Untitled document

Vrijwilligers inplannen, opvolgen en uitbetalen

Clubwerk

Welke gegevens je klaarlegt voordat je ClubWerk voor je club instelt.

1. Wat je vooraf verzamelt

Zo maak je een nieuwe ClubWerk-omgeving en bevestig je de eerste clubeigenaar.

2. Een clubaccount maken

3. De onboarding doorlopen

Vul de juridische, praktische en verzekeringsgegevens van je club in.

4. Clubgegevens instellen

Leg vast welke functies je club gebruikt en hou rollen gescheiden van juridische statuten.

5. Rollen van de club instellen

Stel clubbrede afspraken in voor bedragen, berekeningen, afronding en kilometers.

6. Vergoedingsinstellingen en clubmodellen

Voeg een teamlid toe en vervolledig daarna het persoonlijke inzetprofiel.

7. Teamleden toevoegen

Leg het forfait en de persoonsgebonden gewone of verhoogde jaargrens vast.

8. Vrijwilligersvergoeding en jaargrens controleren

Maak de juiste overeenkomst, verstuur ze en volg goedkeuring of wijzigingen op.

9. Overeenkomsten klaarzetten

Maak een activiteit of lessenreeks met duidelijke momenten, rollen en locaties.

10. Een planning maken

Vul open plaatsen rechtstreeks, in bulk of via een open oproep in.

11. Teamleden inplannen

12. Vervangingen regelen

Controleer het teamprofiel en verstuur daarna de uitnodiging voor het portaal.

13. Een teamlid uitnodigen

Overzicht van Start, Mijn planning, Mijn geld, Mijn profiel en Meer.

14. Wat een vrijwilliger of docent zelf doet

Controleer alleen afgelopen prestaties die nog informatie of goedkeuring nodig hebben.

15. Prestaties controleren

Dien voorgeschoten clubkosten in, controleer het bewijs en volg terugbetaling op.

16. Onkostennota's en bonnetjes

Los blokkades op, controleer alle geldstromen en sluit de maand gecontroleerd af.

17. De maand nakijken

Maak een handmatige betaallijst, CSV, PDF of SEPA-bestand voor de bank.

18. Betalingen voorbereiden

Verstuur planningwijzigingen, herinneringen en clubberichten naar de juiste doelgroep.

19. Communicatie instellen

Geef iedere bestuurder alleen de toegang die voor diens taak nodig is.

20. Beheerders en rechten

Activeer specialistische modules alleen wanneer je club ze werkelijk gebruikt.

21. Extra onderdelen

22. Integraties

Controleer je licentie, gebruik, facturen en officiële facturatiegegevens.

23. Abonnement en facturatie

Controleer belangrijke wijzigingen en bezorg support alleen veilige foutinformatie.

24. Activiteitenlogboek en ondersteuning

Gebruik deze checklist voordat je ClubWerk met je volledige team gebruikt.

25. Aanbevolen controle vóór ingebruikname

Wat ClubWerk voorbereidt en waarvoor de club zelf verantwoordelijk blijft.

26. Belangrijke grenzen van ClubWerk

Ledenadministratie voor sportclubs en dansscholen

Ledenbeheer

Start to Ledenbeheer

Starten met Ledenbeheer

Een vlotte start voor jouw sportclub of dansschool

Onboarding

Het dashboard geeft een samenvatting van de belangrijkste aspecten van je club.

Het dashboard

Licentie en facturatie

Hoe kan ik mijn wachtwoord resetten?

GDPR-wetgeving en Ledenbeheer

Aanbod

Wat wil je organiseren?

Inschrijvingen beheren, lessen annuleren, inschrijvingen afsluiten, wachtlijsten

Inschrijvingen

Attesten

Geef leden een advies om andere activiteiten te volgen

Adviezen en uitnodigingen

Globele instellingen voor je Ledenbeheer account

Instellingen

Locatie activiteiten

Hoe kun je je cache legen/wissen?

Nieuw bestuur? Je kan makkelijk de eigenaar veranderen.

