdheid om aanwezigheden bij te houden.
​

Locatie: Waar vindt de activiteit plaats?
​

Maximaal aantal deelnemers: Wat is het maximale aantal deelnemers voor deze activiteit?
​

Als het maximale aantal deelnemers is bereikt, wordt automatisch een wachtlijst aangemaakt voor die cursus.
​

Leeftijd: Is er een leeftijdsbeperking voor deelname aan de activiteit? Zo ja, geef dan aan welke leeftijden zijn toegestaan.

Goedkeuring: Moeten deelnemers aan deze activiteit aan specifieke criteria voldoen? Moeten ze binnen een bepaalde leeftijdscategorie vallen of wacht je op goedkeuring van de club voordat ze kunnen deelnemen? Houd er rekening mee dat goedkeuring van invloed kan zijn op betalingen, aangezien leden mogelijk niet direct kunnen betalen als goedkeuring vereist is.

Hier stel je de volledige periode in, inclusief het begin- en einddatum, evenals de dagen en tijden van de lessen. Het is belangrijk op te merken dat dit geen betrekking heeft op de prijzen bvb eerste en tweede semester; dat kun je instellen in de volgende stap "prijzen".

Selecteer de start- en einddatum van de lessen. Kies de weekdag en het tijdstip waarop de lessen plaatsvinden.
​

Ledenbeheer genereert nu een lijst van alle maandagen tussen de opgegeven datums, en bovenaan links kun je zien hoeveel sessies dit zijn.
​

Sessies verwijderen kan door op het "prullenbak"-symbool in de linkerkolom bij de datum en tijd te klikken of in de rechterkolom op de kalender om sessies te bewerken of te verwijderen.

Als je een sessie wilt toevoegen, klik je op "Sessie toevoegen" in de linkerkolom of op het "+"-symbool in de rechterkolom.
​

Bulkbewerking maakt het mogelijk om meerdere sessies tegelijkertijd aan te passen en zelfs te resetten om opnieuw te beginnen.
​

​

Bij eenmalige activiteiten heb je een extra keuze bij sessies: doorlopende sessie en niet-doorlopende sessie.

Een doorlopende sessie heeft één startdatum en tijd en één einddatum en tijd. Bijvoorbeeld, een kamp dat begint op maandagochtend en eindigt op zondagavond. Hierbij worden de aanwezigheden geregistreerd op de eerste dag en uitgecheckt op de laatste dag.

Niet-doorlopende sessies bestaan uit afzonderlijke sessies op verschillende weekdagen binnen de periode. Bijvoorbeeld, een kamp dat loopt van maandag tot vrijdag, waarbij de kinderen elke dag naar huis gaan. Hier wil je elke dag afzonderlijk de aanwezigheden kunnen registreren.

Een tarief omvat de volgende kenmerken:

Je kunt onbeperkt tarieven per cursus aanmaken door op "Voeg tarief toe" rechtsboven te klikken.
​

Je kunt tarieven ook in een door jou gekozen volgorde rangschikken met behulp van het icoontje van de zes bolletjes naast de naam van het tarief.

Eenmalige activiteiten hebben een extra mogelijkheid in vergelijking met wekelijkse activiteiten. De bezettingsinformatie en het aantal beschikbare plaatsen worden op een andere manier berekend. Dit is een cruciaal verschil.

Algemene bezetting

Op het tabblad 'Algemeen' kun je aangeven hoeveel personen je in totaal toelaat voor de volledige activiteit. Dit is van toepassing op activiteiten waarbij alle deelnemers dezelfde capaciteit delen.

Bezetting per tarief

Op het tabblad 'Tarief' kun je het maximumaantal toegelaten deelnemers instellen voor elk tarief. Wanneer je de bezetting per tarief instelt, negeert Ledenbeheer de algemene bezettingslimiet voor dat specifieke tarief. Dit is handig voor activiteiten waarbij verschillende tarieven van toepassing zijn en elk tarief een aparte capaciteit heeft.

​

Als je een extra dienst hebt gecreëerd, kun je deze aan de activiteit toevoegen via deze sectie. Voor uitgebreidere informatie over "extra diensten" verwijzen we je graag naar dit artikel: Extra diensten (lidgeld, verzekeringen,...)

​

Als je de module voor beurtenkaarten hebt geactiveerd, zal ook het tabblad "Beurtenkaarten" verschijnen.
​

Voor meer informatie over dit tabblad verwijzen we je graag door naar dit artikel: klik hier.

​

Direct betalen
​

Bij een normale verkoop wordt er doorgaans eerst een kostennota gegenereerd, die later (online) betaald kan worden. Je hebt echter ook de optie om aankopen direct online te laten betalen.

In dit geval wordt er een bestelling gemaakt die 15 minuten geldig blijft. Pas wanneer de betaling succesvol is, wordt er een kostennota aangemaakt en wordt de bestelling definitief. Anders wordt de bestelling automatisch verwijderd.

Duid in de activiteit aan of leden direct moeten betalen of niet.