Club veranderen van eigenaar

Integraties

Ledenbeheer personaliseren

Beheer schoolvakanties, sluitingsperiodes en uitzonderingsdagen en maak het plannen van sessies eenvoudiger.

Vakantieschema beheren

Communicatie

Zie wie de mail heeft geopend, herstuur de mail naar nieuwe leden of naar een andere groep.

Verzonden e-mails opvolgen en hersturen

SMS-en versturen vanuit Ledenbeheer

E-mails versturen via je eigen e-mailadres

Footer en huisstijl toevoegen aan je mails

Beter communiceren met je leden via Ledenbeheer

E-mails en SMS'en versturen via Ledenbeheer

Contacten

Leden beheren

Segmenteer je leden in manuele groepen of groepen die automatisch aangevuld worden.

Leden segmenteren (groeperen)

Profiel leden

Leden die dubbel in je contactenlijst zitten

Dubbele leden

Contacten uitnodigen en importeren

Verkoop producten, beheer de stock en koppel de producten aan je activiteiten

Webshop

Media

Video zone

Instructeurs

Een cursusverantwoordelijke, instructeur, docent, trainer of docent heeft eigen rechten

Instructeurs, docenten en trainers

Een overzicht van alle geplande activiteiten per locatie

Kalender

Financieel

Contante betalingen en overschrijvingen

Online betalingen aanvaarden

Kostennota's voor allerhande zaken die niet in je aanbod op Ledenbeheer zitten.

Vrije kostennota's aanmaken

Korting toevoegen aan reeds bestaande kostennota's

Betalingsherinneringen

Leden betalen in termijnen via incasso (domiciliëring)

Gespreid betalen

Terugbetalingen en creditnota's

Ledenbeheer in je boekhouding

Mag je transactiekosten doorrekenen?

Online betalingen aanvaarden als feitelijke vereniging

Online beurtenkaarten en spaarpotjes voor leden

Beurtenkaarten

Beurtenkaarten configureren en gebruiken

Saldo op account (spaarpotje)

Enquêtes en formulieren die niet activiteitgebonden zijn

Formulieren

Formulieren en enquêtes in Ledenbeheer

Duik dieper in je cijfers en analyseer statistieken voor jouw club

Statistieken

Statistieken en rapporten

Kledij inventaris systeem inclusief shows organiseren en kledij inplannen

DanceVault

Startgids voor je club: navigatie, inventaris, reservaties, marktplaats en instellingen.

Aan de slag met DanceVault

Maak voorstellingen en lessen, reserveer kostuums en beheer goedkeuringen.

Voorstellingen, lessen en kostuumreservaties

Nodig collega's uit, stel rechten in en organiseer werk met het takenbord.

Team, rollen en taken

Maak aangepaste QR-labels, exporteer ze in bulk en print één label per pagina met een labelprinter.

QR-codes: kostuumlabels maken, aanpassen en exporteren

Begrijp voorraad, waarde, gebruik en marktplaatscijfers zonder datalimiet.

Statistieken en inzichten in je inventaris

Volledige marktplaatsflow voor huurders en eigenaars, inclusief online betaling en kosten.

DanceVault Marktplaats: kostuums huren en verhuren

Gebruik de vernieuwde kostuumflow, begrijp AI-tokens en herstel concepten veilig.

Kostuums handmatig, met AI of via Excel toevoegen

Beheer je club, team, labels, facturatie, opslag, marktplaats en activiteitenlogboek.

Instellingen, facturatie, labels en logboek

Hoe kunnen we je helpen?

Help Center

Improved

Fixed

ledenbeheer

In Review

Planned

In Progress

Completed

Rejected

Coming in 2.0

Beurtenkaart

Inschrijvingspagina

Dashboard

Media/video zone

Enquetes

Next up

Available in 2.0

Done

Main Roadmap

Dance Vault, Ai-powered inventaris voor danskledij. Beheer je inventaris, reserveer kledij voor je dansshows. Verhuur je eigen kledij op de marktplaats.