Wanneer leden nu een bestelling plaatsen, zijn ze verplicht deze onmiddellijk online te betalen. Ze krijgen eerst een overzicht van hun bestelling dat ze moeten bevestigen, waarna ze kunnen kiezen uit de beschikbare betaalmethoden.

​

Gespreid betalen

Dit tabblad wordt zichtbaar wanneer je gebruikmaakt van gespreid betalen. Voor meer informatie hierover, raadpleeg ons artikel over gespreid betalen.

​

Ledenbeheer biedt 9 automatisch berekende kortingsmogelijkheden aan:
​

Voor meer informatie over deze kortingen, verwijzen we je graag naar ons artikel over kortingsmogelijkheden: Kortingen
​

Wil je bepaalde leden of een specifieke groep leden prioriteit geven of een ander tarief aanbieden, dan zijn onze voorrangsregels handig. We hebben voorrangsregels voor de volgende situaties:

Voor meer informatie over deze voorrangsregels, verwijzen we je graag naar ons artikel: Voorrangsregels.

​

Bij inschrijving voor deze cursus zien je leden het formulier in de rechterkolom. Dit formulier wordt automatisch bijgewerkt wanneer je een nieuw veld toevoegt of een veld verwijdert in de linkerkolom.

Informatie uit het gebruikersprofiel
​

Ledenbeheer vraagt standaard bepaalde gegevens wanneer leden een account aanmaken. Je hoeft deze informatie niet opnieuw te verzamelen, aangezien deze gegevens worden opgehaald uit het gebruikersprofiel van de deelnemer. Dit zijn onder andere voornaam, achternaam, e-mailadres, secundaire e-mailadressen, telefoonnummer en geboortedatum.

Het inschrijfformulier is eenvoudig in te stellen door de gewenste velden te selecteren in de linkerkolom. Het formulier kan voor elke activiteit worden aangepast, afhankelijk van de benodigde informatie. Alle ingevulde gegevens zijn te bekijken in het profiel van het lid en op de inschrijvings- en contactlijsten.
​

Wil je nieuwe vragen toevoegen kies dan voor "nieuw veld aanmaken".
​

Elke cursus kan specifieke instellingen krijgen via het tabblad instellingen binnen de cursus.
​

Elke activiteit heeft 4 statussen

Als je e-mailmeldingen wilt ontvangen wanneer er een inschrijving binnenkomt voor deze activiteit, kun je hier instellen naar welke e-mailadressen de melding moet worden verzonden.

Dit menu zie je alleen als je club is aangesloten bij Danssport Vlaanderen.
​Meer informatie kun je hier lezen: Danssport Vlaanderen
​

Dit menu zie je alleen als de UiT integratie aan staat: UiT integratie: UiTPAS en UiTdatabank
​

Alleen beschikbaar voor wekelijkse lessen

Normaal gesproken verloopt de inschrijving via Ledenbeheer. Als je echter samenwerkt met partners die de inschrijvingen beheren, kun je hier een link invoeren naar hun inschrijvingspagina. Jouw leden zien de activiteit nog steeds op jouw inschrijvingspagina, maar als ze zich willen inschrijven, worden ze doorverwezen naar de link die je hebt ingevuld.

Laat je groepsinschrijvingen toe voor deze activiteit dan kun je dat hier aanduiden.
Meer informatie over groepsinschrijvingen vind je hier: Groepsinschrijvingen

Duid hier de categorie aan waarin deze activiteit valt.
​Meer informatie over categorieën kun je hier lezen: Categorieën en filters

Duid hier aan welk niveau een lid moet hebben om deel te nemen aan de activiteit.
​Meer informatie over niveaus vind je hier: Niveaus

Duid hier aan welke attesten je wil genereren.
​Meer informatie over attesten vind je hier: Attesten
​

​

Je kunt de inhoud, sessies, tarieven en kortingen importeren van activiteiten die je eerder hebt aangemaakt. Klik op de knop "Inhoud importeren" om deze wizard te openen.

Deze functie bespaart je aanzienlijk veel tijd! Nadat je één activiteit hebt aangemaakt, kun je deze als basis gebruiken om de volgende activiteiten twee keer zo snel te creëren.

Je kunt gemakkelijk alle of specifieke inhoud van andere activiteiten naar deze activiteit importeren. Let op: het importeren overschrijft de huidige inhoud van deze activiteit en dit proces kan niet ongedaan worden gemaakt. Vermijd het importeren van gegevens naar activiteiten waar al inschrijvingen voor zijn geregistreerd.

Klik op "Selecteer cursus" om de cursus te kiezen waarvan je informatie wilt overnemen. Daarna krijg je een keuzescherm.

Bovenin geef je aan uit welke cursus je de inhoud wilt importeren en vervolgens selecteer je welke specifieke inhoud moet worden overgenomen.

Klik ten slotte op de rode knop "Inhoud importeren" en alle gegevens worden ingevuld.

Heb je per ongeluk een wekelijkse activiteit aangemaakt terwijl het een eenmalige activiteit had moeten zijn? Geen probleem, je kunt dit hier aanpassen. Dit werkt in beide richtingen.